交通文件存档管理对策

交通文件存档管理对策

牛紫艾

保定市保通公路勘测设计有限责任公司河北保定071051

摘要：在现代化发展过程中，公路建设及发展是非常重要的，特别是在当前极力的推进城市化建设过程中，其作用的发挥非常的明显。在公路档案归档工作中，最重要的工作就是对于建设项目档案归档的建设及重视。在现今公路建设项目档案归档过程中，工程建设档案的收集、整理、保存和归档工作显得尤其重要。下面笔者将对公路工程建设项目档案归档工作进行简要论述，并针对其近些年来的工作发展对自己的工作体会进行简要的论述。

关键词：交通文件；存档管理；对策

前言

在目前城市化和现代化建设的过程中，公路建设项目档案的归档工作显得尤其重要而且也是现今公路管理工作中的必须。本文写作的关键是对公路建设项目档案的收集、入档及档案整理工作的现实做法进行简要的论述，并提出相关的看法。

一、公路建设项目档案归档工作的重要性论述

公路建设项目是国家经济发展过程中的重要组成部分，在建设项目施工的过程中，档案的建立是非常重要的。项目档案的建立详细的技术了在项目建设过程中对于材料的选择、施工单位的详细信息及施工进度的有效控制等都会在其中有所反应。公路建设项目档案的归档工作的高质量完成对今后公路的返修、养护工作的进行提供了重要的依据，重点是对项目的经营和管理有着重要的参考意义。纵观现今公路建设项目档案归档做法能够明显的发现项目档案的归档工作主要是把项目的总体规划、建设过程及竣工验收等详细的记录在其中。综上所述，公路建设项目的档案的归档工作是非常重要的。

二、公路建设项目档案归档工作存在的问题

2.1档案内容缺漏

纵观现今公路项目档案归档工作，可以简单的发现其存在严重的问题就是档案内容的缺漏。建设项目的档案归档工作是对于项目工程的总体规划及建设过程中对于材料的选择、施工方法的选择以及竣工验收相关数据的有应有一个清晰的记录。但是，在现今大部分的项目档案归档工作中，一般而言由于建设过程中项目的复杂性及时间的持续性，在这一阶段很容易造成工作人员的疏忽，对于建设过程中的具体工作不能详细的记录下来，就会造成某一方面内容的缺失，这对于后期的工作是非常不便的。除此之外，在档案归档工作中的招标公告、招标文件、公审文件、中标书等都普遍存在严重的缺漏现象。

2.2土建施工及监理文件等材料存在排序混乱，卷名与内容不符

纵观现今的公路建设项目档案的归档工作，可以简单的发现其存在严重的问题，一方面相关工作人员基本上能够将施工过程中的单项开工报告、技术交线图纸、地基处理记录等都能够详细的记录下来，并将其根据一定的顺序按照一定的编号详细的安排下来，在这一方面的工作基本上满足了归档的要求；但是另一方面在施工材选择的具体记录等方面存在严重的欠缺，土建施工及监理文件的归档也是非常重要的，但是在实际的过程中对于原材料的采购、水泥钢筋的购买的记录及合格证明一般不会出现在档案归档过程中。众所周知，在相关证明的归档工作中，所出具的证明必须是加盖红章的，具有明确的公证效力，但是这一部分的工作是非常复杂的，所以，这一方面的工作是非常欠缺的。除此之外，在项目档案归档工作中，存在着严重的卷名与内容不符合的现象，记录非常的混乱，这种档案记录并没有实际的意义，只是空于形式的建立发展。

2.3专业归档技术人员队伍并没有形成

在建设项目档案归档过程中，由于施工项目作为一项时间非常长的，同时复杂的施工项目，在其建设的过程中中层管理人员非常重视项目施工进度、项目的管理等与具体的操作非常相关的工作。而对于归档这种工作的重视程度是非常低的，而面对这一重视程度的地下，导致的是这这一方面的专业人员是非常缺乏的，而对于现有的工作人员一般都是工程建设中临时调离的人员，其对于档案工作没有相应的专业知识及科学的管理办法，所以对于建设项目档案归档工作是极其不利的。所以，专业的归档人员是非常重要的，但是目前这一发展状况并不是十分的理想。

