论建筑工程档案文字部分报送及管理

论建筑工程档案文字部分报送及管理

陶晓辉

陶晓辉

（云南建工第五建设有限公司，云南，昆明，650106）

【摘要】工程档案是每个时期城市建设过程的见证依据，是在城市建设过程直接形成的建设工程从立项报批、勘察设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段形成的文字材料、与房屋建造有关的各种试验资料、表格、竣工图、声像照片的形成，收集后的档案资料，是每个时期城市规划建设的重要依据，起着不可推卸的重要作用，所以我们必须加强工程档案的报送及管理工作，更有效、更系统、更规范的进行档案的收集整理及报送工作。

【关键词】工程档案；档案收集整理；档案报送及管理

1．谈建设工程资料档案的归档立卷原则方法及要求

1.1谈整理立卷的基本原则

（1）按照工程建设的基本程序，遵循工程档案的自然形成规律和成套性特点，分类科学，组卷合理，保持卷内文件的有机联系；

（2）法律性文件手续齐备，符合其专业性和档案管理要求，已便于保管和利用。

1.2谈归档文件的质量要求

（1）案卷内的归档文件材料必须都是原件；文件内容必须符合国家有关技术规范、标准和规程；必须真实、准确，与工程实际相符合；

（2）工程文件用黑色碳素水、蓝黑墨水耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔易退色的书写材料；文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

（3）文字材料尺寸规格应用A4纸填写，资料的纸张采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

2．谈在实际工作中如何进行档案组卷

作为一名资料档案员，深知道档案的关键与重要，认真做好本职工作，整理过的档案资料有很多，以世纪城H区2幢楼工程的档案资料收集、整理情况为例，世纪城H区2幢楼工程它的面积是32778.0m2地下一层，地上十六层，分A、B、C段施工，每段有分两个轴线，共六个轴线，要先了解施工程序按分部分项工程整理归档：

2.1收集做好世纪城H2#楼资料

（1）在工程开工之时，认真做好施工组织设计、开工报告、图纸会审纪要、按规范及工程特点做好工程每个分部分项的资料，如模板、钢筋、混凝土检验批资料、隐蔽验收资料、混凝土浇灌证明、装饰专修资料、屋面资料、给排水资料、电气资料等工程产生的一系列工程资料，与工程同步。

（2）同时收集与工程同步的原材料入场的合格证，如钢材质量证明书、水泥出厂合格证、砖出厂合格证、商品混凝土合格证、开盘鉴定（混凝土配合比设计、水泥、砂、石料、混凝土28天强度，外加剂）等一系列商品混凝土资料。

（3）督促试验员及时收集原材取样的试验报告，见证记录与工程同步，如钢材进场试验报告、砂石料试验报告、水泥试验报告、砖试验报告、每个部位的商品混凝土试验报告，砂浆试验报告，混凝土配合比及砂浆配合比试验通知。

（4）同步收集水电检验批资料、合格证（如水管PVC管、水表、水嘴、电线、电表、开关等材料合格证）工程装饰装修资料，如各装饰装修材料合格证（门窗合格证、涂料合格证、地砖墙砖合格证等合格证），收集屋面防水材料合格证等资料。

（5）工程竣工时收集给排水通水、试水等试验记录，电气试运行、通电记录等试验报告，以及一系列工程竣工验收资料（竣工验收报告、工程质量验收表、交工验收证明等）。

（6）待工程正式验收后，各有关单位签字验收认可，竣工验收表齐全进行档案案卷整理编目组卷，最后向城乡建设档案馆进行档案审核，审核合格后，移交档案馆

2.2世纪城H2#楼档案组卷整理编目

（1）按照城建档案馆标准目录进行组卷归档；按施工阶段的卷内目录整理，每卷4mm，依次按中标通知开始编目，页码用铅笔在右下角编号，双面翻过来在左下角编号，留出装订线。

（2）每卷组完卷，下一卷顺序从头编号，每一卷都从头编号，卷内目录注明工程项目名称、文件名称、卷数、页数等。

（3）卷内目录按照档案馆的要求按照Excl电子表格格式打印，并每个目录单独保存为一个名称；

（4）竣工验收表单独组卷，不管有多少页，因为要进行扫描。（如表）

3．世纪城H2#楼图纸的修改及移交

（1）图纸按照档案馆的要求对图纸进行修改，依据是图纸会审纪要、设计变更通知，把修改的内容标注在图纸上，注明了修改依据（如见图纸会审纪要建筑说明第一条或见×年×月×日设计修改通知第×条）。

（2）按档案馆要求用黑色碳素笔进行叉改、杠改，圈注修改部位引出空白处，进行修改。

（3）竣工图章盖在蓝图内图标上方或者空白处，最后让有关人员进行审核签字；

（4）竣工图折叠为手风琴的形式，露出图标。

4．世纪城H2#楼的档案移交

按档案馆要求移交了15卷档案资料，其中文字档案材料6卷，图纸9卷，得到档案馆认可。

总结

总之档案资料是建筑质量的依据；是城市改建、扩建的重要依据；是工程、是进行工程后续维修的依据；是工程决算的依据；是为了以后经济纠分时维护的依据，搞好档案的收集、整理及管理工作是刻不容缓的，没有档案资料，工程就无法竣工验收，就没有依据；通过自己对档案的工作学习与实际操作，让我了解到并深深感到自己的责任，所以我们必须严格档案制度，切实做好档案资料的收集、整理，以后续城市工程规划建设、改建、扩建、维修、维护提供有力依据，以起到有效的作用。

参考文献：

[1]韩俊刚.浅谈建筑工程档案有效管理的措施[J].神州（下旬刊）,2011,(2):120.

[2]秘相涛.建筑工程档案现状之我见[J].商品与质量：学术观察,2011,(9):281-281.

[3]袁秋君.谈建筑工程档案管理现状及展望[J].城市建设理论研究（电子版）,2014,(28):282-282.

作者简介:

陶晓辉(1968-)女，重庆人，馆员，大专，档案管理专业，从事工作：档案管理。