浅谈档案规范管理在卫生监督工作中的重要作用

浅谈档案规范管理在卫生监督工作中的重要作用

张忠琴

张忠琴（内蒙古海拉尔区卫生监督所021000）

【中图分类号】R197.6【文献标识码】A【文章编号】1672-5085(2010)17-0392-01

【关键词】档案卫生监督规范管理国家二级

档案是卫生监督工作的重要组成部分，是各项工作的载体，海拉尔区卫生监督所自2006年7月成立以来，充分认识到档案工作的重要性，为使卫生监督工作标准化、系统化、规范化管理，并做到有据可依，有据可查，全力以赴抓好档案管理工作，2007年12月份经过内蒙古自治区档案局人员验收，成为内蒙古自治区101家旗县级卫生监督机构中首家晋升为国家二级档案化管理的单位，由过去卫生监督工作只重视现场监督检查，不注重档案管理，各类卫生档案随意丢弃、遗失、泄露等现象，建设成现在档案管理立卷规范化、管理制度化、用具标准化、检索微机化、设备现代化，做到了卫生监督工作有据可依，有据可查，档案工作已步入了新的发展阶段。我所自建所至今共归档1232卷。文书档案共252件、会计档案共23卷、业务档案有1309卷、科技档案包括设备档案29卷，声像档案共26卷，实物档案共有25件。

1、具体措施

1.1加强领导，提高认识。所领导班子把档案管理工作纳入重要议事日程，多次召开专门会议，专题研究部署档案管理工作，对于存在的各种问题给予及时解决，为档案管理工作创造条件。成立了档案工作领导小组，由所长任组长，副所长为副组长，各科室主任为成员。将档案管理工作纳入年初工作计划和年底目标考核，将考核责任目标层层分解，全员参与，责任到人。并将档案质量的好坏作为考核各科室及个人工作的一项重要指标，促进各科室积极配合档案室工作，也使全体员工充分认识档案工作的重要性，切实增强档案意识，自觉地把档案工作纳入到各项卫生监督管理工作中。

1.2加强档案管理队伍建设。档案管理以办公室为主体，设立了专职档案管理人员，所内各科室分别设有兼职档案员，为提高档案管理人员的专业水平，一方面，请专家来单位开展讲座，现场指导；另一方面，派出档案人员参加档案管理专业培训班。通过派出去、请进来，使档案管理人员专业水平和整体素质有了大幅度的提高。

1.3建立完善档案管理工作各项制度。根据《档案法》和《机关档案工作业务建设规范》等法律的有关规定，结合工作实际的特点，建立并完善了一系列的规章制度，如档案员岗位责任制、各门类档案立卷归档制度、档案借阅利用制度、档案管理工作目标及奖惩规定等等，通过制度的制定和实施，使档案工作得到有效保障和实施。

1.4改善档案管理硬件设施。严格按照国家二级档案考核标准的要求，购置了大批现代化档案管理设备，如密集柜、防磁柜、空调、电脑等设施，并分别设置了档案室、阅览室、档案员办公室，做到了“三室”分开，档案办公条件有了极大的改观，为我所档案规范化、科学化管理奠定了基础。

1.5提高档案质量，完善档案门类。对大量的各门类的历史资料进行收集、整理，在档案局专业人员指导下，按要求全部进行了装订、装盒、上架、编号。完善了业务档案、财务档案、科技档案、声像档案、实物档案等六个门类的档案千余卷。会计档案的归档率达100％，文书档案和其它档案归档率达98％以上。为了重视档案的鉴定销毁工作，避免发生不必要损失，又成立了档案鉴定销毁领导小组，层层把关，提高了档案管理的质量。

1.6提高档案利用率。卫生监督的工作性质决定了档案资料的重要性和严肃性，档案管理的好坏也直接影响到卫生监督工作的发展。为提高档案的利用效率，加强了档案检索工具的设置和各种登记簿的建立，建立了“全宗卷”，通过查阅，就可以对档案一目了然。为了有效开发利用档案信息资源，档案室利用室藏档案，编写了《文件汇编》、《基础数字汇编》、《卫生法律法规》等9类编研材料，为借阅者提供了简便、快捷的获取档案信息的途径。

1.7纳入常规工作管理。在07年晋升国家二级档案管理的基础之上，继续高度重视此项工作，不断探索和完善，把档案工作列入长远规划、年度计划及人员的岗位标准和职责中，把档案管理内容纳入年度考核目标，与卫生监督工作同部署、同组织、同考核，根据上级部门对各级档案管理相关要求，每年第一季度将上一年度各类档案按照国家二级档案管理标准要求及时归档，实行动态管理，为监督所案卷管理和质量提升打下了坚实的基础，也为监督所各项工作提供了有力的档案保障。

2作用体会

2.1卫生监督人员专业水平和整体素质得到提高。卫生监督档案管理工作的好坏从一个侧面反映了卫生监督的专业水平、自身素质和依法行政能力。卫生监督档案是卫生监督人员在工作实践中直接形成的历史记录，为保证高质量的档案要求，监督员在工作中不断提高法律知识和专业知识，增强了责任心、事业心和使命感，执法监督中高标准制作执法文书，避免粗制滥造、涂抹修改、讲究务实求真，从而得到高质量完整的原始档案。

2.2档案资源得到有效利用和开发。通过档案检索工具和各种登记，迅速查找所需档案信息，提高了档案的利用效率，同时为了有效利用档案信息资源，利用室藏档案，每年编写各种编研材料，为借阅者提供了简便、快捷的获取档案信息的途径。

2.3提高了工作效率。利用卫生档案资料的详细文字和数据记载，参考历史数据及被监督单位的档案资料进行对比，从中发现问题，找出解决问题的方法。这不仅提高了工作效率，同时也保证了卫生监督工作有的放矢，卫生执法更规范化、科学化，也使被监督单位心服、口服，保证了卫生监督工作的顺利进行，充分体现了档案在具体实际工作中的价值和作用。

2.4为各项检查验收提供有力保障。卫生档案是在食品卫生、公共场所卫生、生活饮用水等预防性和日常性卫生监督工作中形成和积累的具有重要价值的档案，卫生档案对卫生监督的促进作用越来越明显，如今几年，在海拉尔区创建自治区文明城区、全国卫生城市达标、消费安全专项整治等项工作中，档案室提供了大量有关食品卫生、公共场所卫生、生活饮用水方面的档案资料，为验收达标奠定了基础，得到了检查组的一致好评和肯定，为迅速发展的卫生监督事业作出重要贡献。