高校档案信息化建设中存在的问题及改进措施

高校档案信息化建设中存在的问题及改进措施

范丽伟

黑龙江外国语学院黑龙江哈尔滨150025

摘要：档案信息化是适应社会信息化发展的必然产物，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择。加快高校档案信息化建设的步伐，大力开发和利用档案资源，将对高校教育科研具有深远影响。高校档案资源的科学合理的开发与利用，极大地影响着高校各项工作的有序开展。本文对于现今高校档案信息化建设中存在的各种问题进行重点研究，并进一步提出了相应的举措。

关键词：档案信息化；问题；措施

前言：高校档案建设工作是高校各项工作运行的基础，实现档案信息化建设，对于高校整体工作的推进具有重大意义。高校档案信息化是一项系统工程，是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化形式为中心的转变过程。其重点为充分应用当代信息网络科技，来达成汇集、整合、传输、存储的一体化档案信息管理，使得高校形成数字化档案信息。

1档案信息化的意义

高校档案信息化建设是时代发展的需要。随着社会的进步、科技的发展，我们已步入信息时代。高校档案工作的重心将由传统的手工操作，转移到档案信息化建设上来。创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升进行高校档案信息化建设，有利于档案信息资源的保存。档案信息化建设要将以传统载体形式存在的各类档案进行数字化转换，存储在信息容量大、传输快、占用空间小的光盘或硬盘中，档案使用者可以通过计算机网络对所需档案进行查阅，从而有效避免因反复查阅，对档案原始材料造成的损坏甚至损毁。高校档案信息化建设，有利于档案信息资源共享。提升了档案信息的利用效率与服务质量，使得档案利用与馆藏发挥出最大化的社会效益。

2高校档案信息化建设中存在的问题

2.1档案信息建设规范相对滞后

高校档案信息化建设的相关标准体系复杂，而且信息技术还在急速发展中，这使得信息化建设的标准、规范相对滞后。因此在信息化建设过程中，难以做到对各种通行技术标准的兼容性，更不可能既为未来信息技术发展留下余地又能兼容以往的标准规范。档案信息化建设，促使各信息资源的整合、共享，实现档案纸质资料和电子信息的同步归档，档案馆工作人员通过系统对档案数据检查、验收，减少了档案资料数字化及条目录入的工作量，缩短了档案形成和利用的周期，提高了工作效率。

2.2档案信息发展滞后

随着高校信息化建设的不断发展，学校各部门都采用了各自的信息系统，在高校档案当中所馆藏的丰富的档案与资料是高校当中实用性的信息。在高校的各项工作当中如果需要查询和利用相关文件与资料，档案部门应提供确切的资料，推广与应用多元化的服务形式，为档案需求者提供快捷、便利的服务，达成信息的高效利用。但由于学校缺乏统一规划、信息化建设时间有先有后等原因，造成了学校各个部门的信息化建设各自为政，采用的软件系统不一致、数据标准不统一、缺乏统一的信息资源管理平台的现状，形成有多少信息系统就有多少“信息孤岛”，资源无法共享的局面，直接导致档案数据兼容、检索利用服务工作的难度和成本增大的结果。因此，档案信息化建设是档案工作的信息适时收集、多元化服务的功能升华。随着高校档案信息化建设层次的提升，可以快速与便捷地开发利用档案信息，进一步拓展服务领域，并增强社会效益。

2.3档案管理人员素质有待提高

在档案信息化建设持续发展方面，高素质的人才团队也是一个具有决定性的因素。因此应引进和培养高素质人才，现今在较多高校当中缺乏档案与信息专业的综合性人才。但现实情况是，高校档案工作长期被忽视，档案管理部门被认为是“养老部门”，更甚者成为学校接收富余人员的机构，使得档案管理人员的素质参差不齐，工作积极性不高，档案管理人员很少甚至没有接受档案管理相关继续教育培训，仅凭原有的知识、技能、经验完成工作。这样的档案管理人员队伍很难适应档案管理信息化建设和高校档案事业发展的需要。

