探讨档案管理

探讨档案管理

李淼

滕州市园林管理处山东省277599

摘要：与以往的档案管理工作有所不同，现阶段的工作理念讲究的是科学、高效、合理。在档案管理的过程中，企业必须对不同类型的档案进行重新划分等级和内容，坚持按照新的理念进行优化处理。与此同时，在档案管理的过程中，企业应按照大数据分析的原则，对工作中的一些细节问题进行整理和分析，才能及时解决遗留的隐患。

关键词：档案管理；重要意义；现状；策略

1引言

档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会它具有广义的概念、具有真实性，是各方面管理的第一手材料信息，这些信息是我们各部门人事信息链以及工作运行链正常运营的宝贵质料，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义，因而档案的管理工作无不渗透到各个行业。

2档案管理的重要意义

第一，记录发展成果。企事业单位在长期发展过程中，会获得很多优秀成果，而这些成果都要记录在档案资料中。因此，要想了解一个单位的发展历史，可以查询档案获得相关信息，可见单位科学发展离不开档案管理工作。对于领导而言，应该将档案管理与单位管理相结合，实现单位内部资源的合理配置，充分反映出单位过去的发展情况，为单位管理活动的开展打下基础。第二，提供决策支持。事业单位的档案，不是凭空产生的，而是在长期社会实践活动中形成的，对于单位管理、领导决策具有辅助作用。工作人员通过查阅档案资料，可以总结过去的工作，吸取前人的经验教训，并结合单位的发展现状，制定科学合理的发展规划和决策。此外，如果事业单位涉及司法诉讼等情况，通过查询档案能维护事业单位的合法权益，实现可持续发展的目标。

3档案管理

3.1缺乏完善的档案管理机制

与其他工作不同，档案管理的敏感性较高，即便是出现了很小的问题，都容易对将来的长久发展构成严重的威胁。首先，档案管理机制方面不够完善，就会造成工作的手段不够专业，在奖惩模式上也过于主观化。例如，有些企业、单位在制定档案管理机制的过程中，认为工作表现良好员工，可适当进行奖励和晋级。在这样的条文当中，“表现良好”是一个非常空泛的概念，如何评定完全停留在领导者的手中，因此无法激发员工的工作热情。其次，在部分情况下，档案管理机制完全效仿成功案例，未考虑本单位、企业的特殊情况，这就导致机制在实施过程中，容易出现严重的矛盾、缺失现象，由此造成的各类问题将会持续增加。

3.2档案管理标准化程度较低

由于信息化档案管理工作的不断推进，使得档案管理现代化建设的步伐也有所迈进。但是如今践行现代化档案管理的部门相对较少，从整体来看，我国档案管标准化水平较低。由于单位部门之间硬件设置存在一定的差异，严重影响了档案管理工作进程。针对硬件设施，主要是指计算机型号以及网络流量等。不标准的信息化建设，导致了各个部门之间在信息资源交换、共享时，容易出现一定的障碍，影响了电子信息交流和推广。

3.3档案管理经费投入有待提高

尽管科技发展较快，互联网应运而上，但是真正运用计算机及网络技术管理档案的单位还是相对较少。因为建设电子档案管理系统也需要资金投入，还需要摸索管理程序，配备专业人员等等，总之需要一定的经费支持，但是由于投入的不足，往往不能快速推进。

3.4档案管理工作人员素质较低

目前，档案管理不再是以往的纸质档案管理，随着信息技术的快速发展，纸质档案开始向电子档案转变，这就要求工作人员要能熟练操作计算机，还要有专业的档案管理知识。但是，我国各行业普遍存在档案管理人员素质较低的问题。很多档案管理人员的文化水平低，也不具备相应的专业知识，对档案管理流程更是不了解。同时，一些档案人员都是从其他部门转过来的，还有相当一部分是兼职。此外，很多档案管理年龄都很大，也不能熟练操作计算机，不利于档案管理信息化。

4完善档案管理的策略

4.1档案管理部门应加强对档案管理的重视

在档案管理工作中，档案管理部门是尤为重要的。在日后开展档案管理工作时，档案管理部门应充分加强对档案管理的重视。第一，档案管理部门的领导人员要明确档案管理的重要性。领导层人员要通过对档案管理相关知识的学习，明确档案管理的具体内容和流程等，掌握档案管理对于资源充分发挥的重要性，并积极对档案管理的重要性加以宣传。第二，档案管理部门的领导层人员要重视对档案信息的备份。在了解档案信息和管理重要性的基础上，应组织相关档案管理人员，定期积极对馆藏档案资料集进行备份，使馆藏档案资源能够在信息技术的支持下，发挥最优价值。

4.2优化档案管理机制

第一，构建完善的竞争机制，优化聘任合同制度，采取公平竞争、择优上岗的原则。第二，企业需要优化已有的档案管理机制，建立客观、合理、规范化的档案管理机制，完善档案管理工作，在此基础上，要对档案的开发、利用给予重视。第三，作为档案管理工作的核心，档案管理人员要意识到本职工作的重要性，积极做好本职工作，不断探索新的工作方法。第四，建立完善的档案管理人员工作评估机制，进行客观、科学的考核，以调动员工的积极性，更好地投入工作中去。

4.3将档案管理信息化作为重点工作来抓

在档案信息化建设管理过程中，影响管理质量的另外一个主要因素就是缺乏健全完善的管理依据。因此，针对这个问题，有关部门应该积极重视，并且及时采取有效措施，制定档案信息化建设和管理方面的法律法规，从而为档案管理提供充足的法律依据，也可以在一定程度上规范管理工作流程，实现档案管理的规范化和标准化，为档案信息化建设提供良好的法律基础。在此过程中，应该结合自身档案管理信息化工作实际，在符合上位法规定的前提下，制定适合本单位实际情况的档案管理信息化建设标准，重点针对其中存在的问题和缺陷，完善信息化工作流程，并且在档案管理过程中严格按照法律规范执行，包括档案管理、材料的使用、档案的核对和调用等等。在执行过程中，如果一旦发现制度中存在问题或者有与实际工作不符的情况，应该及时对其进行调整，以确保档案管理制度的规范性。

4.4加大经费投入，促进档案管理方式的创新

经费投入是保证档案管理工作健康发展的关键，档案库有着丰富的信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，人们仍然会感到库藏资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理方式落后导致的利用效率不高。所以，必须在充实库藏内容，提高库藏质量的基础上，有目的地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化，使其系统化、规范化，及时准确地为用户提供服务。

4.5提升档案管理工作的服务能力

档案管理工作不仅是一项归档工作、记录工作，其实还是一项服务性的工作。在相关人员调取档案信息的时候，档案工作人员要具有良好的服务态度，要为其提供最好的服务。档案管理部门应当设置一个独立的档案服务部门，将服务功能延伸，形成一体化服务，通过专业培训来提升工作人员的服务能力，并要求其他部门对服务过程进行监督。

5结束语

总之，现如今，各行各业发展迅速，传统的档案管理方法和观念已经不能顺应时代发展的要求。随着科学技术日新月异，行业发展影响着我国经济的总体发展，档案管理工作也成为行业工作的重中之重，所以各行业一定要高度重视档案管理工作。在进行档案管理工作时，各行业一定要与时俱进、不断创新，建立完善的管理制度，并采用新手段、新方法保证档案管理工作能够得到持续发展。

参考文献：

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