高校干部人事档案管理存在的问题及对策分析

高校干部人事档案管理存在的问题及对策分析

李兆楠

李兆楠（河南省化学工业学校河南郑州450007）

中图分类号：C939文献标识码：A

摘要：文章对高校干部人事档案管理存在的问题：内容失真；内容陈旧；内容分散；内容雷同化；管理手段老化。解决问题对策：严把入口关；及时收集；迅速归档；人事档案和业务档案合并管理；积极推进高校档案管理现代化、提高档案管理人员素质。

关键词：高校人事档案管理存在问题对策

高校干部人事档案是干部人事工作的重要组成部分，它是以教职工个体为单位集中保存起来的档案材料，其内容记载了教职工个人经历、政治思想、德能勤绩等情况，是历史地、全面地考察、了解和正确地使用每一个人的重要依据。因此，开发利用高校干部人事档案信息资源，能为高校充分实现“人尽其才，才尽其用”提供有力的保证和优质服务，是高校干部人事档案管理工作的重要任务。但由于历史上、政策上、管理和技术等方面原因，目前在干部人事档案和管理中存在着各种各样的问题。

一、存在的问题

（一）内容失真。干部档案既然是一个人在社会实践活动中的真实记录，这就要求档案材料必须真实可靠，实事求是，不得有虚假、想象和夸张，不能掺杂任何水分。但在现实的人事档案中，出现了履历材料内容前后不一致的现象。例如，有的材料中出生年月推后了，有的材料中参加工作时间提前了等等，使其丧失了真实性、严肃性、权威性，给组织人事部门办理离退休、调资晋级及专业技术职务评聘工作带来很多困难。

（二）内容陈旧。长期以来，高校干部人事档案工作受计划经济体制的束缚，忽视了自身的特点，对学校的管理干部和教学研人员的档案不分行业和类型地按十大类的模式笼统地进行管理，其内容一般包括:履历表、工作履历表、入党材料等，而大量有价值的德、勤、能、绩的材料都被散存在各有关部门。例如:教师的知识更新材料、在职培训材料、教务部门的考评材料、教学督导部门的听课评价材料等很难收集归档。这就造成了干部人事档案中的材料反映过去情况的比较多，而反映近期表现的特别是业绩、科研能力和水平等方面材料很少。

（三）内容分散。在高校里，一个人的档案材料往往分散在几个部门管理，各有各的管理要求和方法。例如，反映政历的材料存在人事档案里；反映教学任务完成情况、教学教果评价的材料放在教学档案和部分文书档案的教学类中；而科研成果则存放在科研机构的科研档案里。各类档案的存放相互之间缺少联系，就形成了“一人多档”的局面，若要了解一个人的综合情况，就必须到几个部门去了解、统计。这种分散的管理方式往往会造成有些材料几个部门抢着归档，导致遗漏。一旦有人调动往往形成只寄出人事档案，而其他教学、科研等档案弃之一旁的情形，使用人单位不能及时、全面地了解该人的全部情况。这种分散管理难以保证各方面材料的一致性、准确性、全面性，影响了学校的队伍建设和人才的合理流动。

（四）内容雷同化。现有高校的干部人事档案，定性描述多，定量分析少，这些描述性材料避重就轻，以希望代缺点。在评价教职工政治态度、思想表现时，基本上都是些雷同的政治性套话，诸如“坚持四项基本原则，同党中央保持一致”、“立场坚定，认真学习马列”、“希望继续努力克服不足”等很难反映一个人的特点和全部，有千人一面的感觉。由于对教职工的工作实绩缺乏连续性的记载，往往在变动职务、调整级别、提高工资时，简要粗略地写上几笔定性的评语，致使组织人事部门在考察、选择人才过程中，经常是“不看档案不放心，看了档案不顶用”。这使干部人事档案在“知人”方面失去了依据作用。

（五）管理手段老化。随着高校事业的发展，人员增加和个人档案材料的增多，人事档案管理工作日趋繁重。在充满刺鼻樟脑味的档案库房里，管理人员依然靠手工填写、拆装。今天刚处理完了调整表，明天又有职称材料，手头的考察材料还未处理完毕，新的考察材料又要收集。在当今高科技信息时代，人事档案管理的老一套表现出明显的落后与不适应。

上述干部人事档案工作中存在的种种问题，固然有历史、政策、管理和技术等方面的原因，同时也反映了人事档案管理工作严重滞后。

二、解决问题的方法

（一）严把入口关。档案材料的真实性是干部人事档案的生命所在，是发挥其参考价值的基础和前提。虚假的档案材料不仅毫无价值，还会影响对一个人的正确评价和使用，甚至导致冤假错案的发生，这在我国历史上是有沉痛教训的。因此，干部人事档案管理工作者，要坚持原则，坚持真理，敢于抵制不正之风，要用党和国家的有关政策度量归档材料，科学鉴定，认真审核，严格把关，维护档案的真实性。要做到不经审查的材料不归档，内容不真实的材料不归档，国家不承认的不归档，与政策不符的不归档。做到这些对维护档案材料的真实性有决定性意义，也是对管理人员的基本要求。

（二）及时收集，迅速归档。要拓宽收集渠道，建立收集和归档工作责任制，采取“重点收集与普遍收集相结合”、“定向、定时、定内容收集”等多种切实可行的办法，经常地、及时地将反映教职工德、能、勤、绩等方面材料充实到人事档案中去，保持档案材料在反映教职工本人面貌方面的综合性、真实性、系统性，以提高其使用价值。使高校人事档案真正成为人才信息库，为全面、历史地考察、了解教职工提供可靠的依据，充分实现档案在组织人事工作中“观其卷，知其人，用其长”的作用。

（三）人事档案和业务档案合并管理。一个人的档案应该是历史材料与现实材料的结合，政治素质材料与业务能力材料的集合。高校人事档案工作应结合高校的实际，突出高校在教学、科研等方面的特点。为将人事档案和业务档案合并，统一设置为上下两卷。上卷是政历类材料包括：履历材料；鉴定考核材料；学历、职称材料；政审材料；党团材料；奖励材料；违纪材料；工资、出国材料等。下卷是业务类材料包括:业务自传；业务考核材料；科研成果的评价材料等。这样一来，使人事档案真正成为反映高校教师、管理人员德才的信息数据库，从而为高校选拔人才提供完备的第一手资料。

（四）积极推进高校人事档案管理技术现代化，大力提高干部人事档案工作人员的基本素质。目前，高校干部人事档案工作基本上是以手工为主，工作效率低下，准确性差；或已配置了计算机等现代设备，但由于缺乏具有现代化管理知识和先进管理技术操作技能的档案管理专业人才，先进的技术设备也难以发挥作用，计算机在干部人事档案管理方面的开发和利用很不够。因此要大力开展对档案工作人员的业务培训，通过边摸索、边实践、边改进、边提高的途径，切实搞好干部人事档案计算机管理的开发工作。在实现档案管理现代化过程中，干部人事档案工作人员不仅要掌握现代化管理技术设备的操作技能，还要通过现代化管理档案工作实践，充实现代化管理知识，改进档案管理办法，不断提高业务水平以及政治素质。