浅谈建筑工程竣工资料的管理

浅谈建筑工程竣工资料的管理

黎秀萍

广西建工集团第五建筑工程有限责任公司广西柳州545001

摘要：确保竣工资料的完整、准确、系统、齐全、真实，对施工单位而言具有重要意义。本文结合多年资料管理经验，从项目开工、施工阶段日常管理以及后期完善三大方面，简要分析探讨了建筑工程竣工资料的管理措施，以供参考。

关键词：建筑工程；竣工资料；管理

建筑施工单位作为工程项目质量的直接负责人，工程竣工资料是其产品表现形式的一个客观反映，竣工资料不但全面体现了建筑工程的实体质量、施工全过程管理以及质量控制情况，也是工程建设过程中质量评定、竣工验收、索赔与反索赔以及交付使用后维修、扩改建的重要技术文献资料，因此，确保竣工资料的完整、准确、系统、齐全、真实，对施工单位而言具有重要意义。建筑工程竣工资料的形成是一个漫长的运作、搜集、积累、整理、归档过程，伴随着项目施工生产的始终，因此，只有施工各阶段及时进行科学管理才能确保竣工资料的规范化和标准化，现结合多年资料管理经验，就该问题进行粗浅探讨。

1从源头抓起，做好项目开工阶段的资料管理

建筑工程竣工资料包括各种文件资料、测量资料、原始资料、隐蔽工程资料、试验资料、材料合格证、竣工图等，以上各不同形式与载体的资料文件的形成伴随着项目施工生产的始终，这就要求从工程项目开工起就应设专人负责，从源头抓好资料管理工作。具体如下：1）做好工程资料的编制规划。合理的编制规划是工程资料整理的依据，也是每个项目进点后首先要抓的基础性问题。施工资料是以单位工程为组成单元，不同的施工类型对于分部、分项工程的划分和评定有不同要求，实践中经常发生分项工程、单元工程划分不明确等问题，因此，施工单位一开始就要理清思路，对单位工程、分部工程、分项工程、检验批等进行合理划分，明确各施工区域检验批的划分方式和划分数量、各种施工材料的送检数量、送检计划及复检个数．各个工程工序的验收部位，从而保证施工记录的整理与工程现场实际施工相对应。2）确定竣工资料样式。建筑工程竣工资料多而杂，虽然国家对各资料管理有相关具体要求，但由于不同地区、单位以及合同的不同，实践中资料填写格式不统一问题也较为普遍，既给检查、装订和组卷造成一定困难，也不利于工程管理工作的完善和提高。因此，在开工阶段应针对不同的施工部位确定好表格的版式、装订要求、字体样式等，将该样式统一到参与竣工资料编制的每一个人员。3）分工明确，责任到人。资料管理工作繁琐细致，若缺乏明确的分工和责任划分，容易出现过程中无人督促、无人管理的弊端，因此必须根据施工需要将责任层层划分，定期检查。如，总工室负责编制施工组织计划、拟订施工方案、编制设计变更，工程部主要负责现场施工管理，施工技术指导及协调其他技术部门的工作；质检部负责施工质量检查，质检资料填报，往来资料归档管理及竣工资料编制协调；合同计划部负责施工计划组织，拟订施工合同或协议，填报合格计量报表，等等，各部门组织人员具体分工，责任到人，从而确保资料的完整性。

