电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施

电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施

胡静

阿克苏公路管理局新疆阿克苏市843000

摘要：档案管理是事业单位的主要工作内容之一，良好的档案管理质量对于事业单位的运行和发展都具有十分重要的作用。随着计算机技术的发展和普及，电子信息技术逐渐被应用到档案管理工作中，并且有效提升了事业单位的档案管理质量，本文在深入分析事业单位档案管理特点的基础上，详细阐述了电子信息档案管理在事业单位中的应用以及风险控制措施。

关键词：电子信息；档案管理；事业单位；应用；风险控制

一、档案电子信息特点

档案管理工作开展的过程中，电子信息本身具有较为明显的传播收集快、信息开放性强、来源广泛、种类繁多、形式多变等多方面的特点。在档案管理工作开展的过程中，需要结合电子信息的实际特点来展开相关的管理工作，这样才能最大限度地对电子信息进行利用和开发。与此同时，档案管理工作中，电子信息本身的真实性和可靠性在实际验证的过程中具有一定的困难，在开发利用的过程中也要进行重点关注，实时对工作内容进行调整，确保相关信息内容的完整、准确、及时、有效。

在现代科学技术不断发展的趋势下，档案管理工作开展的过程中，电子信息资源如何更好地开发与利用，这已经成为当前档案管理工作中的重要课题。只有重视档案信息资源的开发，并且结合电子信息的特点展开相关工作，这样才能对档案管理工作信息化建设工作进行更好的落实。在当前社会需求不断变化的形势下，对电子信息进行科学开发和利用，这也是确保档案管理工作规范开展，体现档案信息价值的必要前提，是以往传统档案管理方式所难以企及的。正是由于诸多内外部环境变化和需求发展的推动下，如何对档案电子信息资源进行更加全面的开发与利用，成为摆在当前档案管理工作的一个重要的探究课题。

二、电子信息档案管理在事业单位中应用的主要作用

1电子信息档案管理符合时代发展的基本要求

在当前的社会发展形势下，科学技术已经发展到了前所未有的高度，并且随着科学技术的发展，各行各业的传统工作形式也在发生改变。高速发展的科学技术催生了信息化水平的提升，强化信息化建设也已经成为当前许多行业发展的主要趋势，档案管理领域同样如此。传统的档案管理工作中，由于工作方式较为落后，工作效率较低，并且随着档案数量的增多，管理工作的难度也呈现出逐渐加大的态势，给事业单位的档案管理工作人员带来了较为沉重的负担[1]。而电子信息档案管理将很好的解决工作质量低下的现状，并且可以有效提升事业单位的档案管理效率，可以说，电子信息档案管理很好的契合了时代的发展趋势，促进了事业单位档案管理工作的发展。

2.电子信息档案管理是事业单位的档案管理工作得到一定程度的优化

在当前形势下，事业单位档案管理工作的一个目标是储存资料，与此同时，档案中承载了大量的信息，这些信息是开展下一步工作的基础，通过查询和利用档案工作信息，可以更好的指导下一步工作，明确工作目标，优化工作体系。通过档案管理的电子化和信息化，可以将事业单位的档案管理人员从传统工作中解放出来，将更多的精力放在档案利用与开发上。通过对档案的总结和梳理，可以明确下一步工作方向，并且为事业单位主营业务的发展与优化提供建议，实现工作效能总体提升。

3.节省了事业单位档案管理工作的大量资源

在传统的事业单位档案管理模式下，管理质量较低，档案管理工作受到了较大的空间限制。纸质版的传统档案会占据较大的空间，事业单位档案管理部门在工作的过程中，随着人数的增加，会产生大量的档案，如果不进行信息化收集与处理，会严重影响档案资源的开发与利用[2]。此外，传统的档案管理方式存在明显的不足，在档案资料查询与调取等方面，都要耗费较大的人力物力。

三、电子信息档案管理在事业单位工作中应用及风险控制措施

1.避免风险的措施

在风险控制时，提前遏制风险，是一种最佳的风险控制方式，这种方法可以实现对风险的提前预防，属于一种最为经济的风险控制方式。就电子档案而言，需要结合自身的缺陷来进行档案管理，使档案信息的安全性得到保证。

