电子政务系统中的档案管理问题与思考

电子政务系统中的档案管理问题与思考

谭洪剑

（山东省胶州市三里河街道办事处，山东省胶州市266300）

摘要：目前电子政务系统的应用范围不断扩大，此系统的使用给档案管理工作带来了许多机遇和挑战，本文对电子政务系统中档案管理现存问题进行详细分析，并且对提高档案管理工作的水平提出一些有效措施，希望为档案管理人员提供一定的参考和建议。

关键词：电子政务系统规范管理对策分析

一、对前端控制和全程管理理论的反思

1.1前端控制和全程管理理论之间的矛盾

在电子文件时代，前端控制和全程管理的思想和理念已经被普遍认同，尤其是前端控制的理念更是被认作新时代、新思维的代表管理理念。

首先，前端控制和全程管理理念在实施过程中遇到现实的尴尬。两种理念都是从档案管理的角度出发来进行理论构建和设想的，强调对电子文件整个生命周期实施全面管理，这本没有任何缺陷，但是上述两个理论在实施的过程中本身就存在着矛盾和分歧：如果对电子文件的生命周期实施了全过程管理，那么就意味着档案管理部门需要对档案管理的全过程实施参与，那么所谓的前端和后端也就没有了意义，因为不管是前端管理还是后端管理都是档案管理的共同部门，只是分别起到规划和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重视程度是一样的，强调前端和后端显得非常没有必要，在这种情况下重视前端管理是难以实现的一件事情，这两个理论在实践的过程中本身存在着逻辑上的矛盾，经事实证明，在实际运行的时候确实存在着尴尬之处。

其次，前端控制和全程管理在实践中丧失可行性。在电子档案时期，从电子文件形成电子档案管理的的整个生命周期中，文件的形成这和档案的保管者共同承担着管理的职责，这让档案管理工作能够各司其职、各有其职，也就是前端管理和后端管理是不存在谁被谁领导的问题的，不同阶段的管理者分别承担着将电子文件转化成电子文档的职责。我国的机关档案室在工作流程上前边承接文件形成部门，后边连接档案馆，机关的档案室和各个部门之间的关系应该是平等的，在不存在领导关系的前提下，机关档案室是没有权利干涉前端的文件形成工作的，与后续的档案管理工作之间也仅仅是业务承接的关系，其对档案馆工作的干预力度几乎可以忽略不计，让机关档案室对档案管理全过程进行监督无疑是异想天开。

1.2认清机关档案室在整个电子档案生命周期中的作用和地位

不论是从理论还是实践上，档案部门都难以实现对档案管理全过程的监督和指导，电子政务系统中机关档案室是非常重要的一环，也是接收永久电子档案、形成数据档案馆的重要平台。我们对其要有明确的定位。

首先，建立一个档案管理系统，使之具有极强的包容性。电子档案系统应该和各个业务系统之间都要有接口，这样才能保证电子文件在形成伊始就被归档，将单位内部需要移交的文件最大限度地接收和保存下来，后续的档案管理工作才有实施下去的可能性，所以机关档案室建立的档案系统应该具有很大的包容性，能够将前端形成的文件完整地、真实地、可靠地接收和保存下来，并保证数据的可用性。

其次，档案管理工作应该专业化。机关档案室在工作中一方面提供完善的档案检索和档案应用服务，让机关的各项职能活动和管理活动能够获得能够在档案信息的支持下运行下去，发挥自身在信息化建设上的优势，为单位内部专业化的档案管理提供自己的见解和意见；另一方面则要负责向档案馆移交需要永久保存的档案资料，确保移交工作的完整性和连续性，为档案馆的工作提供必要的基础支持。当前我国数字档案馆的建设还处于起步的阶段，很多问题和制度还处于设想阶段，机关档案室作为信息化档案建设的引领者，可以为数字档案馆的建设提供一些具有参考意义的实践经验，使得数字档案馆建设能够少走一些弯路。

