研究分析档案管理的现代化与法制化

研究分析档案管理的现代化与法制化

于春男

随着经济体制的转变和现代企业制度的建立以及信息技术的发展，社会生产方式产生了较大的变化，企业的管理方式与经营模式也逐步发生转型。在崭新的市场环境与政治环境因素中，我国企业将共同面临着一个融合了经济发展、技术进步、政治转型等多种因素的新时代和新挑战。

一、当前企业档案管理工作中存在的问题及原因分析

目前，企业档案工作管理体制尚未完全符合现代企业制度的要求。随着中央和地方专业主管机关的撤并与改组，很多企业不再具有对应的专业主管机关，这必然会使部分企业档案工作的管理出现某种真空。其次，由于企业正逐步走向“自主经营、自负盈亏”的市场主体，档案行政管理部门在企业档案工作管理中也遇到不少问题。其一，档案行政管理部门疲于进行业务监督指导，因而无法集中力量进行有关业务标准、规范、法律、法规等的制定；其二，除了国企以外的其他企业，大部分对于档案行政管理工作不够重视，档案行政管理部门无法正常开展档案管理工作，导致档案管理工作滞后不前。在当前形势下，档案作为企业资产，其管理工作的好坏完全由企业自身的重视程度来决定。

对于上述问题和现象，我们需要深刻分析其成因。首先，撇开外部因素，单从档案工作自身来讲，笔者认为造成企业档案管理工作滞后的原因主要有三个方面：其一，现行企业档案工作微观管理方式植根于原有的计划经济体制，因此受到计划经济体制下的高成本、低效益的影响，这也是根本原因；其二，企业档案工作基本上沿袭了原有的工作模式和思维方式，滞后于企业改革的步伐，因此无法适时服务于所属企业单位；其三，企业档案本身产生一定的效益隐蔽性，这在某种程度上增加了档案管理的计量化难度，间接造成企业管理层忽略档案工作。在当前形势下，为了保障企业档案工作的可持续发展，深化企业档案工作改革，实现企业档案管理现代化是企业档案工作自身发展的迫切需要和社会发展的客观要求。

二、促进档案管理现代化的基本措施

档案管理现代化主要依靠以下三方面内容来实现。

第一，企业管理者要更新观念，增强企业档案管理现代化意识。

实现企业档案管理现代化，我们要进一步解放思想、转变观念，认真贯彻执行各级文件精神，不断强化档案管理现代化意识，大胆探索符合档案工作自身特点的规律。作为企业的管理者，要站在管理层的角度，领悟出档案管理在当代中国经济、政治、文化建设服务中的地位，从而推进企业建立和完善符合中国特色的现代化档案管理体系。档案管理部门应该从我国的基本国情出发，以企业自身的实际情况为基点，制订恰当的档案工作目标、任务、方针、政策，提高档案管理质量，增强企业档案工作的生机与活力。

第二，档案管理机构要和利用人，更新设备，充分利用现代化技术，培养新型档案人才。

随着社会的发展、工作的深入，各行各业的档案数量逐步增加，因此档案管理工作对专门化设备的要求也越来越多，同时依靠人工手段进行档案管理也已经远不能适应其发展。计算机、多媒体计算机、特别是超媒体的出现，提高了档案管理的现代化程度，这就需要企业领导及档案管理人员，以新的观念看待事物，使用现代化技术设备，促进档案管理工作的现代化发展。档案人员的知识结构要高、中、低配置，年龄结构要老、中、青配置，选择有真才实学、有实干精神的人才来从事档案管理工作。

第三，企业要重视企业档案的利用价值，充分利用档案资料来实现对企业投入的回馈。

对企业而言，档案是企业建设、生产、经营活动的记录和汇总，是企业信息资源的汇集地与成品库。档案本身具有较高的技术经济价值，而且这种价值是一种“潜在的价值”，该价值只有被企业重视和利用，才能够体现出其效益。因此，当代企业应该着力于开发利用档案信息资源，为企业发展提供服务和帮助。

三、档案管理法制化的建议与对策

档案作为国家和社会的宝贵财富，是国家政权和各种社会主体运行的真实历史记录，是支持其运行的法律依据。在企业，档案伴随着企业生产、经营、建设、发展和管理活动而产生，随着企业进步而发展。为了使其更好地发挥作用，为企业发展提供良好的服务，国家和企业都需要以法治的角度来规范档案管理。研究者根据多年工作经验，对档案管理的法制化提出几点看法。

第一，企业必须树立牢固的法制意识，建立完善的档案法规体系。

法制意识的确立是建立依法管理档案的基础条件。市场经济是一种规范经济、法制经济，市场经济的确立改变了过去高度集中的计划经济与产品经济的运行方式，相应的行政规则、行政手段、行政机制也逐步转变为法制形式的规则、手段和机制，与市场经济的价值规律、竞争规律、供求规律等要求相适应。在社会主义市场经济条件下，企业职工的法律意识和法制观念有了极大的提高，依法办事已成为企业职工的普遍行为。因此，要求企业档案工作者掌握法律武器，利用法律武器维护自身的权益，依据法律开展有效的工作。对于企业而言，档案工作人员应该学习和宣传《档案法》等相关法律文件，在企业内部积极做好宣传工作，充分意识到企业档案管理工作法制化建设的重要性和必要性，以法律来严格约束档案管理工作，保障其持续、稳定、健康地发展。同时，社会主义市场经济体制的建立，拓宽了企业档案工作的范围与内容，扩大了档案管理工作的服务领域，也提高了其作用和影响力。在社会主义市场经济条件下，针对企业档案工作出现的新情况、新问题，我们要通过立法手段加以解决，构造科学、合理、配套、符合我国国情和企业特点的档案法规体系，制定近期立法计划，做好已有档案法规、规章的清理和档案法规汇编的续编工作，规范依法治档新机制的运作。

第二，强化行政执法机构，加强监督检查工作。

在市场经济条件下，无论企业机构如何变化，管理人员如何精简，必须明确企业档案的行政执法机构。无论在何种情况下，档案行政执法职能不能削弱，企业要保证档案行政执法人员的力量。这是社会主义市场经济条件下，建立依法治档机制的前提，也是市场经济对依法加强档案管理的要求。企业档案部门要调整自己的工作手段，强化档案法律武器和依法治档，主要有两个方面的内容：第一，调整手段。行政手段是社会主义计划经济条件下企业档案部门开展档案管理工作的主要手段，企业档案部门必须调整工作手段，以适应社会主义市场经济发展的需要。例如：在现代社会中充分运用广播、电视、报刊等舆论宣传媒体；第二，强化监督。开展执法监督检查是企业档案管理部门义不容辞的职责，建立健全企业档案法规以后，关键在于执行法律。档案部门要充分利用法律赋予的职权，做好档案执法监督工作，坚持有法必依、执法必严、违法必究的原则。

四、结语

档案管理工作贯穿于企业发展的自始至终，对企业发展具有重要的记载和记录，同时也是企业文化与企业管理的重要组成部分。在新时代社会主义市场经济的条件下，深化企业的档案工作改革，探索企业档案管理工作的现代化与法制化发展之路，对企业来说显得尤为重要。