3高校档案信息化建设的改进措施

3.1深化对高校档案信息化建设的认识

要实现现代化的档案管理，首先高校领导应对此工作高度重视，并给予大力支持。持续推进档案信息化建设，增强发展动力，逐步实施数字校园建设与档案信息化建设的共同进步。接下来应进一步加强档案意识，在档案信息化建设方面构建起全校共建的统一认识，并在全校加大宣传力度，来推进此项工作的持续开展。最后应建立健全档案信息化的各项管理制度，并做出立足于学校实际情况的策略，例如：档案保密、档案存储、档案专用室管理制度等一系列的相关制度，来规范化应用档案。高校的档案信息化建设应当根据教育部本科评估体系来制定整体规划，紧紧围绕本科教学水平评估的指标体系来组织实施。在保管和整理材料时，应严格按照教育部规定的指标顺序来准备，即从一级指标到二级指标再到更具体详细的要求，按照“一总四分”（即总体设计、分解指标、分级评估、分项建设、分段推进）来收集整理有关文件材料。同时，不能拘泥于书面材料一种形式，还应该有图表、录像、照片、电子档案等样式。这样才能更好地证明学校为提高教学质量确实做了许多卓有成效的工作，才能让专家们查有实据，评估公正。

3.2完善档案信息资源管理标准

档案是最重要的历史记录载体，不论采取什么样的手段进行管理，其自身具有的反映历史、佐证过去的固有属性不应该改变。实现数字化以后，档案的保存、保密、查阅、复制等一系列管理上的问题将随之发生变化，其焦点是电子档案上网以后如何维护档案数据库的安全、限制调阅权限及保护好知识产权和科研教学机密。实现数字化以后，档案的保存、保密、查阅、复制等一系列管理上的问题将随之发生变化，其焦点是电子档案上网以后如何维护档案数据库的安全、限制调阅权限及保护好知识产权和科研教学机密。因此，建立一整套在数字化背景下的规范的管理制度是完成好这项工作的前提，没有制度作保障一切工作将无章可循。上网以后，有时一个不经意的失误给学校乃至国家带来的负面影响是难以估量的，因此说档案信息化建设必须做到有章可循，有章必循。

3.3促进档案管理人员的素质的提升

在档案工作当中，档案管理人员应积极主动地参与档案信息化建设，建设起一支专业性较强、实践经验丰富的高素质人才团队，是高校档案信息化建设的工作重点之一，高校应建立起良好的人才培养机制，致力于打造一支专业性较强、实践经验丰富的档案管理人才团队。档案信息化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，因此人才队伍建设问题是档案信息化建设成败的关键。高校档案部门要把培养和锻炼一支现代化知识型的档案管理人才队伍作为一项战略任务来抓，加强对档案信息化人才建设工作的宏观管理，遵循人才成长规律，根据不同的人员类别进行合理的培养安排，最大程度地发挥所长。高校档案部门要把培养和锻炼一支现代化知识型的档案管理人才队伍作为一项战略任务来抓，加强对档案信息化人才建设工作的宏观管理，遵循人才成长规律，根据不同的人员类别进行合理的培养安排，最大程度地发挥所长。

4.结语

总之，档案信息化建设，就是运用计算机技术、网络技术、数字化技术等信息技术提高档案工作现代化水平。作为现今社会科技发展的重点趋势，信息化技术日益受到广泛关注，在高校档案建设过程中，应持续进行深入系统的研究，促进档案信息化建设的发展与进步。高校档案信息化建设对档案事业的发展有着重要的意义，但在实际的建设过程中，档案信息化建设存在着不少的问题，为保证档案信息化建设的顺利开展，并达到预期的效果，要立足于实际情况，制定推进档案信息化建设的有效策略。

参考文献：

[1]张荣.实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设[J].办公室业务,2017(23):123.

[2]张祝杰.高校档案信息化建设的探讨[J].办公室业务,2017(18):104-105.