2强化施工阶段日常管理，保证基础资料规范完整

施工阶段日常资料管理工作的好坏，在很大程度上影响着资料的最后整编和归档质量，以往工程实践看，竣工资料不准确、不齐全、不规范、管理不善、丢失等问题较为普遍，给竣工工作造成一定麻烦，因此必须做好日常的资料管理工作，以确保基础资料的规范性、系统性和完整性。具体如下：1）根据施工进度及时收集整理。实践中，有些项目部为赶进度直接将既往类似工程的资料更换工程名称后照搬套用，导致多个工程项目的竣工资料的检测数据都是相同的，还有的项目部以往不重视资料管理“软”工作，当工程有检查及验收时才匆忙补齐欠缺资料，还有的项目部随意填写或涂改数据内容，或是对节能分部资料、智能建筑分部的新增资料等随意做表格应付了事，以上种种问题很程度上影响到竣工资料的真实性、准确性和完整性，不能系统地、全面地反应单位工程的质量状况，一旦承建工程出现质量问题不仅不能帮助有关技术部门有效地处理事故，反而可能造成误判影响后续补救工作，导致无法估量的后果。因此，实践中我们必须严格按照施工的进度和验收安排，由专人负责工程竣工资料的管理和对工程检测资料及质保资料逐项跟踪收集，涉及工程主体功能或使用要求的必须要求留存必要的影像资料和电子文件，切实做到施工、收集和整理“三同步”，从而保证资料内容应有的连贯性作用的充分发挥。现场的施工竣工人员还要将当天施工项目及各单项的工作内容完成后的资料及时做出来并多次检查，一旦发现错误、短缺或遗漏的资料信息及时补救。同时，与各分包方做好分部分项质量评定等各种原始记录，建立专项档案，使资料的整理与工程形象进度同步，施工内容同步。由于施工期间资料产生量巨大，因此在有条件情况下，可指定专人每月将各方资料统一收集定期上交，从而即便发生露项、缺项或是破损、错误等也能及时补充、纠正，进而有效确保竣工资料的真实性、准确性、完整性。2）做好资料的分类管理。做好竣工资料的合理分类、整理和归档，是提高资料管理质量的有效保障。建筑工程系统而繁杂，整个工程建设全过程中所涉及的文件资料众多，这就需要我们加强对竣工资料的分类工作，尽可能地细化种类，分项目地进行分类，实践中可按照国家有关规定要求对资料进行A、B、C、D册（A册为施工组织设计、质量计划资料；B册为施工技术管理资料；C册为工程质量保证资料：D册为工程质量验收资料）归档，并构成符合需求的檀卷，以减少后续整理中的再次梳理和划分。同时，对于施工中与业主、监理等相关单位的来往资料虽不归档，也应分类整理；对于用于施工中的各种表格分编号、单位放好，便于使用时拿取。如此，既能有效提高资料整理与归纳的质量，还为后期资料的查询提取提供便利。

3完善后期整理工作，保证资料管理的严谨全面

工程资料整理的结束并非代表资料管理工作的完结，实践中，还要做好后期的完善工作，以保证资料管理的严谨性和全面性。施工中因各种原因需要查询提取相关数据信息或调用相关资料的情况非常普遍，为避免工程资料在该过程中不慎流失，资料管理人员必须将资料存放位置及去向随时记录在案，以保证工程资料能及时追踪找回。此外，施工单位在竣工后还要按照工程实际的施工情况，安排专业人员绘制竣工图并进行复核，要切实保证竣工图内容能真实、全面地反应工程实际。将所绘竣工图与原设计图进行比对，若两图纸存在差异，则必须在竣工图上按照要求标示出与原设计图的不同之处，若主体结构的修改或涉及工程安全与使用功能部分修改幅度超过原设计图纸30%范围的，需提交原设计单位重新进行审图，并加盖审图章。审核通过的竣工蓝图，施工单位要在底图右下角加盖竣工图章。

总之，由于建筑工程竣工资料工程量大、收集面广，故竣工资料的编制、收集、积累及整理具有一定的繁琐性，这也决定了竣工资料管理工作是一个多阶段、多层面的复杂系统工程，因此，作为资料管理人员，我们在实践工作中必须认真履行职责，不断积累经验的同时积极探索新的资料管，切实保证竣工资料“原始资料和实物相符，技术数据真实可靠，签字手续完备齐全”，从而确保工程竣工资料管理工作能为企业整体利益的最大化发挥应有作用。

参考文献

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