基于互联网时代的档案信息化管理创新研究

基于互联网时代的档案信息化管理创新研究

于丽媛

曲阜市档案馆山东曲阜273100

摘要：随着现代化程度的不断加深，以及互联网、计算机等先进技术的进步和我国各大企业的不断发展，档案信息量也呈现出持续增长的趋势。无论在技术方面、活动档案还是跨级档案方面，都已然超越了传统的手工管理模式，也超出了实体管理工作的范围。因此，人们现在面临的一个问题是建成一个高效、便捷的信息化与数字化并举的档案管理体系。

关键词：互联网时代；档案信息化

引言：

互联网时代对档案信息化管理提出了较高要求，要求工作人员能够耐心细致地完成档案管理工作。互联网时代档案信息化要能够实现对的合理管理，确保档案信息的准确性。为避免传统纸质图书易损毁、易丢失的状况在新时代发生，通过电子化图书档案管理，不但可以解决上述问题，还会产生例如提高档案管理效率、方便查询与统计数据等一系列便利。

1档案信息化建设的涵义

档案的信息化建设是指在我国档案管理部门的统一安排和组织下，综合现代的信息技术，对我国传统的档案的管理工作进行改革创新的一种管理模式，同时在这个过程中，可以在很大的程度上提高档案信息资源的收集、整理和利用。在信息化技术发展的支持下，我们的相关的管理工作者可以通过全新的角度来思考档案管理的新形势、新理论和新原则，可以在发达的网络空间中建立档案管理与档案服务的基础框架和基本的工作方法，来实现档案管理为人民服务。

2基于互联网时代档案信息化管理创新对策

2.1提升档案管理人员的整体素质

企业档案信息化建设工作的实施离不开高素质人才的帮助，因此，要不断的提升管理人员的整体素质，实现企业服务管理效率的提高。信息化建设过程中，需要较高的管理素质以及计算机管理水平，因此，对于档案管理人员而言，应当有效的提升专业化能力，培养良好的服务意识。在企业档案信息化建设期间，一方面，应当引进全能型人才，丰富管理人员队伍，另外一方面，做好人员的培训工作，聘请优秀人员来实施专业化培训，在增强管理人员整体技能的基础上优化信息技术，使其主动投入到工作中去。

2.2加强信息化建设

基于互联网时代下，应加强信息化建设，注重档案信息化管理，为档案管理人员构建良好的工作环境。第一，增加资金投入。领导应意识到信息设备对信息化管理质量的影响，加大财力投入，购买高质量硬件设备，加快档案管理人员的工作速度。根据档案管理人员的需求，更新老化设备，并定期维护新设备，延长设备使用周期，提高设备使用率，保证档案信息化管理质量。第二，建立管理制度。领导需要构建一套完整的管理制度，提高档案管理人员安全意识，规范档案管理人员工作行为，让档案管理人员做好本职工作，促进现代化发展。

2.3基于云计算构建数字档案

实现档案管理信息化，就要不断推动新技术发展，云计算技术虽处于发展阶段，但近年来运用云计算技术推进档案管理信息化进程是一项重要工作，在档案管理信息化发展过程中，云计算技术得到了日益广泛的应用，以云计算为基础的档案馆建设可为用户提供更优质服务。如某一区域的数字档案馆推进中要基于云计算做好数字档案馆的构建，在基于云计算的基础上做好统一的数字档案云服务平台建设，推进数字化发展，为用户提供完善的服务，促进区域信息资源整合，实现档案管理资源共享，形成统一平台。例如，在北京城区建设区域数字档案馆，基于云计算构建起区域数字档案馆。基于云计算技术，通过档案规划和建设，使用国家级综合性国家档案馆。以解决建设、运营和档案信息基础设施以及应用软件的维护问题。其次基于云计算建设多区域数字档案馆，选择一些区域作为试点单位，通过区域共享平台涵盖基层档案。基于云计算构建数字档案馆，实现档案管理信息化进程，云计算技术为全国数字档案馆的建设和国家档案信息资源共享提供了技术支持和解决方案。从云计算的优势和特点出发促进档案管理信息化发展，实现国家公共档案信息资源共享服务平台建设，通过云服务平台建设，完善档案管理信息化服务模式，整合档案信息资源，运用云技术实现国家档案信息资源共享，以提供全方位的档案信息服务。

