学校档案信息化建设浅谈

学校档案信息化建设浅谈

陈永光

陈永光汉中市勉县武侯中学724200

【摘要】随着教育信息化的快速推进，传统的档案管理模式正在被不断创新。大力推进学校档案信息化管理，整合利用档案信息资源，已成为学校档案工作的新任务。学校档案管理部门必须改变传统观念，利用现代化的技术和方法对档案进行有效管理。本文将探讨学校档案信息化建设中存在的问题及策略。

【关键词】档案信息化建设问题策略

中图分类号：G648.2文献标识码：A文章编号：ISSN1672-2051（2019）05-096-02

学校档案是学校在教育教学、科研等活动中形成的文字、图片、声像等不同介质的记录资料，是学校发展历史的缩影。档案价值的实现正是通过档案信息的开发、处理、传递与广泛利用来实现的，在当前教育信息化形势下，大力推进档案信息化管理，无疑是活化档案、发掘档案价值以服务广大师生、推动学校发展的必由之路。

早在2002年11月，国家档案局在颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中明确指出，要在全国范围内推行档案信息化建设，并制定了加强档案信息化基础设施，加强电子文件和电子档案的规范化管理，建立和完善信息资源开发利用体系的任务和目标。在此形势下，学校档案管理部门必须变革传统观念，适应社会发展潮流，加快学校档案信息化建设步伐，利用现代化的技术和方法对档案进行有效管理。

一、学校档案管理信息化建设的内容

学校档案管理的信息化指的是以发挥档案的凭证作用为基础，充分发挥档案的信息功能，促使档案内容实现数字化，档案传递实现信息化。学校档案管理信息化的含义包含三个方面：其一，促使档案内容实现数字化，便于信息的读取与保存；其二，实现档案信息传递、接收、储存、利用的一体化，提升操作的便利性；第三，实现档案信息管理的网络化，增强信息管理的方便，提升档案的利用率。

二、学校档案管理信息化建设的发展现状

学校档案管理信息化建设的时间较短，其中存在的问题也较多。这主要表现在以下几个方面：

第一，观念落后，重视程度较低。虽然档案对一个学校的发展起着重要的推动作用，但长期以来却不被重视。部分学校的领导档案管理意识十分淡薄，认为档案无足轻重，甚至认为档案信息化建设只不过是将纸质档案转换为电脑中的电子文件，这是浪费时间的一件事情，这些落后的观念严重影响了档案信息化建设的进程。

第二，资金投入不足，设施不达标。国家把教育摆在优先发展的战略地位，极大地改善了办学条件，办学经费也有了一定保障，但许多学校档案管理却没有专用工作经费，档案室硬软件设备投入不足，缺少采集电子文档、媒体资料、音视频资料所需的设备，没有购买安装档案编辑、裁剪、合成以及查阅、编排等方面的系统管理软件等，不能满足当前档案信息化建设的需要。

第三，档案人才队伍不健全，档案管理手段落后。

（1）档案管理人员配备不足。大多数学校没有设置档案管理岗位，档案管理员大多是兼职的，他们并非档案专业出身，业务素质普遍不高，又极少有机会参加档案培训，无法获取最新的档案管理专业知识。他们承担着繁重的教育教学任务，还要管理档案，由于学校缺乏激励机制，导致档案管理人员信心不足，档案管理员流动性大。上级教育主管部门又很少引进专业的档案信息化管理人员，档案管理人才队伍不健全，最终影响了学校档案管理信息化建设的发展。

（2）档案管理手段落后。学校档案管理员长期使用传统的档案管理方法，大多已经形成定性思维，对信息化管理这种新型档案管理方式的接受程度比较低，接受效率比较低。目前,许多学校的档案大多是纸质文档,以手工管理为主,对电子文档的管理相对滞后。而在学校的档案信息化建设中，在纸质文件进行信息转换的过程中，势必会产生大量的电子文件，大多数文件在归档时都没有经过系统化的处理，在进行档案信息化建设的时候缺乏统一的标准规范，导致许多资源没有被妥善管理，造成一些档案流失，这是当前档案信息化建设的一个比较显著的问题。

