浅谈企业档案管理

浅谈企业档案管理

王伟

汶上县工程建设监理中心山东省济宁市272500

摘要：科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，立足于我国新时期企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作经验，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。

关键词：档案管理；科学规范

在当今社会，作为一个企业，档案管理是一项非常重要的工作任务。一个企业只有实行科学规范的档案管理，开创档案管理工作的新局面，才能适应新时期企业的合并重组、改革改制发展的需要，特别是作为一个国有老企业，只有立足于当今时代企业管理的现状，吸收和借鉴同行业兄弟单位的档案管理工作经验，逐步完善档案管理工作，才能为企业的生产经营、改革创新、加强服务管理提供强有力的保障。参加工作以来，我一直从事档案管理工作，在这方面积累了一定的经验，始终走在兄弟单位的前列。很多人对档案管理工作缺乏足够的认识：认为档案管理工作可有可无，不能为企业带来直接的经济效益，其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。

一、做好档案管理工作的重要意义

档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作效率和经济效益的必要条件，是维护企业合法权益的一项重要工作。科学规范的档案管理，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。作为一个企业只有建立健全企业档案才能为本企业的改革改制、创新发展提供第一手资料。只有档案管理工作做好了，才能为企业领导及时提供企业整体经营状况信息，为企业适时调整经营策略，提供准确的依据；且有利于社会各方对企业经营成果的认可，为企业与各级部门进行有益的合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的背景下，要做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇于探索和尝试新的档案管理方法，为企业整体发展状况和经营成果提供强有力的工具。企业的档案管理与经营管理有机的结合决定了该企业资源配置的取向和管理模式，为企业的健康快速发展，实现该企业经营战略，提高生产效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中的竞争力具有重要意义。

二、加强档案学基础理论的研究

档案学基础理论研究的是在档案管理领域普遍起作用的基本规律，它是档案工作及档案学的本质特点和客观规律的知识体系。在我国经济全面发展的新形势下，对档案实行科学管理的水平提出了更高的要求，使档案学基础理论的研究范围要更广、内容更丰富，而且理论概括水平要不断提高。

我们在实践中应该关注的课题也是档案学基础理论研究中提出的每一个课题，我们知道实践是检验真理的唯一标准，档案学基础理论也要在社会各种活动中接受实践的检验，但是，档案工作的某些客观事实或实际现象，并不等于真实，真实要求的是反映事物的本质。因此，当我们用文件生命周期理论来考察企业的文书档案工作时，可以发现，有些是合理的，应予以保密和保留，如我们现存的企业档案室（或档案馆）实际上已经为企业发展提供了重要的信息资源，已成为档案事业发展的重要基础，总之，只有将理论付诸于实践中，用于改造档案工作的实际，以期引起实践效应（比如以文件生命周期理论指导“文档管理一体化”的实践效应来证明）。因此，对档案学基础理论的检验，不能只停留在主观范围内，对基础理论中的不完全性等问题，也只有通过实践检验才能得到可靠的纠正。

三、企业要重视档案的管理工作

企业单位必须切实加强对档案管理工作的重视，真正从思想上把它摆上重要日程。

（一）着力加强企业档案管理方面的人才培养，从事企业的档案管理工作人员要思想好、素质高、懂专业、热爱档案工作；并且能刻苦专研业务知识，努力学习科学文化知识以及管理操作水平，为档案管理岗位造就一支过硬的专业队伍，才能提高档案管理人员的自身素养，进而激发广大档案管理工作人员的工作热情。

（二）要制定切实可行的档案管理工作目标、档案理论专研方面的专业规划，围绕企业档案工作的方针、目标及管理模式，如何推动档案管理工作在企业中的高效发展，企业档案管理工作应当形成什么样的管理机制，怎样建立企业档案工作的完整理论体系等问题进行深入探析，以带动整个档案工作不断跃上更高的层次。

（三）加强专业档案管理人员与企业其他管理人员的业务交流，采取走出去请进来等途径，使档案工作人员更加深入地了解生产一线，学到更好的经验，这对档案工作管理提供了实时资料，也使一线人员以自身的实践经验对档案管理升级提供动力。

（四）定期或不定期地参加档案管理专业人员理论研讨会，通过信息交流和资源共享，促进各单位档案管理与研究水平不断提高；同时应有计划地委派档案管理人员参加国家有关部门举办的各种研修活动，不断提升档案管理人员的理论素质。

四、应用办公自动化管理档案

随着计算机网络技术的进一步发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战，这就要求档案管理人员既要有档案管理者应具备服务意识，又要掌握现代化管理技能。档案记载已成为一种丰富的信息资源，但档案的整理工作繁琐，重复劳动多。运用计算机网络技术整理档案，可按文件形成的先后顺序排列打印，降低了人为因素在文件归档工作中的影响，减少了劳动量，提高了工作效率，收到事半功倍的效果，使档案管理由案卷级升级到文件级，由对档案外部特征目录管理到内、外部特征目录和内容合并管理。在运用计算机管理档案中要注重档案信息的系统化，需要查找信息时就要先输入检索词，再点查找范围，检索得出的文件就是与所需事件密切相关的，既准确又节省时间，只有这样，丰富的库藏资源才能得到充分利用。为了保证计算机网络管理档案的严密性，就务必制定电子文件安全管理制度，按照信息安全、人员职责、设备管理等因素，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在工作模式和软件功能上周密设计，完善电子文件流转跟踪登录管理。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系，设置自动启动的电子文件操作日志，以备日后进行安全查找或真实性鉴定时作为依据。

科学的档案管理对把握企业经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，为企业生产经营及时提供可靠的档案资料，为所需者及时提供完整的信息资料。在档案管理方面对重要的档案要备份复制件，以加强档案资料的健全性。同时加强档案设施的管理，以减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的新途径，以提高档案管理工作的质量和水平，更好地发挥档案的作用，善尽“经济、社会、环境”三重责任，促进档案事业的高效发展。

结束语：综上所述，科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为企业发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，消除消极因素，充分发挥我们的管理优势，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

参考文献：

1、《浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策》李春竹《黑龙江科技信息》2009年第12期

2、《浅论基层档案管理存在的问题及对策》王前《东方企业文化》2012年18期