浅谈如何规避公开招标采购风险

浅谈如何规避公开招标采购风险

许红双

中国石化管道储运有限公司供应处徐州市221008

摘要：根据物资公开采购出现的问题，分析原因，提出解决的办法，使物资采购公开招标工作风险得到有效规避。

关键词：物资供应规避采购风险

一、问题背景

2015年，我们按照集团公司的统一部署，全力推行大于50万元的项目采购物资集中统一公开招标，在降本方面取得了可喜的成绩。但是在公开招标过程中，也暴露出我们在以前采购中未遇到的新问题。

一是发放中标通知书后不愿签合同，影响项目施工进度的问题。如果中标厂家提出了与招标文件不相符的重大偏离，且是在招标文件中属于必须满足的技术要求，不愿签定采购合同，这必将严重影响了项目进度。

二是严重交货质量问题，不得不重新加工或让步使用，影响安全保供。如在聊城输油处的阀门采购中发现，厂家生产的阀门口径出现错误，经过交涉只能要求厂家重新生产。

三是交货不及时影响及时保供。如在仪长复线国产化项目中，泵机组供应不到位，且产生噪音污染，严重影响工程进度。

二、原因分析

（一）采购运行机制对公开招标的制约。

在公开招标之前，我们按照集团公司管理制度、业务流程、岗位职责“三位一体”的标准化管理制度体系，实施采购专业化分工流程化操作。根据采购业务决策、执行、监督相分离的原则，将供应商的选择权、价格确定权与货款支付申请权分置，实行不相容岗位的分离，加强各采购环节相互监督制衡。但是，实行公开招标后，我们敞开了供应商的大门，计划员也就没有供应商的选择权了，同时价格的确定是由公开招标的规则确定，采购员也就没有价格的确定权了。加上公开招标按规定不允许在招标之前签订技术协议，只有招标技术文件，计划员向采购员移交技术文件的过程中，多一次沟通，就有可能多一次沟通障碍，多产生一次沟通的失误。因此，将计划、采购岗位分离，就公开招标而言，实际意义不大了。相反，根据目前公开招标的案例来看，货款的支付申请权，采购过程的现场控制更应加强。这样，才能更为有效地把产品的质量严格控制在出厂之前。

（二）对公开招标的不适应。

一是技术人员的不适应。以前的技术协议签订，都是选择2-3家厂家对主要参数进行充分交流，在此沟通的基础上形成大致相当的共性材料。但是公开招标推行后，不允许技术人员签订技术协议，只允许提技术条件，对未来的投标商也未知，技术条件拟多了担心技术壁垒，无厂家投标，技术条件拟少了又担心参数不全，这个度很难把握。

二是供应商的不适应。原来实行邀请招标，最多5-6家供应商，招标策略可相互分析、研究。由于推行了公开招标，供应商之间的竞争也就异常激烈，加之目前市场需求严重不足，供应商短期行为的思想异常严重，下意识一定要将这笔订单抢到手，基本上均是低价中标。中标后，他们经过仔细测算，发现利润没有了，要么干脆不签合同，那么偷工减料，要么省掉一些工序，对我们的安全保供、及时保供的压力非常大。

三是评标人员的不适应。对邀请招标而言，所邀请的几家供应商的技术条件、技术档次，许多评标专家到厂家了解过，再与技术协议一对比，就能较好的、较快地把握技术水平的准确度。但实行公开招标后，投标单位太多，评标的时间又有限，有许多供应商都是首次参与投标，我们对其生产状况不十分了解，加之又未进行技术交流，对其技术水平把握难度相对就要更难一些。

四是标书中对否决项设置的不适应。在以往的邀请招标中，所选择的供应商档次基本相当，没有设置技术要求否决项。但是公开招标推行后，由于供应商投标数量多，如果对关键核心指标不设置否决项，评标人员的不细致会造成难以挽回的损失。

（三）对公开招标把控不到位。

经过近期对公开招标的分析和评估，公开招标有“2项可控，4项不可控”。如何把2项可控的指标把握好，把不可控的指标转为可控指标，是我们采购工作永恒的课题。

1.可控指标。

一是技术文件。技术文件编写水平的高低，决定了供应商的档次，决定了供应商竞争的激烈程度，决定了设备运行的可靠性，决定了设备运行物耗、能耗的高低。二是否决条款。否决条款具有双刃性，定多了会造成竞争不充分，且易产生技术壁垒，达不到公开招标的目的。