三、学校档案信息化建设的策略

1.争取领导支持，加大经费投入。档案管理工作是学校发展的重要组成部分，档案的信息化建设是学校管理方式的创新与变革。学校档案管理部门首先要转变观念，接受新形势下新的档案管理方式，加大宣传力度，提高教师特别是学校领导对档案信息化建设的认识程度，为档案信息化建设争取理解与支持。档案管理部门要将档案信息化建设作为自己的责任，以认真的工作态度与严谨的工作作风赢得领导的支持，为促进档案信息化建设打下良好的基础。学校领导应高度重视档案工作，加大财力投入，给予档案信息化建设提供充足的资金保障，为档案部门提供良好的工作条件，支持档案部门的建设和发展。

2.制定规范的档案信息化建设标准。

档案信息化标准是档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设的全过程。没有制度，档案信息化建设就难以实现。学校档案管理部门应根据国家制定的档案管理标准规范，并结合学校自身实际来制定档案信息化管理制度和业务标准，使档案信息从采集、存储、传输等过程都有章可循，为科学、规范档案信息化管理奠定基础。

3.加强档案室基础设施建设。学校加强档案信息化建设需要的基础设施包括计算机设备、网络传输与其他的信息辅助等，这是最基本的设施条件。学校还需要根据实际情况为档案室配备扫描仪与档案信息化管理等软件，建立上电子档案室，实现电子文件信息的采集与管理。档案信息管理软件需要具有采集、存储整理、利用等功能，保证档案信息管理的顺利进行。

4.优化档案人员队伍建设。档案信息化建设要稳步发展，需要有高素质的档案工作者。目前档案信息化管理的核心内容是计算机技术的应用，计算机超强的运算与数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段和先进的检索方法，这对档案工作人员的综合素质提出了更高的要求。学校要打破传统的档案管理队伍建设模式，一方面要关心档案人员工作，积极创设条件，对档案管理员进行专业培训，提高其计算机水平和业务能力。另一方面，有条件的学校还可以引进专业的档案信息化管理人员，优化档案管理人才队伍建设，以适应档案信息化建设的需要。

5.加强档案信息数据库建设。

数据库是发展网络的基础，而网络则是发展新型数据库的必要条件。学校要加快推进档案数字化的进程，丰富档案数据资源储备，档案室建立档案目录检索中心，将网络技术和数据库技术有机结合起来，为学校档案信息化做好后台数据库支持，使档案信息向信息资源网络化的方向发展，逐步实现学校档案信息的传输网络化和利用在线化。当大量的档案信息存在于网络数据库中时，网络系统就成为档案信息最主要的传输平台，档案信息就能够以数字化的形式存储、传递和被使用。在建立信息数据库时，学校档案部门应保证信息数据的真实性、完整性，实现档案数字化管理；应利用现代化信息和网络技术，实现档案信息资源的传递、交流和共享，充分发挥档案信息资源的重要价值。

6、建立档案信息网站，提高档案的利用率。随着网络技术的发展，利用互联网开展网上档案服务，已成为当前档案部门提供档案利用的重要方式。学校以校园网站为基础，利用档案信息资源数据库，将可以公开的档案内容，上传至学校网站，实现电子文件的实时管理和使用，实现档案信息资源数字化、档案信息服务利用网络化、档案信息管理工作自动化。这样，既扩大了档案利用范围，又提高了档案利用率，还可引起人们对档案重要性的认识。

7、重视档案信息的安全管理。

档案实行信息化管理虽具有快捷、优质、高效的特点，但也存在一系列安全问题。档案管理员要提高安全防范意识，深刻认识到档案流失、泄密的严重后果，定期对档案设备进行维护，对档案计算机查毒、杀毒，更新防火墙，避免病毒攻击。档案管理人员要对上传至学校网站上的档案信息严格审查，保证机密信息不外泄，在网络的流通过程中也要利用相关技术加强档案信息安全保密工作。此外，还要防止档案数据丢失。储存档案信息的计算机要设置备份，还要用光盘、磁盘、U盘、移动硬盘等工具异地储存，确保档案信息安全。

档案信息化建设是一项比较艰巨的工程，是一项系统工程，需要不断地实践与探索，促使其不断地发展与完善。学校应从多方面入手，改变传统的档案发展管理理念，树立新的观念，加强档案工作队伍的建设，加大资金投入，优化档案整体系统的各个结构，这样档案信息化建设才能稳步、高效地推进。