基于新形势下加强电力公司档案现代化管理探讨

基于新形势下加强电力公司档案现代化管理探讨

付晶晶王蕾

付晶晶王蕾

（国网新疆电力公司检修公司830002）

摘要：电力档案是电力工业发展史的真实记录。近些年来,我国的电力工业快速发展,电力档案所包含的信息也日益丰富。如何有效管理电力公司的档案,使其宝贵的资源价值得到充分发挥,是电力公司必须慎重考虑的重要问题。本文分析了在新形势下加强电力公司档案现代化管理的综合方法,以作抛砖引玉之用。

关键词：加强；电力公司；档案；管理

进入新世纪之后，我国已经全面进入创新时代，科学技术日新月异，社会各行各业都在快速发展。国家“十二五”规划的实施使得电力公司更是面临着体制的重大变革，只有不断调整内部结构，电力公司才能在激烈的市场竞争中占据一席之地。与此同时，电力公司的档案管理工作作为一项基础性管理工作，也要紧跟时代发展的步伐，谋求不断创新，实现现代化管理，要围绕公司的重点工作和生产经营中心，紧抓机遇、迎难而上。从目前来看，电力公司的档案管理现状不尽如人意，亟需采取行之有效的措施予以解决。笔者根据已有的工作经验，先分析新形势背景下电力公司档案管理存在的问题，接着提出有针对性的解决对策，希望能起到抛砖引玉的作用。

一、电力公司档案管理的重要性

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。而档案的管理又是电力公司管理工作中的重要环节，它直接关系到电力公司能否赢得市场竞争的主动权。所谓的电力公司档案就也就是电力公司生产经营活动的最原始记录。它不仅真实的反应了电力公司的发展历程，而且还涵盖了大量的科技资源和知识信息，进而推动电力公司经济的快速发展。这就要求电力部门以科技创新为理论基础，抓住机遇，加快建设和完善电力公司的档案管理工作，使其更好地适应社会主义市场经济的管理体制，保证电力公司经济的快速发展。

二、新形势背景下电力公司档案管理存在的问题

2.1对档案的重视程度明显不够

长期以来，相当一部分人员对电力档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和市场占有率、产品的质量、售后服务比起来简直是微不足道。对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想表现出一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作所产生的直接后果就是无法为企业提供高质量、高效能的服务。

2.2档案管理人员的业务能力有待提高

档案人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和。概括地说就是从事档案工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。很多电力企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。同时，有些档案管理人员身兼数职，除了要处理档案管理工作外，还要从事其他工作，使他们无法全身心地投入到档案管理工作中。再加上档案管理员的待遇不够高，挫伤了他们的工作积极性，导致档案工作人员队伍不够稳定。另外，相当一部分的电力企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室，这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。很多该保存的资料没有得到保存，而大量没有价值的资料倒是被长期保存了起来，不仅不能推动企业经济的发展，还会在一定程度上增加企业的经营成本。

2.3档案管理信息化建设严重滞后

信息化是档案现代化管理的发展方向，也是提高档案管理效率的重要路径。如今，电力公司的档案管理信息化建设还比较滞后，具体体现在：公司对信息化建设的投入明显不足；实施过程中缺乏行之有效的依据和措施；部分公司虽然配置了相关的数字化硬件设备，但是没有充分利用；专业人员不足，严重影响电力公司档案信息建设的进程。

三、新形势加强电力公司档案现代化管理的综合方法

3.1优化制度建设和组织机构

随着社会的不断发展，公司文件不仅数量激增，而且形式各样，这对公司档案工作提出了严峻的挑战。所以，电力公司必须优化、完善现行的各项管理制度和标准，紧密结合公司体制、内部机构职能的变化，出台新的符合电力体制改革的档案管理规章制度。比如，重新修订电力公司档案分类表、档案归档范围和保管期限表；进一步规范电力公司档案工作组织机构的人员编制；在公司岗位权责划分过程中，将档案的收集、整理和立卷归档工作纳入所有员工的岗位职责范围内，并严格执行责任追究和奖惩制度，最终纳入工作绩效考核体系中，以此形成管理闭环，构建科学合理的档案归档工作流程；还要尽快制定规范的档案管理应急预案，以此有效防范档案信息在特殊情况下遭遇的安全问题。

3.2加强档案人才队伍建设

作为公司正常运营的重要保障，人才的重要性不言自明。为了满足新形势发展的需要，必须不断提高档案工作人员的综合素质和业务能力。首先，电力公司要配备具备专业知识的工作人员承担档案管理工作，根据公司规模和档案的递增情况才确定人员编制。其次，对档案工作人员加强教育培训工作，促使他们多涉猎专业知识，发展实践技能。比如电力公司可以组织档案培训班，开设专题讲座，让档案人员共享信息、了解动态，完善知识结构、再次，提高档案工作人员的福利待遇，使他们意识到自己在公司中的重要地位，从而激发起工作积极性，为公司发展做出积极贡献。

3.3加快档案管理信息化建设进程

随着信息技术的不断普及，电力公司要加快档案管理信息化建设进程，首先要争取到公司领导的支持，使他们充分意识到信息化建设的重要性，对其加大资金投入。其次，要努力实现公司档案的前端控制，不仅要完善文档一体化管理流程，还要尽早使用当下流行的各类集成信息系统，积极介入电子丈档的形成和管理过程，并要加入鉴定、保存和利用档案信息的功能。再次，还要重视对涉密档案信息的处置管理工作，尤其要严格控制某些涉及知识产权和商业秘密的档案信息的使用权限和范围。第四，还要根据《国家电网公司纸质档案数字化技术规范》的要求，将纸质档案实现数字化，完成档案资源数据库的建设，使档案信息的价值得到充分发挥。

结语

随着科学技术的蓬勃发展，电力公司档案工作面临着信息时代的严峻挑战。档案管理人员要不断总结经验，持续探索，构建全新的工作模式，促使电力公司获得深入的可持续发展。

参考文献

[1]孙志梅.电力档案管理工作中存在的问题及对策[J].中国电力教育.2010

[2]李泠君.电力公司档案管理投入与产出的思考[J].山西档案.2009(S2)

[3]徐悦红.对电力企业档案信息现代化管理及对策的探析[J].经营管理者，2011（10）.

作者简介

付晶晶（1986.1-），女，新疆乌鲁木齐人，新疆大学本科学士，助工，单位：国网新疆电力公司检修公司，研究方向：档案管理。