如何做好企业行政办公室工作

如何做好企业行政办公室工作

蔡家坤

新乡中新化工有限责任公司河南省新乡市453800

摘要：当前，随着党的“十九大”顺利闭幕，全国上下掀起学习“十九大”精神热潮，国有企业改革更是不断取得新进展，稳健踏上新征程，企业在改革的同时获得了更为广阔的发展空间。在市场经济影响下，企业管理水平已然成为自身竞争实力的象征，国有企业作为各领域的领头军，工作相对繁重，更应该加强不同部门之间的协作和精细化管理。然而，新时期国有企业办公室行政管理方面仍然存在诸多问题，以下简要分析了国有企业办公室行政管理存在的问题，提出了有效应对的策略。

关键词：企业；办公室；行政管理；管理工作

引言

办公室工作与运转的有效性，直接关系到企业的常规运行与发展，在市场竞争日益激烈的大环境下，企业要想实现进一步的发展，就必须对办公室工作加以进一步强化与提升，提高办公室工作效率，进而更好地发挥办公室工作价值。现代企业办公室工作，包括企业的内部行政工作、文秘会务工作、内外协调工作等等，是企业决策与规划得以执行的重要助力。

1现代企业办公室管理工作的作用

1.1现代企业办公室管理工作的作用

由于目前的办公室管理领导者对企业进行管理和调整的创新，并在业务事务中保持着管理，提供服务，参与决策的责任，所以我们需要对办公室管理的不同功能进行具体的理解和分析。现代企业办公管理工作是将企业领导、不同职能部门、员工之间连接在一起，不仅承担上传下达的重要职责，并且是公司指挥、执行、决策系统的有效协调部门。因此，管理者不仅要了解基层的各个部门，而且要为企业领导者提供合理的帮助，制定可行的实施方案，这样才可以提高企业的经济效益和社会效益。

1.2现代企业办公室管理工作的参谋助手功能

现代企业办公管理的另一个重要功能是员工，它有效地促进了企业的发展和管理，并且实施管理战略。主要体现在几个方面：（1）它为企业决策者提供了全面、及时、准确的信息，使他们能够在有效信息的基础上做出有效可行的决策。（2）任何企业都要围绕中心进行调查研究工作，调查研究的结果，可以促进中心的发展，这也是企业的办公管理工作。（3）办公室管理人员也需要根据领导的意愿起草重要文件，协助企业领导做出决策和制定计划。（4）办公室经理还可以为企业的各种活动和事项提供可行的建议，以确保所有部门的工作顺利地、高效地完成。

2做好企业行政办公室工作的方法策略

2.1加强并完善企业办公室的行政管理制度

拥有一套合理且完善的行政管理制度，属于一个优秀的企业必需的。拥有一套完善的行政管理制度，既能够明确员工的具体的工作任务和工作时间，还能够明确的划分企业员工的职责，这样将工作任务分配到每个人，能够使员工对自己的工作产生一种使命感和紧迫感。除此之外，通过拟定管理制度，更加完善行政管理人员在工作中解决问题的能力，建设行政管理人员理性思维工作行为能力。归纳各个利益相关方的建议，总结企业行政管理解决办法，优化行政管理解决方案。结合企业实际情况，建立行动指南和制度，从而提高企业办公室的工作效率和质量。

2.2改进办公室管理方式

革新企业办公室管理理念并建立健全企业的管理制度，进而对企业办公室工作管理方式加以改进，以进一步提高企业办公室工作开展的效率与质量。企业办公室是企业行政管理的重要部门，也是企业决策与任务的执行部门，对于企业来说，办公室承担着重要的助手、协调、服务与参谋职能，在进行办公室管理方式的创新时，需要对其工作职能加以强化，更好地辅助企业领导干部的决策，积极发挥参谋助手的作用，做好日常工作协调、企业活动协调等，做好企业文秘工作与会务工作，进一步提高工作效率与工作质量。

另外，对于企业办公室工作来说，要想进一步实现办公室管理工作的创新，还需要进一步强化办公室的信息反馈职能。企业做的角色与布置的工作任务是否正确而合理，是需要实践工作来检验的，而在基层实践过程中产生的反馈信息，就是企业决策正确性的最好检验，办公室除了要协调企业工作的开展之外，还需要积极收集并反馈相关信息，以便于企业明确其决策与任务是否合理，明确其企业决策是否得以有效落实。进一步加强企业的上下沟通，及时发现问题并解决问题。企业办公室的工作量比较大，如果在日常工作与管理中没有进行有效的沟通与交流，就很容易导致工作的重复或疏漏，比如会务管理工作中的会议通知工作，如果没有及时的沟通与交流，就有可能造成重复通知或者通知疏漏的问题，有可能对企业会议的正常开展造成不必要的影响。

2.3提高办公室管理人员的团队和协作精神

从办公室管理工作角度分析，必须采取有效措施，培养良好的团队合作意识，只有这样才能避免自身效益受到极大不良影响。办公室日常工作开展过程中，存在很多的信息传达及信件收发等工作任务，包括对繁琐事务的处理，这对于相关工作人员而言也是一种挑战。所以，可以针对办公室人员进行全局性工作部署，在掌握基本工作素养的基础上，全心全意为人民提供服务，做好人民的公仆。

2.4建设办公室管理文化创新

正所谓，文化强则国强。文化是一个国家、一个民族的灵魂，企业办公室文化也是促进办公室管理工作的关键。因此，让文化创新抓住当前社会“大众创新”以及“文化自信”的大发展，是我们建设办公室管理工作文化体系的重要环节。强化理念文化，我们可以设定制定一个人员形象规范体系，对员工的工作能力（团结合作、学习创新、自我管理等）以及基本道德规范（尽职尽责、积极进取等）制定标准，让办公室员工互相监督对方，甚至要细致到每个动作、每句话，通过这样的刚性要求，促进员工树立正确的价值观念。同时，还可以采用“典型引领”方式，利用表扬、授勋形式嘉奖在各个方面比较突出的员工，为办公室全体员工树立标杆。此外，还可以让有经验、优秀的员工实时分享经验，提高员工的整体文化素质。文化熏陶不仅在人，还有办公室环境，所以要强化环境文化。

2.5坚持以人为本理念，充分利用人力资源

由于现代企业办公室管理的主体是人，坚持以人为本的理念，贯彻人的责任原则是切实可行的。充分理解现代企业办公室管理,例如,员工的素质和能力水平,帮助员工建立约束行为意识,提高员工的业务能力和综合素质,各部门的工作和任务能够顺利完成,使企业能够凝聚内部凝聚力,这样现代企业管理办公室工作发挥积极作用。此外，定期组织员工学习相关知识和技能，聘请专业人员指导企业的办公管理工作是一项有效的策略，需要引起管理者和研究人员的注意。

2.6规范管理工作流程

办公室的工作流程是否规范也直接影响着办公室的综合管理水平，因为不规范的管理工作流程会造成管理混乱、盲目制定管理目标等情况的发生。当有了规范的管理工作流程就可以对办公室的任何事务进行监管、审核，从而有效防止影响办公室管理水平的现象发生，例如，可以有效防止管理思想偏激的现象发生。

结束语

总而言之，为了全面提升办公室的工作效率，需要通过明确的职责划分及完善的考核制度将各项精细化管理要点落到实处，并且确保办公人员能够始终保持严谨科学、乐观积极的工作态度。

参考文献

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