二、提高电子档案管理水平的对策

2.1规范档案移交

随着对档案管理需求的不断提高，在线归档已越来越重要，且应当作为归档的主要方式；而离线归档能够解决特殊格式或者一些涉密的档案材料，所以也是不可缺少的，可作为辅助手段。因此，对于电子政务系统中的档案应采用“在线为主，离线为辅”的归档方式。

在归档规范方面应做到如下四点：①双轨制管理是现阶段的主要管理模式，所以应当将明确并区分电子、纸质两种档案移交的基本方法；②整理分析电子档案在线移交中的问题，一定要遵循档案的原始形式，预防复制形式下的双套归档，并慢慢转向单套归档；③明确档案移交各个阶段中档案馆、档案室的各自责任，以保证档案的完整、安全；④制定档案移交的标准规范，并完善移交的技术，促进单轨化的转型。

2.2安全保障措施

电子档案的安全会受到很多因素的影响，所以，要进行全方位的考虑：①技术上，强调自主研发管理系统的重要性，制定相应的加密、杀毒、备份、隔离等措施；②管理上，提高工作人员的安全意识，建立健全的监督管理体系，提高管理人员的专业水平等；③法律法规上，对档案管理的法规、标准进行完善，确定档案的凭证性，从而使档案的安全管理工作规范化。

2.3整合共享策略

档案管理工作应从档案本身拓展到现行文件的生成背景、环境及整个过程，因此在信息整合中应做到如下两点：①明确整合共享的内涵，在实践中基于信息、实体的整合共享联系密切，应当把两种相结合，形成信息、实体一体化的共享方式；②分散式和集中式电子档案的整合共享策略的实施效果是不同的，建议从共享效率、整合深度上分析各自的优缺点和应用的条件。

三、对电子信息文档问题的思考

3.1完善电子政务技术和法律。在我们相关人员对在电子政务档案进行收集整理的时候，或者是后续工作鉴定和保存的时候，一定要做好相应的准备工作，提前防备恶意毁坏、黑客入侵、无法修复等问题的出现，而且要意识到做好备份的重要性，以免出现电子政务技术方法不完善的问题；还要完善电子政务档案管理的法律法规，做到有法可依。强化法律法规建设，而这个法律必须要具有很高的水平和可操作性，这些法律法规应依照计算机法、互联网法、信息法等不断深入探究，最重要的是出了问题有要保障，有措施，依照法律来办事，真正做到有法可依。

3.2明确责任主体，向“无人管理”说不。因为电子政务的重要性，各单位领导需要高度重视电子政务的问题。因为责任主体不明确，所以关键还是在于抓落实，各个部门要按照分工和要求来进行工作。针对这些情况，笔者认为首先要明确电子政务档案的责任主体，避免由于相关部门职能交叉和职责不清导致电子档案被肆意修改或丢失无法寻回的情况。也可以明确监督考评机制，成立业务部门和档案部门的工作领导小组，明确责任领导，专门负责电子政务档案的管理工作，发现不到位的情况，及时整改，做到档案信息化，向“无人管理”说不。

3.3整合共享策略。档案管理工作应从档案本身拓展到现行文件的生成背景、环境及整个过程，所以在信息整合过程中应该注意很多方面，一方面要想方设法尽量满足共享方式的统一，形成无论是从信息上、还是实体上都要一体化的共享方式；另一方面，分散式和集中式电子档案的结果截然不同，最好从共享方式、共享深度上来考虑，使得不管用什么方式都能达到有效的水平。

结语：

将档案工作融入到电子政务建设中，电子档案管理模式发生了很大的变化，同时使我国电子政务系统中的档案管理产生了很多新的问题，面对这些变化和问题，档案工作的所有部门应当针对各个环节的问题，制定相应的对策，做好每个环节的工作，以提高电子档案管理水平。

参考文献

[1]张朝晖.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J].收藏与投资，2016（6）：101-101.

[2]胡震.电子政务系统中的档案管理问题分析[J].卷宗，2016（7）：62-62.

[3]侯衡.电子政务系统中档案室的角色定位[J].北京档案，2015（10）：17-20.