新常态下拓展院办工作职能与范畴的思考与实践

新常态下拓展院办工作职能与范畴的思考与实践

黄琛

海门市第五人民医院江苏海门226131

【摘要】目的：医院办公室是医院的枢纽系统，在医院的管理中发挥着极为重要的作用。随着医疗体制改革的深入推进，医院发展面临极大挑战。医院办公室作为综合管理部门，如何拓展工作职能与范畴，为医院的发展增添新动力，是一个值得认真探索的问题。

【关键词】医院；办公室；职能；实践；

医院办公室是医院的重要职能部门，承担着服务、管理、协调的综合职能和职责，在党要管党、从严治党，稳步推进医疗卫生体制改革的时代大背景下，人民群众对医院提出了新的、更高的要求，作为承担着医院综合管理的职能部门，需要认真研究和探索新常态下医院办公室职能职责，进一步拓展办公室服务群众、服务职工、服务科室的范畴，从而推进医院的转型发展。

医院及院办基本情况

海门市第五人民医院始建于1959年，前身为海门县三阳医院，1987年搬迁悦来改名海门县悦来医院，2011年更名为海门市第五人民医院，是一家综合性中心卫生院，医院环境美、技术力量强、服务质量优。目前，医院占地面积16619平方米，建筑面积14439平方米，全院职工241人。设有17个临床、医技科室和6个病区，实际开放床位200张，年门诊量7.2万次，年住院病人1.1万人次。多年来，在医院领导的关心下，办公室建设得到全面加强，充分发挥了沟通上下、协调左右、联系内外、扶助参谋等重要职能。

（一）人员得到加强。在医院领导的重视下，合理地设置了办公室的内部机构和配备工作人员，医院办公室人员得到加强，办公室共有在编人员3人，合同制1人，均为本科学历。总体上趋向于年轻化，能承受较强的工作压力。由于办公室机构得到加强，打造了一支具有较高理论水平、较好的文字写作能力、语言表达能力、沟通协调能力、公共关系能力的精干队伍，确保办公室各项工作的顺利开展。

（二）制度逐步健全。一方面，办公室把医院的制度建设放在首位，在遵循上级相关管理规定和要求的前提下，围绕医院的发展改革逐步修订完善了会议制度、请示报告制度、医院领导干部深入科室制度、卫生工作制度、病历管理制度、医疗统计制度、入出院工作制度、医德教育和医德考核制度、档案管理制度、医院应急管理制度等30项制度，为规范医院内控提供了较为系统的管理依据。另外一方面，全面加强办公室内部管理，修订完善了办公室请示报告制度、公文运转制度、接待制度、公车和业务用车管理制度、会议办理制度、信息管理制度、请假制度等15项制度。强化制度执行，提高制度的执行力，为办公室加强内控提供了依据。

（三）作用充分发挥。全体办公室工作人员紧紧围绕医院改革发展的总体目标，自觉地在思想上、行动上同医院总体目标保持一致，团结协作，形成合力，办公室的沟通上下、协调左右、联结内外的作用得到充分发挥，确保医院的各项安排部署在各科室得到贯彻执行。

（四）从严治医得到落实。今年来，医院办公室按照医院党支部的安排部署，组织开展了党的群众路线教育、三严三实、两学一做等重大从严治党、从严治医的实践活动，医院的作风建设得到全面加强，服务群众的能力和水平得到提高；医德医风坐标不断校正，救死扶伤精神在医院不断弘扬。赢得了广大患者和家属的赞扬。

一、传统模式下院办的职能与范畴及存在的问题

虽然医院办公室工作取得了一定的成绩，但面对新的形势、新的要求，如何更好的发挥好办公室的职能职责，为医院建立现代企业制度提供基础性保障，我们有必要对医院办公室职能职责的重新定位与思考。

（一）传统模式下院办的职能与范畴

受长期行政化的影响，医院因其组织形态都是按功能式设计，所以医院办公室在医院的组织架构中，主要担负着上情下达、下情上报、内外协调等多项工作，处于连接科室、领导与基层的桥梁枢纽地位，被形象的称之为信息中心、参谋中心、服务中心和运转指挥中心。传统的医院办公室具有助手、协调、服务等“三项职能，承担着的办文、办事、办会、协调服务。

一是承办职能。即承办同级领导、上级部门和同级职能部门交办和需办的有关事项。包括决策决议的宣传、落实、总结；各类文稿的起草、印制、分发；各类会议的组织、安排、记录；有关问题的调查、研究、反馈；相关问题的上传下达等。

