对我国企业档案管理困惑的思考

对我国企业档案管理困惑的思考

马蓉

陕西延长石油榆林煤化有限公司陕西榆林719000

摘要：随着我国国有企业的深入改革，近年来，虽说大部分的企业已经建立了相关的档案管理保密制度，但是，与西方发达国家相比仍旧存在着较为明显的差距。受我国企业的传统体制和机制影响，现代的企业档案管理保密制度不完善，对保密制度的建立没有科学合理的方法，导致一些企业的商业秘密、技术资料被泄露或是被不法分子窃取，对企业的经营造成严重的影响。如何构建更好、更安全保密制度，已成为了一个企业管理十分注重的问题。本文主要针对企业档案管理的情况进行了分析，并对其中发展的要求进行了阐述，提出了重要的解决措施。

关键词：我国；企业；档案管理；困惑

引言

在当今时代，市场经济得到了飞速的发展，知识和信息也随之凸显出它们的重要性。在现在这样的形势下，企业档案实际意义就在于可以真实地记录企业生产、技术、科研和经营等活动。企业档案管理实现标准化、科学化，它是一种基础性信息资源，这对企业发展有着非比寻常的意义，对企业管理等各方面也有着非常重要的作用。

1目前企业档案管理工作的问题

1.1档案管理设备老化

部分企业不重视档案管理工作，对其建设投入过少的资金，导致随着企业的发展，由于档案管理设备跟不上发展步伐，出现诸多隐患。存储档案的库房设备陈旧、防盗设备简陋，保密性十分低，这就直接导致了防盗、报警、保险设施的缺乏或者失灵，不能发挥其应有的作用。这样就会给一些不法分子提供了便利，使得企业的信息档案处于极度不安全的储存环境中。

1.2档案的管理工作没有秩序

部分企业由于对企业内部的管理没有秩序，使得企业的档案保密工作严重缺失，尤其是项目工程的档案管理。在对工程档案的归纳、整理、保管上经验不足，存在档案未归档、未整理的基本错误。

1.3档案管理人员综合素质参差不齐，缺少相关人才

目前，从事企业档案管理工作的人员素质普遍不高，且十分缺乏高素质、专业性强的人才。工作人员态度不认真，不按照规章制度办事，例如存在查阅档案时不需要出示相关证明就能查阅的现象。并且对档案管理保密的意义没有足够的认识，导致易出现档案泄露的问题企业的发展产生影响。

2新形势下的档案管理创新

2.1档案工作观念的创新

（1）改变“坐守”观念，增强主动意识。档案部门应改变“坐守”档案库，等待别人来查档案的“守摊看点”式的服务观念，树立“以用户需求为主导”“以利用者为中心”的主动服务意识，不断创新服务内容和方式，扩大服务范围和手段，提高服务效率，形成档案工作的整体合力和规模效应，不断扩大档案管理工作的发展空间。（2）转变思想认识，树立效益观念。档案作为潜在的生产要素，通过对劳动力、劳动工具和劳动对象的影响，可转化为直接和现实的生产力。档案人员应转变档案工作只讲投入，不计产出，不求效益的思维观念，不断创新档案信息资源的开发，拓宽档案利用渠道，充分发挥档案的潜在价值，提升档案管理工作的经济效益。

2.2改善档案管理基础设施

档案室的建设应严格按照档案管理达标等级来进行。目前，档案室一定要创建达标必备的基础保护设施，例如档案柜、温度计、湿度仪和灭火器等，以防止档案被潮坏或因其他意外状况而被损坏。除基础的保护措施外，还需建设达标的安全措施，这是最关键的，例如不同等级的档案配备相应的安全设施，比如监测仪等，从根本上加强企业档案管理保密工作。

2.3完善档案管理制度

完善企业的档案管理制度是构建安全合理的企业档案管理保密制度的重要一步。想要完善档案管理制度，企业需做好以下两点：首先是档案管理要做到专职化管理。由于档案管理工作的特殊性和重要性，其相关的工作人员须为高素养、高素质的管理人才，且该类人才只需专职做好档案管理工作，不能搞兼职兼管。其次是要建立企业各项档案管理制度。档案的收集、整理、归档、借阅、提供利用和销毁等每一个步骤、每一项工作都必须严格按制度执行，认真履行登记、签字手续，确保档案安全。

2.4提高档案管理人员的素质

企业档案管理保密工作的好与坏，档案管理人员的素质很关键。由于这项工作的严格性，档案管理人员必须有较强的责任心和高度的保密意识，要确保无论什么样的突发场合均要做到职业要求。企业档案管理人员综合素养和技能培养与提高过程中可以通过以下几个措施：一是提高工作人员的政治觉悟。企业可以合理的组织政治学习，使其明白保密工作的政治重要性。二是提高工作素养。企业可以请一些专家来进行讲座，并且还可以挑选合适的人才参加深造进修、培训学习。三是提高思想素质。最后关键一步就是要从档案管理人员自身的角度出发，注重提高他们的思想素质与业务素质，调动他们的工作积极性，使得保密制度更有效的落实。

2.5加强信息化硬件建设，创新信息化技术

现代企业要建立科技投资的观念，提高档案管理信息化软硬件设施的资本投入。配备齐全、先进的硬件设施，为工作的开展提供基础性能服务。还要大力引进行业内外的先进软件技术，以科学理念为指导，不断创新实践。进一步划分处理有效信息，保护机密文档，提高档案的安全稳定性，将资源共享开放到最大程度。

2.6扩大档案管理对象，建设企业大数据综合档案室

建设大数据综合档案室应当改变传统的收集管理档案的模式，适应大数据时代的要求，将企业各个部门方方面面产生的大数据作为主要的档案管理对象，还应当将所有不同载体、不同类型的档案数据纳入管理范围。其一，做好归档工作，确保企业电子文件、数据的齐全完整。企业电子文件、数据应该作为企业档案数据的一部分进行归档，使之成为企业全部档案数据的重要组成部分。要充分认识到电子文件、数据归档的重要意义，把电子文件、数据归档管理作为企业档案信息资源建设和档案信息化建设的重要内容来抓。其二，完善企业档案信息化收集系统。在大数据时代，企业档案的收集工作应智能、多元与高效。一是走出去。档案工作者应该走出去，深入企业生产第一线，对企业生产的各个环节、各个程序进行调查研究，以掌握更多的信息流向、数据点等，并将有价值的数据信息纳入收集系统。二是对企业生产的关键性节点实行全面的控制与监测，做到全面掌握及时收集。三是做好网站网页以及企业业务电子邮件的管理。企业网站作为企业发布信息、与客户互动的主要渠道，也会产生大量的企业业务信息数据。这些信息数据具有重要的凭证价值和研究参考价值，都是档案数据。企业业务电子邮件也记载了大量的原始业务信息数据，同样具有很大的保存和利用价值，也是档案数据。因此，网站网页和企业业务电子邮件也是企业档案信息资源的组成部分，应当对其进行有效的管理。

结束语

现代企业管理突出科学性与时效性，进而给档案管理工作提出了革新的强烈要求，对其开展信息化建设无疑成为最佳的变革途径。现代企业必须以科学发展观为出发点，以科技为依托，以人才为突破，来实现档案管理信息化的最大服务价值。

参考文献：

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