2.不可控指标。

一是采购方式不可控。它是由系统决定的，公开招标不仅是中央巡视组对集团公司的要求，而且也是企业降本的重要措施之一，我们必须按照集团公司要求扎实稳步推进。二是供应商资源不可控。我们可以设置供应商资格条件，但是投标供应商资源我们未知，是由技术条件决定多少的。三是采购招标法定时间不可控，是由系统按招标法设定。四是供应商的投诉不可控，这也是检验采购工作好坏的标准之一。

三、措施建议

（一）优化运行机制。

在目前公开招标新常态下，我们的运行机制、管理制度，包括我们的电子商务采购、ERP管理变更等都应与公开招标的采购方式相适应，建议计划员岗位和采购员岗位不必强行分开设置，可以合并成一个岗位，充实过程控制岗位的人员，加大采购质量及进度的管控力度，从组织机构上有效防范采购风险，确保设备本质安全，确保安全保供，及时保供。

（二）抓好公开招标采购方案的制定。

1.落实好供应商资格条件。

供应商的资格条件确认直接影响到采购的安全供应、及时供应、经济供应，我们应该充分借鉴原来物装系统对供应商管理好的做法，根据不同的设备、材料，将硬件指标、软件指标进一步量化、细化，欢迎技术装备先进，研发能力强、财务状况好、质量体系运转良好、售后服务可信、业绩好的供应商积极参与投标，让不满足我们要求的供应商主动退出。

2.落实好标书技术文件的制定。

技术文件直接关系到设备采购的档次，直接关系到安全保供问题。

一是技术文件应尽量的详尽，建议形成标准的模板，只有采取这种形式，才不致于遗漏，最好是通用模板+附件，通用模板解决共性问题，附件满足特殊专用要求。二是根据商务要求与特殊技术条件要求，设置好否决项。三是对特殊关键项，否决条款建议用特殊字体标注，并在召开答疑中提醒投标商，真正落实解决好供应商的不适宜问题，同时对我们参与评标的人员也具有较好的参考价值，可以一目了解清楚关键点。四是对重要的主机设备，建议将物耗及水、电等的能耗指标，易损件的更换周期，易损件的价格一并列出，对设备的全寿命周期成本分析十分有利，便于评标决策。五是落实好责任人，建议实施责任追究，技术文件“谁签字，谁负责”。

（三）严格技术标的评定工作。

首先，在评标办法中要落实好关键重要的技术文件指标要求，在评标之前，业主单位要提前给评委们认真介绍，才不致于误失大方向。

其次，评标专家要认真负责，建议“谁评标，谁负责”，实行追责制，制定严格的责任追究办法，权、责、利相结合，出现何种差错应承担何种责任。

（四）严格进度控制，确保及时供应。

一是制定进度控制方案。我们应该根据供应商制定的进度方案，按物资重要性、制造周期及需求时间要求，制定详细的进度控制等级、时间节点和控制措施，落实责任人。二是控制好供应商的外购件。供应商的原材料及外协件是供应商按进度加工的关键点，只有外购件控制好了，供应商的内部加工进度才能有效控制。三是抓好重要设备、关键备件加工制造前的开工会，在开工会上将协调机制、设备运行的关键要求、设备的关键质量要求、设备的资料提交进度、关键停止点等环节在开工会上讨论透彻，落实好责任。四是抓好资金支付的关键环节，应该按照供货进度要求、质量要求，支付预付资金。这是控制采购进度、质量问题的重要法宝。

（五）严格质量控制，确保安全保供。

采购物资是否达到质量要求，直接关系到企业的本质安全。我们必须把安全供应放在首位，从需求计划开始到物资采购和使用的全过程，都要严格把好物资质量关。

一是抓好重要物资的监造。对于关键重要物资，我们应该请第三方监造，控制好质量。同时，抓好外协件、外购原材料的质量控制。二是抓好飞行检查。公开招标后，由于很多厂家首次采购，应借鉴安全管理的“四不两直”检查方式，跟踪供应商的书面资料与实际执行情况的差异，判断我们采购物资的质量、进度是否真正处于受控状态。三是抓好重要物资出厂前，以及在现场不好处理的设备出厂前的检查验收，对于这类设备，应该邀请设备、技术等相关部门在供应商厂内初次验收，把不合格问题处理在供应商厂内。四是抓好入库检验，所有采购物资入库前都要严格进行质量验收，不合格物资不得入库。

五是严格质量问题处置，对于重要质量问题该退货的必须退货，可让步使用的必须进行质量评估，但要进行相应的经济索赔，对供应商该处罚的必须按照合同进行严格处罚。