二是管理职能。主要承担着文秘管理、信息管理等，及时准确为同级和上级领导提供信息，辅助决策，发挥参谋作用。事务管理：一方面是管好与医院工作直接关联的事务，包括交通工具的安排、来客接待、群众来访、机关保卫、通讯联络等；另一方面要当好机关的“后勤部”。

三是协调职能。主要有纵向协调，上下级之间关系融洽，上下配合，步调一致协调工作。横向协调，协调同级各职能部门之间的关系。在受领导委托组织若干相关部门共同办理某一事项或对某一问题专门处理时，发挥办公室的协调作用。内部协调，主要指办公室内部各个工作人员及任务分配之间的组织协调，发挥整体工作效能。

然而，当医院的服务性质面向多样化发展时，这种功能式的组织，其内部各部门之间的沟通与协调通常较差，无法应对快速的环境变迁。

（二）传统模式下院办的职能定位存在的问题

1.职能边界模糊。随着医疗体制的深化改革和医院的发展，目前，医院已经建立了规范的法人治理结构和科学的管理制度，办公室原来的“参谋、协调、服务”三大职能发生了深刻的变化，如领导下意识里把办公室当作单纯的协调服务机构，而忽视其参谋、助手职能，办公室就可能天天沉浸于纷繁零碎的事务之中，而不去抓信息工作和搞调查研究，对下情不明，上情不清，就很难给领导提供有效的决策服务。随着医疗体制改革步伐的加快，办公室职能职责发生了深刻的变化。如在协调职能方面，由原来事务性协调转变为政策性协调。在决策执行情况督察方面，办公室需要更加领会和理解院领导的意图，具有超前性和预测性。

2.自身职能弱化。一是缺乏主观能动性。满足于做好日常性工作和领导交办的任务，对于领导未安排部署的工作缺乏主动思考，预见性和前瞻性不强，工作滞后反映的多。没有或较少从领导的角度考虑问题，为领导提供决策服务不够，提出有价值的意见和建议少。二是开拓创新精神不强。在信息采编上，部分信息雷同，缺乏综合性归纳和深度分析；综合材料的撰写上，在涉及同类材料时，思维上往往难脱老套定式，没有及时变换角度理性思考；税收宣传方面，宣传形式陈旧、单调，缺乏新意，创新项目较少，长效宣传少；综合性调研方面，深入基层实际开展调查研究少，高质量有深度调研文章少。三是缺乏系统思维。日常工作中，虽能从各部门报送的材料、信息中了解一些情况，但对内容细节缺乏详尽了解，受素质能力所限，综合整理的少，案头分析调研不够，对一般性、普遍性问题抓得多，对全局性、宏观性、倾向性问题抓得不够；对问题浅层次、表象性的描述分析多，深度、力度不够。

3.依附性增强。由于办公室自身对服务工作的认识误区，敏锐性不强，有些同志就知难而退，满足于做点少动脑子的事务性工作。办公室作为综合部门，工作繁而杂，但实际工作中，职责划分不清的、承办不明确的或属于其他部门的工作范畴，但相关部门办理存在困难的事项都可能交给办公室办理。遇到推诿扯皮事项时，在相互协调、理解，推动问题解决方面还做得还不够。

4.从严治医不到位。从医院党支部、纪委设置情况看，实行的是党支部办和院行政办两块牌子、一套人马。医院办公室承担着医院党建和党风廉政建设抓落实的重要任务。但由于对从严治党和党风廉政建设认识有差距，办公室整天忙于具体性事务，在如何推进从严治党、总严治医方面思考不深刻，特别是抓党风廉政建设盯得不紧，落实不严，存在把职能简单化，仅限于记录、考核、总结等形式方面的。

二、新常态下拓展院办职能与范畴的思考

（一）科学找准职能定位，拓展院办工作范畴。具体讲，就是要做好“五员”。

1.当好“智囊员”。在医院的日常管理中，办公室作为中心枢纽，其工作的出发点和落脚点，需要定位在“以促进医院转型发展，服务好全体患者”，谋求医院改革发展，推进转型升级上档。办公室要在百忙之中增强工作的统筹性，努力研究探索当前社会和患者需求，让未来决定医院的现在，让患者决定我们的战略。所以，医院办公室需要从自身的职能出发，作为医院改革发展转型期的敏感部门，增强工作的前瞻性，进而更好的参谋设计好各项工作。在参谋设计中，要加强调查研究，把医院内部管理、改革转型、执行落实等工作中存在的问题，同时，放之四海，开阔视野，强化对其他好做法、好经验的吸收，以书面的形式承保院班子成员，为我院转型升级提供决策依据，把办公室转型为推进医院改革转型的“智囊员”。

