创新人事档案管理制度与模式的探索

创新人事档案管理制度与模式的探索

徐晨鑫

南方石油勘探开发有限责任公司海南省海口市570216

摘要：随着社会的不断进步，各项管理制度逐渐健全，企事业单位的管理模式也在愈趋规范化和科学化，人事档案的管理是各单位日常管理工作的重要组成部分，为适应时代发展，人事档案管理必须创新。在市场竞争日趋激励的情况下，人事档案管理是影响事业单位正常运营的根本性因素。基于此，就创新人事档案管理制度与模式进行简单分析。

关键词：人事档案；管理制度；模式

0引言

在市场建设逐渐趋于完善，经济竞争日益激烈的环境下，企业要想在市场中保留长久的市场竞争力，就应当根据市场变化，不断调整管理制度，以应对市场挑战，抓住发展机遇。人事档案是记录和反映职工的学习经历、思想品德、工作经历、日常表现等内容的记录档案，是各单位日常管理制度的重要组成部分，尤其是在当今社会人才流动频繁、流动量大的背景下，人事档案管理制度的科学性和高效性显得更加重要，探索一条适应社会发展的人事档案管理制度势在必行。

1我国人事档案管理制度的现状

相对于其他国家，我国人事档案管理起步相对较晚。在多方面因素的共同影响下，人事档案管理期间面临的最主要问题就是档案多、人员少。在现实中，存在着不少弃档现象。虽然最近几年国家加大了档案管理的立法力度，逐渐健全人事档案管理制度，但由于发展时间较短，还存在一些问题。

1.1人事档案存在的“弃档”现象严重

造成这种现象的主要原因就是人们对个人档案管理重视程度不足，当个人工作或学习单位发生变化时，并不能及时将档案随本人一起转至新的单位，根据相关部门的统计数据，现在已有70多万份“弃档”。

1.2人事档案内容不完善

现阶段我国人事档案中的内容主要包括学习经历、日常表现、工作经历等内容，但是随着社会的不断进步，这些内容已经无法真实反映一个人在社会活动中的主要内容，如个人诚信、道德素质、特殊技能等方面。

1.3人事档案管理机构缺少专业化人才

传统的人事档案管理制度和模式过于强调人事档案的内部性和隐秘性，将人才资源限制在内部范围，限制了人才的合理流动，阻碍了人力资源的优化配置和深入开发。目前，我国人事档案管理机构工作人员的专业化水平较低，很难实现人事档案的科学化和高效化管理，一直处于一种被动的工作状态，档案管理不仅仅是档案的整理和保管，还要进行规范分类、档案修复等工作。

所以，在当今社会快速发展，人才流动频繁的新形势下，加快人事档案管理制度创新势在必行。

2创新人事档案管理制度遵循的原则

人事档案管理制度应该符合现阶段人才市场流动性大的特点，能够对人员流动做出快速的反应，创新人事档案管理制度需要遵循以下几方面：

2.1人事档案内容要与时俱进，保证完整性

人事档案反映着人的整体素质与履历状况,人事档案记录的内容必须要准确、详细、全面，新型人事档案的内容能够真实反映一个人在各个阶段的生活、工作或学习情况，增加个人道德素质、特殊技能等方面的记录内容，这样就能给国家提供一个详细和准确的档案信息，给人才使用提供准确而有价值的信息。

2.2人事档案管理标准化

人事档案要依据国家有关档案管理规定进行管理，各地方和单位不得随意违反有关法律法规，保证人事档案规范统一。要根据地方的标准进行详细的档案管理标准制定相应的标准，保证档案的管理标准规范化，统一化，提升人事档案管理工作水平。

2.3人事档案管理要以服务为原则

人事档案是全面反映一个人的履历资料，是求职者向用人单位证明自己的重要材料，所以人事档案的建立和管理要以服务个人为原则，能够适应市场化需要，对人才的流动管理有很大帮助。人事档案不仅仅是关于人的自然状况的抽象记录,同时也是具体单位施行人事管理的重要依据。

3创新人事档案管理制度与模式

3.1强化人事档案重要性的宣传教育工作

要充分结合各个地区和企业的发展特点，利用多种传媒工具，对人事档案管理的重要性和意义加以广泛的宣传，提高人们对人事档案的认识水平，将人事档案管理科学地纳入到企业人力资源管理工作中去，在企业内部树立良好的档案意识，促进企业人力资源管理工作的有效开展。

3.2冲破传统统一管理模式

现在人事档案都是有各单位或政府人事部门进行统一管理，实践证明这种管理模式存在种种弊端，效率低、不科学。人事档案应该是每一个公民都应该具有的，不受职业、身份等因素的限制，而实际社会中只有在正式工作单位工作的人员才有人事档案，而自由职业者、农民等特殊群体没有自己的档案，这对于社会管理来说存在很大的困难。当前，档案管理数量非常大，且管理难度大，不少人事档案没有交由人事部门管理。与此同时，特殊社会群体的档案变动较小，因而对其档案管理工作相对而言比较简单。

3.3建立全新的人事档案管理新模式

从我国人事档案管理工作的现状可以了解到，该项工作开展期间存在较多不足。要加大力度研究分析人事档案管理存在的不足，继而研究出新型的人事档案管理新模式，即社会化、开放化的人事档案管理新模式。人事档案分类管理不仅可以提高档案管理效率，而且对于现在人才流动频繁造成档案跟进不及时的问题有很大帮助。在过去，经济主体与机构保管的主要是自己单位的人员档案。而这样的管理模式导致部分待业者和退休人员的档案无人管理，可借助相关的社会结构来解决此项矛盾。与此同时，开放性的人事档案管理，应使用现代化的管理方式。在保障安全的前提下，实现人事档案的统一性，展开全新的管理模式。

3.4建立电子档案管理制度

传统的纸质档案存在管理和携带不方便、容易丢失、不易保存等缺点，而现在随着互联网技术的发展，大数据和云存储技术的不断完善，建立电子人事档案是今后人事档案管理模式的发展方向，电子人事档案可以进行快速查找、调用，便于集中管理，更加高效便捷。

3.5借鉴国外先进的人事档案管理模式

事实上，人事档案管理制度由于区域不同、国家不同，具体的管理方式存在不同之处，同时档案管理模式也有明显不同。档案管理包括公立系统和私立系统。人事档案管理工作并不是独立存在的管理工作，其最为重要的是人事调动和流动。私立系统管理的最大特点便是“人档分离”。

3.6人事档案平等性

人事档案管理要遵循平等的原则，我国人事管理制度规定政府工作人员、科研机构研究人员、国有企业员工、高学历人才等特殊人群才能够建立档案。一般情况下，不具备人事档案的人员在享受社会福利、就业、入学等方面会有很大差别。所以，人事档案制度要消除档案身份限定，对全社会公民建立人事档案，由各单位或政府档案管理部门进行管理。

4结束语

在市场经济不断完善的过程中，应清醒地认识到人事档案的重要性。人事档案管理制度的创新需要国家制定相应的法律法规，完善我国的人事档案管理制度，坚持以人为本，秉承服务于民的宗旨，结合我国的国情建立一套符合我国现状，顺应社会发展趋势的人事管理制度，促进社会稳定发展。采用新型的人事档案管理模式，不仅可促进经济主体的发展，还能促使经济主体适应现代化发展，增强市场竞争力。

参考文献

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