（一）对技术进行更新

计算机在运行过程中需要运行多种辅助程序，在避免风险方面，首先可以对技术进行更新，引进新的技术能够显著提高电子信息档案管理的可靠性和安全性。比如说设置密码，这种方式最为常见，在电子信息档案加密之后，需要对操作人员进行全面的培训，提高对其控制管理水平，避免信息资源受到外界因素过多的影响。

（二）制定避免风险制度

为了使信息资源的安全性得到保证，必须要采取一定的控制管理制度，企业要主动制定针对性的控制制度来实现对风险的避免，授权的档案管理人员也可以根据自身的档案管理的实际需求建立相应的档案管理制度。比如说部分操作只能由档案管理人员来进行，其他人员不能进行相关的操作。

（三）将风险及时消除

为了使档案信息安全性得到充分保证，需要将风险因素及时消除。在维修计算机时，企业需要对可能出现风险的因素进行判断分析，提高重视度，主动采取适当的控制措施。计算机网络有着复杂性的特点，风险控制工作存在较大的难度，但是只要提前做好各项风险因素的分析，那么就可以实现对风险的及时消除。

（四）及时进行保护和预防

安全防护措施在电子信息档案管理中有着非常重要的作用和意义，能够实现对危险因素的及时消除，避免档案信息收到外界因素干扰而出现破坏，使信息的安全性和可靠性得到保证。

2.缓解风险的措施

在电子信息档案管理过程中，如果受到外界的干扰，就需要采取针对性的措施将外界的干扰风险降到最低，管理人员要尽最大努力提高对风险信息的掌握，将其控制在一定的范围内。当前很多企业开始借助风险转移策略来实现对风险的缓解，制定应变计划、灾难恢复计划、资产重新布置计划等方式将电子信息档案受风险的影响和后果降到最低。当前应用较多的风险控制方法有事前控制以及事后控制两种。在事前控制方面，在损失发生之前所执行的降低损失方案；事后控制指的是为了降低损失的影响而执行的方案。另外，企业电子信息档案管理过程中一旦有危险出现，那么最主要的就是及时采取相关的风险控制方式及时进行处理和控制。

3.分散风险的措施

在進行电子信息档案管理时，转移策略也是一种常见的风险控制策略，通过转移策略，可以实现对风险的分散，将风险转移到其他区域，进而将风险的影响降到最低。常见的风险转移方法有外包、保险、合同等。通过这种方式，可以实现对风险修正，将复杂的风险问题简化，优化之前的电子信息档案管理方。另外，还可以和网络供应商进行协调，让供应商提供更高质量的安全服务。

4.风险评估措施

基本内容需要实施的评价是：危险概率，后果是很危险的，危险的成本分析，什么是适当的预防和控制方法。此外，管理者必须树立风险意识，防范各种风险，积极建立一套完善的规划体系。有一点要注意的是，如果一个已被确定的弱点来控制机制，这可以解释单位在工作中没有足够的重视安全。风险防范的最大的缺点是，许多管理者误认为电子档案信息没有危险，在档案信息管理中不考虑使用安全管理方案，给电子信息档案带来了很多的不方便的地方。文件管理的监督和控制，必须在管理的各个环节中的工作，这是档案管理工作中极为重要的一部分。在进行评价中，为了保障档案讯息的安全性，档案管理人员就必须要十分警悟，对存在的危害可以及时发现，并极大限度地把它抹杀在发展状态，对于已经发生的风险要积极采取处理措施，最大限度的减少风险带来的损害。

结束语

综上所述，事业单位在档案管理工作中，在利用电子信息档案管理的同时，要对档案信息的安全和风险控制措施给予重点关注，不能一味的追求管理的效率，而忽视档案的安全，应积极制定档案管理的风险防控措施，提升档案管理的安全性，有效避免因电子信息档案管理漏洞带来的损失。

参考文献：

[1]付冰.电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].黑龙江科技信息，2017（21）：186.

[2]王毅敏.論现代事业单位档案管理的电子信息技术化[J].中国信息化，2017（10）：20-20.