2.当好“服务员”。办公室的综合职能，承担着服务领导、服务职工、服务患者的三大服务职能，服务对象广，服务无规律。在工作中，要认真总结办公室服务规律，科学合理分工，积极探索搞好服务的新思路、新方法、新途径，不断增强服务工作的主动性和超前性。服务领导时，要做到“鞍前不能越位”，又要“马后不能掉队”。服务科室时，不能简单的安排了之。服务群众时，不能打“太极拳”，由被动服务转向主动服务，由常规性服务转向创新型服务，由低层次服务转向中心服务，提高服务的适应性、超前性和实效性。

3.当好“协调员”。做好医院办公室协调工作，可以提高医院内外部工作效率。办公室不能坐而论道，在协调中要推广“走动式”协调，不断整合各科室职能，不断树立医院形象，提高医院服务质量。协调工作中，与昂办公室要主动走入全院各一线部门，现场协助解决各类应急、未尽的事宜，紧抓时效性，优化服务环境，提高整体效率，节约工作时间，同时，让一线人员有充足的时间更完善地服务于本院的外部顾客。

4.当好“保障员”。行政保障是院办的重要职责。办公室要按照科学化、制度化、规范化的要求，把好政治关、政策关、法律关、格式关、文字关，当好领导和医院的“大管家”。要加强协调，严格把关，精简会务的基础上，重点保证对领导的服务，使他们从那些会议和文件文件中摆脱出来抓大事、谋大局，能够让领导全身心地投入保领导集中精力抓大事、抓落实。要坚持常规保障与应急保障相结合，认真做好相关公务活动的安排，确保各项工作保障有力。

5.当好“督查员”。督查工作是推动工作服务质量，提高服务水平，达到领导、群众“双满意”的最有效手段，确保医院的各项决策部署不打折扣，也是办公室落实从严治党、从严治医的职能职责。要建立院办公会决策事项督察机制，深入各科室，深入一线现场开展督察，确保医院的重大决策部署落到实处；要抓住领导和群众的关注的热点、难点问题，加强行风督查、督办，解决好因医院内管理题导致群众不满意的问题。在督查工作中，要找准存在问题的症结，积极主动提出有针对性的解决办法和措施，以便于修正、完善和补充；克服领导交一件办一件的被动应付局面，努力贴近领导的思路来考虑问题，提高督查的自觉性。

（二）拓展院办职能与范畴保障措施。

1.以制度落实责任。在制度制定时要把握政策性和实效性，将操作规则细化到每一项具体事务的处理上。大到会议组织、大事决策，小到外联接待、车辆调度、文电处理、值班安排等都有章可循，每天的工作井然有序。

2.以学习提高水平。办公室人员要提高办公能力和服务水平，努力成为公文写作、文件处理、业务接待、问题分析等方面的专家。要对其他方面的知识做适度扩展，以不断提高解决问题和综合协调的能力，不断提高工作效率和服务水平。

3.以团队凝聚合力。办公室要树立“家”的意识，尽量创造一种和谐、温暖、健康的工作环境，把办公室人员引导到热爱集体，维护整体利益，为了集体利益努力工作，无私奉献的层面上来。要树立不断创新和追求卓越的意识，在工作中达到默契，共同创造一种通力合作、群策群力的工作环境。

4.以激励增强活力。在坚持对办公室人员严格要求、加强领导，在引导他们把个人的前途、事业置身于党的事业之下的同时，又时刻关心办公室人员的成长进步，把对他们的感情寄寓在积极创造成才环境的过程之中，经全力解决他们的职级待遇，又有计划地提拔、交流，及时把能力强、作风硬、实质突出的优秀人员推向管理岗位，真正使办公室成为“一池活水”。

5.以秩序提高效能。面对繁杂而又琐碎的工作，只有讲究工作程序化、规范化和信息化，才能适应快节奏的工作要求，使繁杂琐碎无序的工作程序化，使表面上没有规划分散的工作规范化，做到轻重缓急安排有当，精干高效。

总之，做好医院办公室工作，对医院转型升级发展具有重要意义，办公室一定要适应新形势发展需要，不断拓展办公室职能，为医院发展增添新的动力。