2.4项目档案归档没有受到足够的重视

正如上文所言，项目档案归档内容缺漏、专业的技术人员队伍并没有建立、档案归档混乱等现象的普遍出现在很大程度上是由于公路建设项目档案归档工作没有受到足够的重视。在现代施工项目管理人员中，现代化的管理意识并没有建立起立，仍然使用传统的管理服务方式进行公路项目的管理，认为公路项目的建设应该重点关注与实际建设相关的工作，而对于文字记录等不够重视，认为完全没有必要，这种管理意识普遍存在于项目中层管理人员中。

三、公路建设项目档案归档管理对策

3.1充分认识到项目档案归档工作的重要性

这一方面的工作首先要改变中层管理人员及相关负责人的管理意识，树立现代化的管理意识，使其充分的了解到项目档案归档工作的重要性。在项目档案归档工作进行的国过程中，始终秉持着此项工作的进行是对过去的负责、对现实的服务以及对将来公路管理的负责。所以，必须树立现代服务意识，树立强烈的服务观念，充分认识到档案项目的归档工作是现今十分必须的，而且也必须进行的，并且使其认识到现今的归档工作为今后管理方便奠定了重要的基础，这对于其工作的顺利进行是十分有利的，以便于引起领导人员的重视。

3.2建立健全规章制度，明确工作责任

为了完善公路建设项目档案的归档工作，必须在施工项目前后建立明确的规章制度，明确工作责任。规章制度的制定为档案的归档工作提供了充分依据，相关规章制度的出台能够为工作人员的归档工作提供参考，为其工作制定界限，使专业工作人员明确意识到能够做什么、必须做什么、不能做什么都应有有一个明确的规定。对于明确的规章制度的制定，应在根据实际发展需要的基础上进行，能够保障其指定充分适用于档案的归档工作，对工作人员的限制作用能够有效的促进相关工作的进行，而不会导致其所发挥的限制作用妨碍了人员主管能动性的发挥。

3.3项目建设与项目归档同步，从源头上保证项目归档的质量

为了保证档案归档的质量，项目归档工作的进行必须与项目建设工作同步。特别是在现今高速公路建设的过程中，由于其施工项目的大型化、施工周期比较长、参建单位比较复杂，再加上具体施工过程中的分阶段进行比较多，所以如果在项目完成后统一进行档案归档工作是非常复杂的，会极大的加剧施工人员的工作量，浪费大量的施工时间。所以，在每一环节、每一阶段的施工项目工作都应该配备专业的工作人员进行跟踪记录，并在记录的过程中始终保持着严谨负责人的工作态度。这样，随时随地的进行项目档案的归档工作，做好项目建设与项目归档工作同步进行，是保证项目建设质量的重要方法。

3.4严格开展项目建设归档工作监督检查，严格监管

在项目施工的过程中档案归档人员要加强对各个方面施工建设项目的管理，并积极的鼓励工作人员进行现场施工项目的相关数据的采集，并配备专业的管理人员进行现场监督管理。在最终项目档案归档过程中，要组织专业人员进行反复的检查，对于归档过程中工作失误造成的档案归档工作进行修补，以保证档案归档的完善性。

结语

总之，为了确保公路档案管理的顺利展开，充分发挥其在公路建设和发展中的作用，加强公路档案归档及管理工作，是我国交通运输行业发展过程中的必然要求，顺应了时代的发展趋势，具有重要的作用。应该不断探讨更为先进的管理技术，为我国公路档案管理效率的提高，管理质量的优化等提供保障，减少人工管理的难度，最终实现智能化管理。

参考文献：

[1]温世武.工程建设项目管理的有效途径探讨[J].山西建筑，2013（29）

[2]郑美娟.高速公路科技档案管理存在的主要问题和对策[J].西部交通科技，2013，05：93-96.