浅议干部人事档案管理的热点问题

浅议干部人事档案管理的热点问题

谢东坤

国网蒙东综合服务公司内蒙古呼和浩特市010020

摘要：近年来，随着我国社会主义市场经济的逐步建立，原有的人事档案管理体制的弊端日渐暴露，档案材料不全、失实、造假乃至遗失的现象频频出现，系统研究当前我国人事档案管理中存在的问题，剖析产生这些问题的成因，探讨解决这些问题的对策，这对于应对干部人事档案工作的新形势，探索人事档案管理的新模式，充分发挥人事档案在人力资源开发利用中的作用具有十分重要的意义。

关键词：干部；人事档案；管理；问题；解决对策

一、干部人事档案管理存在的问题

1.1档案管理水平不高

干部人事档案管理工作，既是一项政治性、政策性、保密性、服务性很强的工作，也是一项具有科学性和专业性的工作。这些性质要求从事干部人事档案管理工作的人员，必须具备较好的政治素质和较高的专业素质。但由于档案管理人员大多数是身兼多职，对档案工作投入的精力不足，相应的业务培训系统性不强，因此严重影响了档案管理水平。

1.2档案收集力度不够

干部人事档案的形成单位分散，有本单位的，也有外单位的，而且形成时间不固定，给档案收集工作增加了难度。在整理干部人事档案时经常会遇到材料缺失的现象。一般有三类材料缺的比较多。一是学历、学位材料；二是奖励、表彰登记表；三是较早前的干部任免审批表及考察材料。有的收集的材料大小不一，字迹潦草不清，书写不规范，给干部人事部门查阅档案带来了很多困难。

1.3档案整理水平欠缺

干部人事档案要进行规范化的整理，干部人事档案既不能“欠”整理，也不能“过”整理。在新《条例》规定之前，档案材料必须统一裁剪或整理成标准的16开（260*184mm）规格，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水笔或复写纸书写。而在实际档案文卷中会看到很多不符合档案整理规定的地方，有的档案整理人员为了达到标准大小的纸张规格，对档案材料实行野蛮裁割，导致许多有价值的档案材料缺失边角内容；有的档案材料被反复打孔装订，致使左侧边缘综排达10余个孔洞；由于档案整理人员对档案鉴别存在理解差异，所以在对整理中因审核剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审核批准后分情况予以处理，而在实际工作中，对剔除档案的材料登记往往无迹可查。

1.4档案管理信息化程度不强

随着科学技术的发展，计算机技术得到广泛的开发，但许多先进的技术手段和管理理念还没有充分深入到档案管理上来。特别是调阅档案程序需要反复翻阅档案原始材料，影响了档案的保存和安全，并造成一定的资源浪费。

二、干部人事档案管理热点问题的解决对策

1.增强意识，提高档案管理人员素质

档案意识就是指人们对档案和档案工作的重视程度。首先要提高单位领导的档案意识，有效避免档案工作“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象。单位领导的档案意识提高了，档案工作就会有发展其次要提高管理人员的档案意识，增强其工作责任心，提高工作积极性，变被动为主动，变等材料上门为主动收集材料，主动在思维方式、工作作风和行为方式上积极转变，这样他们就会在档案材料的形成过程中严肃认真，为维护档案材料的真实，可靠、完整、全面打下良好基础再次要大力开展干部人事档案管理工作的宣传，努力营造全社会关心人事档案，自觉支持人事档案管理的良好氛围，提高大家对干部人事档案工作的知晓率。从而使干部人事档案管理工作尽快制度化、规范化、科学化。

2.严格把关，确保干部档案真实性

改革时期的干部工作为干部档案工作增添了新的内容，同时也对具体工作人员提出了更高的要求。要求工作人员具有较高的政治素质，较强的业务能力，广博的科学文化知识和一定的外语基础，否则就难以胜任当前的实际工作。档案工作人员良好的政治素质能确保在工作中自觉贯彻党和国家的各项方针政策。把好两道关口。一是“入门关”。要对干部档案缺少材料情况进行集中清理，通过书面方式，责成材料形成单位将材料收集整理、经单位审核后统一移交管档单位，尽量减少、避免历史遗留问题的影响，保证干部档案内容真实、准确、规范、完整。二是“更新关”。要建立档案资料收集责任制，对负有提供资料责任的部门和人员作出归档内容和时限的要求。

3.规范管理，建立健全各项规章制度

第一，干部人事档案反映干部历史，体现了干部德能勤绩，是党组织和人事部门培养和使用干部的重要依据。这就要求档案人员必须具有较高的政治素质和业务能力。档案工作人员较高的政治素质，能使其在干部档案材料归档及有关工作人员查档的工作中坚持原则办事，坚决反对篡改档案、危害档案、歪曲历史的行为，确保档案的完整安全。档案工作人员的良好职业道德修养，使其在档案工作中遵循人事档案的运动规律和科学原则、方法管理人事档案工作。第二，做好收集工作，把好源头。人事档案的管理工作，首先要把好材料的入口关，对来路不明及有疑义的材料，要进行调查核实，验明正身，作为好初步认定工作，切断文件材料的污染源头。第三，认真细致把好鉴定关。根据形成材料的历史条件、主要内容、用途等从查材料是否完整，事实是否准确，手续是否完备，书写是否工整、清楚入手，逐一审查。对年龄、工龄、党龄，学历等要重点核对，确定无误后方可入档。第四，依法治档，把好制度落实点。档案工作人员要努力在落实制度，依法管理上下功夫。制度是做好工作的前提和保证，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。建立健全干部档案查借阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责、转递等制度，做到制度上墙，责任落实，规范档案的查、借、用、转等管理程序。特别是针对人才流动与档案转递不同步，人才不合理地流动，造成“人档分离”越来越多的现象，要严格按照管理权限，对不在本单位的人员的档案必须妥善处理，该转递的要及时转递，有效避免“人档分离”情况的发生。

4.加快建设，实现档案管理的信息化

一是要档案中的手写文字信息向电脑化转变，在档案日常工作方面尽量实行微机化操作，利用计算机、扫描仪等现代化设备，将文字、图片等资料变成数据资料，使干部档案信息化，建立起完善的干部人事档案数据库系统，利用干部档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，保证干部档案信息的实效性、真实性和正确性

二是要把数字化的信息向网络化转变，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享，为适应这种转变，干部人事档案管理的重心应逐步由实体管理转向信息管理由手工管理转向计算机管理由人工检索转向网上查询。阅档者在家中或实验室利用计算机网络进划言息高速公路，直接查阅各类电子档案，可大大减少档案借阅服务的工作量，提高档案的利用率，使人事档案真正成为开发高校人力资源的信息基地，从而推动推动了高校干部人事档案向规范化、标准化、数字化方向迈进。

三是创新技术和手段，提高利用效率。在注重保密的前提下，利用信息化技术，探索新的方法，对档案进行合理、灵活地开发利用，充分挖掘信息作用，把“死”档案变成“活”资源，有效服务社今、之了。

结束语

近年来，随着对干部人事档案整理要求的细化和对档案管理人员业务培训力度的加强，档案整理水平普遍提高，出现的问题也越来越少。但各个方面的问题任会存在，这就要求我们档案管理人员要不断学习，更新观念，积极探索档案管理新模式。

参考文献：

[1]张天龙.干部人事档案管理工作存在的问题及对策[J].企业改革与管理，2016（22）.

[2]刘明，李红芹.干部人事档案收集归档工作初探[J].北京档案，2016（06）.

[3]李雪云，饶圆.干部人事档案专项审核中的问题及对策[J].山西档案，2016（02）.