浅议企业人事档案管理存在的问题及对策

浅议企业人事档案管理存在的问题及对策

王敏

四川地方铁路物业有限公司，四川成都610031

摘要：随着我国市场经济的不断发展，尤其是进入21世纪信息化时代以后，企业的人事档案管理工作对整个企业的发展和员工的切身利益起着十分重要的作用。企业人事档案的管理是企业人事工作中重要组成部分，与企业各部门工作息息相关。

关键词：人事档案;档案管理;管理方法

随着我国社会主义市场经济的不断发展，企业的规模逐渐扩大，员工的数量逐年增加，企业人事档案管理中的矛盾和问题也日益突出。如何加强和改进企业人事档案管理，使其更加标准化、科学化，是企业面对的新课题。

一、企业人事档案管理中存在的问题

1.对人事档案管理工作重视程度严重不足。近年来，随着经济的不断发展，企业的规模也在迅速的扩大，员工人数增加，档案的数量较多，本身管理的难度就比较大，管理人员需要花费大量的时间及精力，加上大多数企业对于人事档案管理都不够重视，许多单位甚至没有专门的档案管理人员，一岗多职现象比较普遍，档案管理工作人员编制严重不足，影响了档案管理工作的正常开展。此外，部分企业的人事变动比较快，新员工的档案管理经验不足，也会导致档案管理工作出现问题，人员素质参差不齐，严重阻碍了档案管理体制的建设，导致基层单位的档案管理工作难以满足实际需求。企业管理层对档案管理人员的管理力度也不够，档案管理工作比较混乱，不少员工的工作态度消极，日常工作敷衍了事、昏沉度日，致使人事档案丢失等等不良现象时有发生，长期以来档案管理都难以实现规范化、标准化。

2.企业人事档案管理体制与用人机制不配套。市场经济体制改革之后，用人单位的思想观念发生了极大地变化，对于员工的个人能力更加重视，企业约束员工主要通过劳动合同，不再是人事档案，合同到期之后，员工也可以按照自己的意愿自主选择留下或者离开，也就是员工及用人单位拥有双向选择权，企业员工为了谋求更好的发展而跳槽的现象比比皆是，部分用人单位为了企业的利益可能会以各种理由将员工的人事档案扣留，“死档或弃档”“人质档案”等等情况经常出现。

3.企业人事档案中信息不够系统完整、利用价值不高。当前阶段人事档案的主要内容依然只有姓名、性别、年龄、民族、文化程度等基本的信息，个人的专业特长、就业经历、业绩水平等等动态的资料往往没有在人事档案中表现出来，档案的信息十分基础，不够系统完整，难以全面的反应个人的工作能力、道德素质。正是由于档案信息的不全面，仅凭人事档案并不能够反应出人的全貌，档案的利用价值较低，企业并不能通过档案发现人才。

4.档案管理信息化程度不高。目前来说，电子档案越来越多，不少事业单位为了促进档案管理工作的有序开展已经建立起了一套相对合理的档案管理系统，但总体来说，大多数企业的档案管理系统的信息化程度都不高，缺乏高素质的计算机技术人才，许多企业在实际的档案管理工作中更适应纸质形式查阅档案，档案管理效率较低。

5.档案管理的操作程序不规范。当前我国人事档案材料并不对建档对象公开，当事人无权查阅自己的档案，档案中记载了什么内容自己并不了解，人事档案可能会存在着暗箱操作的现象，人事档案问题上，当事人不具备依法维护自身权益的权利。此外，尽管现行的人事档案制度对档案材料的收集、整保管等等相关流程都有着严格的规定，但是实际的管理过程中并没有严格按照这些规章制度进行执行，操作不规范导致的档案丢失、失实问题时有发生。

二、加强和改进企业人事档案管理的对策

1.加强领导，改善条件，促进人事档案规范化管理。首先，企业领导要重视、关心和支持人事档案管理工作。企业应成立档案工作领导小组，负责协调解决企业档案部门遇到的困难，并定期对档案管理工作进行检查、监督和指导，发现问题及时整改。其次，建立健全企业人事档案管理的各项规章制度。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一系列规章制度，就会使我们的工作无章可循、无所适从。第三，改善人事档案管理条件。企业应加大对人事档案管理的资金投入，为促进企业人事档案的科学、规范化管理提供必要的条件。

2.疏通渠道，夯实基础，切实做好人事档案收集工作。首先，人事档案材料的收集工作需要人事部门、档案保管部门以及员工本人多方的支持与配合。作为档案管理人员，要有高度的责任感，立足本职，及时掌握档案材料形成的信息，建立联系沟通制度，及时向有关部门收集新形成的人事档案材料，做好档案材料的收集和归档工作，并从移交、联系、索要、核对、登记这几个工作环节入手，把收集归档工作做扎实。其次，把好档案材料入口关，对新接收的档案材料认真审查。着重审查材料是否齐全，内容填写是否规范，手续是否完备，对于不符合要求的及时退回，限期改正后再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位。第三，把好档案材料真实关，防止虚假材料进入档案。重点审核涉及干部“三龄一历”等重要信息的历史材料，认真核实档案材料之间的联系是否前后衔接，记载的相关信息是否相互矛盾，确认信息是否真实准确，确保归档材料的齐全、真实、准确。

3.做好企业流动人员档案的管理，推动企业人事档案管理的改革。一是明确企业人事档案管理权限。应统一由党委组织部门、政府人事部门及其所属的人才交流服务机构负责管理。具体来说，只有县以上（含县）党委组织部门和政府人事部门所属的人才服务机构才能从事企业流动人员人事档案的管理，其它任何单位和个人不得擅自保管企业流动人员档案。二是完善企业流动人员人事档案转递手序。企业流动人员的档案转递，应严格按照国家人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》的要求执行，在档案管理过程中，坚持管人与管档并存的原则，即人在档案在，人走档案走，档案与人不能脱离。

4.加快人事档案信息化建设，注重信息资源开发利用。第一，建立企业员工人事档案信息管理系统，实行人事档案信息化管理。可以将企业人事档案中能够公开的内容制成电子档案，建立人事档案信息库，由人事主管部门负责维护和更新，便于人事信息的查阅利用。人事档案信息库的建立，可以有效地减少弃档、“死档”和无档现象，同时还可以减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏。第二，实现档案管理信息化。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术，将人事档案资料整理输入微机，或通过相应的数字处理技术，将文字材料、图片甚至声像资料转换成数据资料，在档案归档、整理、检索、查阅、统计等日常工作中实行微机操作，为信息化管理打下基础。第三，利用企业内部局域网等网络平台，建立人事档案信息查询服务系统，为实现人事档案信息的交换、流通和异地查询提供服务。

社会随着科技和经济的飞速发展,人事档案管理工作也发生了巨大的变化其内容变得更加丰富而与此同时斤民多问题在实际工作中就会经常出现。这就要求档案工作人员在认真工作的同时不断学习不断进步,只有通过不断的学习,时刻钻研、探讨我国企业人事档案管理中出现的问题,通过完善和加强工作方法改进工作技术手段来管理档案工作这样才能为一个企业的发展和企业员工的利益作出自己的贡献,为我国的企业人事档案管理工作的发展进步增砖添瓦。

参考文献：

[1]吴春华.新时期企业人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2017（6）.

[2]李敏.新时期企业人事档案管理存在的问题及对策[J].企业导报，2017（3）：31~32.

[3]刘璐.浅析企业人事档案管理存在的问题及对策[J].东方企业文化，2017（24）.