浅谈秘书工作中的沟通协调

浅谈秘书工作中的沟通协调

刘琰

刘琰

河南省轻工业学校

中图分类号：F27文献标识码：A文章编号：1673-0992（2011）03-0000-01

【摘要】沟通协调是秘书工作中的一个重要部分,秘书人员在了解沟通协调的重要性、基本要求及与上级、同事的沟通方法后，利用沟通协调艺术促使秘书工作顺利进行，使工作达到最佳状态。

【关键词】秘书沟通协调

1.秘书沟通协调的重要性

孔子云：“言不顺，则事不成。”沟通协调，是通过一定的途径和方法，使具有明确分工的组织保持组织技能整体性的重要手段，组织有分工，就必须有配合。如某物体既大又重，需要多人才能抬动。分工商量好后，由一人负责喊一声“一、二、三”，大家的劲才能使到一处，形成合力，抬起重物。这里的事先商定就是“沟通”，“喊一声”大家一起使劲则是“协调”。秘书的沟通协调工作也是同样。秘书是上司通往各部门的桥梁，她需要把上司的指令和意见传达给各部门。那上司的指示落实得怎样？在落实过程中存在什么样的问题或阻力？这就需要秘书经常与各部门沟通，并把他们的意见和要求及时反馈给上司，以便上司及时调整或采取新的对策。

秘书部门在各类组织中处于中心枢纽位置，要贯穿上下，沟通内外，联系左右。秘书要做好工作，首先要处理好人际关系，这就决定了沟通协调是秘书的重要职能。

2.秘书沟通协调的基本要求

组织在实施决策的过程当中，不一定完全按照既定的方向运转，可能会出现这样或那样的偏差，秘书的沟通协调工作，就是调节矛盾解决偏差的过程。这一过程要达到以下几项基本要求：

2.1变通淡化矛盾。

在工作中，由于矛盾双方情绪失控，很容易激化矛盾，导致对立情绪升级，使问题复杂化。秘书若遇到这种情况，可采取恰当的手段进行信息沟通，以淡化矛盾，“化干戈为玉帛”，让人际关系变得和谐、融洽。如发现矛盾双方有情绪失控的可能时，秘书可提出另外一个双方共同关心而且见解接近的问题来转移话题冲淡矛盾；或者以要处理更为重要的间题为由，使矛盾双方暂时脱离接触，待情绪冷静后再坐到一起平心静气地进行讨论。

秘书小张在老板王总的要求下，陪同客户李总一起吃饭，餐桌上，老板王总提了一个十分意外的问题：“李总，刚才是一道什么菜？大概是鸡！”“是的。”李总回答。“一定是公鸡。”王总一本正经的说。而此时李总脸色不悦，“原来是鸡在作祟，难怪大家要斗起来。”说完秘书小张举起酒杯：“来点灭火剂吧，两位老总。”一场餐桌上的征战顷刻间平息了。

2.2沟通化解矛盾。

组织在运转过程中出现的矛盾和问题，不少是因为信息沟通受阻，有关各方产生误解或隔阂造成的。秘书应用信息沟通手段，使有关方面明白真象，就可以化解矛盾。如领导班子召开办公会，某领导成员因公未能出席，办公会作出了有关决定，而会后主持会议的领导人又因工作繁忙未能及时向缺席的领导成员通气。一住这种情况下，缺席的领导成员就可能因不了解内情而对办公会作出的决定有不同的意见，进而对主待办公会的领导产生不满。办公会的记录秘书若能及时地将办公会议记录呈交缺席领导，让其了解全面情况，了解作出决定的理由和讨论通过的情况，就可能避免矛盾或化解已经产生的矛盾。

在特定情况下，主要领导未与分管领导商量就独自作出决定，而事后又未及时向分管领导说明情况，就有可能引起分管领导的误解。这时，秘书人员如能主动介绍情况，说明原因，或采取恰当方式提醒主要领导加强沟通，就会消除误会，化解矛盾。

