医院人事档案管理新模式刘卫红

医院人事档案管理新模式刘卫红

刘卫红

邯郸市中心医院河北邯郸056000

摘要：人事档案是个人工作的原始凭证、是办理个人待遇的证明材料、是选拔任用干部的重要参考资料，加强档案管理，是不断深化人事制度改革的需要，因此在档案管理的过程中，需要不断加强档案管理工作。但是就医院人事档案管理来看，管理过程中明显存在重视程度不够、专业人才缺乏等工作，因此需要在管理的过程中采取恰当的措施来提高认识，加强领导班子建设，加大经费投入，促进医院人事档案管理工作的顺利推进。

关键词：人事档案；管理；模式

1人事档案管理现状

1.1相关人员不够重视干部人事档案工作

相比其他事务来说，主管领导会认为人事档案管理工作只是一种附属性的工作，处于次要的地位，只要单位的人事档案有人管、不丢失、不泄密、以及能进行人事档案的外调查档就是完成了档案管理的任务。在这种消极思想的影响下，医院人事档案管理工作落后，管理水平差，管理经费不足，档案管理室设备简陋。由于认识不到位，服务意识差，导致人事档案管理发展跟不上档案服务信息化网络化的要求。

1.2档案管理制度不完善

干部人事档案的收集、鉴别、整理、归档、保管、利用、转递等规章制度不完善，有的单位虽然有各项规章制度，但仅仅是流于形式。这就给个别有坏心思的人又机会钻孔子，在档案管理中出现假冒档案管理材料以及私自篡改档案管理材料等情况，甚至还有一些人员私自销毁档案管理材料，一旦出现这些情况，医院没有给予足够重视，往往就会导致更加严重的后果。而且，就目前的档案管理过程中，往往存在档案材料不完善等情况，档案管理人员补充起来会比较困难，这就导致干部人事的管理工作难以正常进行，无法充分实现人事档案管理的真正价值。

1.3干部人事档案管理人员水平有待提高

目前，各单位虽然都有所谓干部人事档案管理人员，但是档案管理的整体水平还不能适应当前社会发展的需要，大部分的档案管理人员在管理的过程中还存在管理意识薄弱，理论水平不高等情况。

1.4专业人才缺乏

随着社会的发展，人事档案管理应该从传统手工管理向信息化手段管理过渡，人事档案管理人员专业水平亟待提高。但是，人事档案管理人员在实际管理过程中还普遍存在专业知识匮乏以及知识老化的现象，大部分的人事管理人员不够专业，不能真正适应工作的实际需要。还有一些专业单位还普遍存在着档案管理人员匮乏，人员担任着相邻职位。这些非专业档案管理人员，不仅缺乏档案学、档案管理学以及档案著录、标引、检索、修裱等有关档案管理的专业知识和基本技能，档案管理人员在实际管理过程中由于缺乏规范化的管理，导致管理工作难以真正落实，还有一些管理人员缺乏计算机操作知识，严重影响到档案管理的效率和质量。

2转变医院人事档案管理模式

2.1加强管理，增强意识

需要积极加强对医院人事档案的管理工作，积极营造出良好的社会管理氛围，不断加强对人事档案管理工作的重视程度。医院人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化为医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。实现人事档案的信息化管理至关重要，但也要积极落实档案信息的开发利用，提高医院人事档案管理的效率。将档案管理的工作进一步地细致化，将人事档案进行详细的分类整合，进行档案的数据化处理，方便档案管理人员对档案进行及时的更新补充，以保证人事档案的完整性。方便为医院人员职称评定、人力资源配置等工作提供依据，进一步提高人事档案信息的利用率。

2.2推进资源共享

随着多媒体技术、计算机网络技术和现代通讯传输技术的发展，各种载体形式大量增加，对档案部门产生了极大的冲击和深刻的影响，以电子档案为代表的新型载体档案可能会取代传统形式的纸质档案，这是未来档案工作发展的基本趋向，为适应新形势的发展。为使未来档案工作发展的基本趋向，为适应新形势的发展，提高档案的管理水平，首先要解放思想、更新观念，掌握现代化的专业技术。其次，先进的档案管理软件是实现档案现代化管理必不可少的工具之一，应开发一个统一的档案软件，并能和现有的办公网络相连，实现档案信息的网上检索和电子文件信息共亨，为用户提供服务。

2.3加强基础设施建设

重视档案的基础设备建设不断改善档案保管条件，要想实现医院人事档案管理的现代化，就必须满足档案室的办公用房，有相对充足的资金作保障，为档案管理工作提供便利的条件。医院人事档案室应配备扫描仪、数码相机、刻录机、数码录像机等，提高档案信息的基础质量，使医院发生的重大事件，都有文字、照片、录像、多媒体等形式的记录。

2.4加强业务理论知识学习，提高干部人事档案管理人员的素质

可以通过举办各类各层次的培训班，来更新干部人事档案人员的观念、知识，以提高他们的业务水平。还需要定期组织相关的人员就人事档案管理工作进行深入的学习，不断拓宽其视野，提高工作能力。同时，还需要定期鼓励干部档案管理人员在实际管理过程中不断落实档案管理的相关政策法规，真正了解到工作领域的现状和发展状态，切实提高政治理论。通过这一措施的落实，从整体上提高干部管理人员的档案管理能力。

2.5大力宣传，全民动员

领导人员在实际管理过程中需要不断重视档案管理工作的重要性，尽量挑选那些热爱档案管理，保密工作到位，在自己岗位上兢兢业业，甘于奉献的人员来进行管理工作，另外还需要对档案管理人员进行定期的培训，尤其是要认真学习《中华人民共和国档案法》、《保密法》、《干部人事档案管理工作细则》、《干部档案工作条例》、《干部任用条例》等文件，熟练掌握干部人事档案工作的基本知识、程序和要求，对档案管理人员进行相关软件的操作，通过培训，不断提高档案管理人员的能力和专业素质。同时，还需要加强对档案管理的宣传工作，督促其在实际管理过程中加强对档案材料的管理，保持档案的连续性，最后，在档案管理的过程中，需要向每个员工宣传档案管理的重要性，避免在档案管理过程中出现“弃档”、“死档”等现象。

结束语

综上所述，我国的医院人事档案管理工作虽然已经取得了一定的进步，但是在发展的过程中还存在很多的问题，特别是我国正处于转型的时期，档案管理中的问题暴露得越来越多，因此就需要在档案管理过程中完善档案管理工作的相关法律法规，并结合社会发展的需要，调整我国人事档案管理的工作方向，进一步完善我国的医院人事档案管理。克服新时期的困难，为社会提高良好的服务。

参考文献：

[1]吕晓霞.新形势下医院人事档案管理的体会浅析[J].医药论坛杂志，2011（15）

[2]张卫，宋慧哂.医院人事档案管理的现状浅析及对策[J].中外医学研究，2011（20）

[3]周宝珍.医院人事档案资源管理现状与开发[J].人力资源管理，2011（04）

[4]陈福香，宋世桂，王进庆，孙琳.医院基建档案归档中存在的问题及对策[J].中国科技信息，2008（10）