2.4建立档案管理信息化管理规章制度新模式

档案管理是一项严格、严谨、规范、细致的工作。在进行信息化建设过程中，需建立档案管理信息化管理规章制度新模式，建立科学、合理档案管理信息化的保障体系，加强领导，落实责任，完善工作流程，明确各个岗位的工作职责，清晰的界定档案管理人员的职能；成立档案管理领导小组，综合档案室配备专职档案员，各业务科室指定兼职档案员一名，实行专人负责和兼职管理相结合的原则。明确各个岗位的工作职责，清晰的界定档案管理人员的职能，专职档案员负责全单位的档案管理工作，做好文书、声像、实物档案的收集、整理、立卷和归档工作，同时将资料信息录入电子档案管理软件。专职档案员还应指导、督促科室兼职档案员做好本科室文件资料的管理，每年按时将本科室的档案资料移交综合档案室，确保文件资料的整理、收集、立卷、归档等工作规范、有序、完整。另外还应做到归档双轨制，坚持归档是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则，按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档，电子文件大量产生和应用，但法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位，在较长的时期内，纸质文件和电子文件将继续并存。因此，我们要在坚持归档双轨制原则的前提下，加快档案管理信息化进程，确保档案管理信息化工作优质、便捷、高效。

2.5引进新型技术来强化企业档案信息化建设

在档案行业中应用信息化技术，使得传统档案的记录方式以及理念有了明显优化，这为企业档案管理工作的实施带来了一定的变化。在互联网时代中，企业在生产、科技创新中形成的文件逐渐缩小，各种各样的电子文件随之出现，以往传统的方案管理方式无法全面整理电子文化，因此，要借助现有的计算机技术以及网络技术来管理档案信息资源，以此为企业发展提供一定的服务依据。信息化建设本身是实现企业档案规范化管理的基本依据，对于企业而言，在此阶段中，要构建健全的档案数据库，加强档案基础数据编制以及查询工作。

2.6利用新媒体平台，广泛开展档案宣传

新媒体平台具有信息传播快速，互动性强的特点。在新媒体应用过程中，应充分发挥新媒体平台网络宣传优势，使档案工作有创新、有内容、有互动，提升档案在社会中的价值。通过网络、电视、电影、智能多媒体等媒介，借助手机App、微信公众号，二维码等新媒体，广泛开展档案信息和档案文化宣传，例如，档案行业动态、档案利用效果、历史珍贵档案、档案和民生等，让越来越多的人了解档案维权、存史、资政、育人的作用，扩大档案在社会各界中的知名度和影响力。同时可以借助智能新媒体，深挖社会热点，结合“国际档案日”、时政新闻，历史上的今天等主题内容，开展档案知识、档案文化等系列互动，积极开展档案信息资源进企事业单位、进社区，进家庭等互动活动，以关乎民生，关乎档案事业发展为中心，采取积极走出去，拿回来的互动方式，传播档案文化，让档案社会价值及影响力真正入眼、入耳、入脑、入心。

3结束语：

综上所述，档案信息化建设是档案发展的必然要求和必然趋势，利用新媒体发展档案信息化则是一项重要的内容。我们应该从新媒体角度审视档案信息化发展模式，积极采用新人才、新思路、新环境、新标准，着力推动档案信息化发展，为档案工作的良性、长远发展添砖加瓦。

参考文献：

[1]高银.基于互联网时代的档案信息化管理创新研究[J].中国管理信息化.2019（02）

[2]常亚静.如何做好党务档案信息化管理[J].办公室业务.2019（04）