2.3融合缓解矛盾。

有时矛盾双方各执一说，各自都按对自己有利的方面去解释，并力图说服对方。要求对方按照自已的意见办事，双方互不相让。这时，秘书可以从分析问题的相关因素入手，找出双方认识问题的共同之处或相近之处，并通过思想沟通的办法，将这些相同、相近之处融合成一个双方都能接受的方案，使问题部分得到解决，而将那些相互对立、互不相融的部分哲时搁置下来，留待下一步解决。

3.秘书沟通协调的基本方法

3.1秘书与领导沟通的方法。

对于秘书来说，要想当好参谋，就要学会走向领导。但是不同的领导有着不同的性格，在与他们沟通当中，当然也要因人而异，要把握好以下几点：

首先，无论何时何地，秘书人员要切记自己是领导的助手，属于分内的事情要认真做好，除此之外不能擅自作主。要维护好领导层内部的团结，在向领导汇报、请示、反映问题时，不发表有关领导个人的议论，不当传话筒，不说不利于团结的话。

其次，秘书与领导沟通要学会未雨绸缪。领导每天要面对和解决的事情很多，为了提高沟通的质量，秘书人员要提前把沟通的目的以及表达的方式思考成熟，对领导的工作日程也要有一个清晰的了解，还要对领导的心情做个大致的揣摩。这样既能节省时间，也能使沟通更为有效。

再次，针对不同性格的领导，采取不同的沟通方法。秘书平时在与领导的接触中，要学会观察，学会总结。针对不同性格的领导找出适合与之沟通的方法。比如对冷静型的领导相处时，秘书人员从领导日常的工作中去了解他。在与领导沟通的过程中，多聆听他的意见和建议，切勿自作主张；凡是领导交办的事务，务必要做到万无一失，对一些细微之处做到一丝不苟。雷厉风行、有魄力的领导通常性格爽快，很欣赏有才能的人。因此与他相处时，可以大胆地提出自己地想法和建议，恰到好处地施展自己各方面的才能。

虽然秘书接触的领导性格各异，但是只要秘书人员在工作中兢兢业业，多思考、勤学习加上巧妙使用沟通的技巧，那么秘书就能从容面对与领导共事的工作。

3.2秘书人员与同事沟通的方法。

在一个单位里面除了要面对领导，更多的时候要面对各个科室的同事。为了使各项工作顺利开展，秘书人员在于同事相处时要把握好以下几点：

在与同事的接触中，秘书人员要牢记：不该问的话坚决不问，不该开的玩笑坚决不开，不再任何同事面前说三道四，对每一位同事都平等相待，有时简单的一声问候就能营造和谐的氛围，使工作顺利展开。

诚信使人与人之间沟通的基础。秘书人员在与同事相处时，要树立“诚信第一”的观念，答应别人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某种原因没有做到，也要诚恳地向对方说明，取得对方谅解。对于同事的一些小缺点和小毛病，不能挖苦讽刺；对于听到的一些关于议论自己的言论，也用不着去追根问底，要以一颗平常心对待，有则改之，无则加勉。

很多人认为秘书事领导身边的人，不好接近。作为秘书要想清楚同事的这种误会，就必须在和同事的相处中，坚持实事求是的原则，有多大的能力办多大的事，不高高在上，更不要到处炫耀自己的成绩，要保持谦虚谨慎，踏踏实实的工作作风。

要想和同事很好的沟通，无论是在工作中，还是在生活上，要学会和同事沟通感情。同事在工作中遇到难题向你请教时，要耐心地解答，某些工作需要与同事配合进行时，要学会主动承担责任，不斤斤计较。这样，会让同事认为你是一个很好的合作伙伴，从而愿意与你共事，工作的效率也会提高很多。

参考文献：

〔1〕高海生，秘书基础.北京：高等教育出版社，2002

〔2〕吕世平，商务秘书理论与实务.北京：中国水利水电出版社，2006

〔3〕李晓明，商务沟通与客户服务.北京：中国劳动社会保障出版社，2005