浅析提升妇幼保健院档案信息服务能力的途径

浅析提升妇幼保健院档案信息服务能力的途径

林顺清

林顺清

(三明市妇幼保健院365001)

【摘要】随着我国社会的不断发展，我国国民的综合素质也在不断提高，因此对于信息档案的服务能力也提出的更高的要求。然而就目前而言，我国的档案信息服务工作当中，还存在着各种各样的问题，社会的不断发展也给档案服务工作提出了更加巨大的挑战，档案服务工作已经全面进入了变革期，如何能够在这个变革期当中把握住机遇，努力提高我国的档案信息服务能力，就是需要我们研究的课题了。本文通过对于目前我国档案信息服务工作中存在的问题进行探讨，讨论提高我国档案信息服务能力的途径，以期我国的档案信息服务工作能够更加顺利地进行。

【关键词】档案信息服务能力提升途径

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2014）21-0245-02

档案信息资源一直是国家发展所需要依靠的一种重要的资源，具有广泛的社会价值，然而档案信息资源的价值只有在使用的过程中才能够实现出来，因此必须要利用档案信息资源做出一定的服务工作才能够发挥其价值，这也是档案信息服务工作的意义与作用所在。

一、妇幼保健院档案信息服务的重要作用

目前我国的档案信息服务工作还存在着很多问题，从使用者的角度来看，他们在需求档案信息服务的时候，并不知道在什么地方能够找到自己需要的档案信息资源，而且也不了解可以用什么方式使用相关档案。从管理者的角度来说，档案信息管理部门存在着工作方式单一，工作观念陈旧等问题，严重制约着我国档案信息服务工作的发展。对于妇幼保健医院来讲，其属于一类科学性、专业性、服务性要求较为严格的领域，档案的管理工作同其它部门存在较大的差别，需要同相关标准及要求相吻合。档案的信息化水平能够极大程度提高医院管理的质量，为医院后续工作奠定扎实基础。因此，妇幼保健医院需要加大档案的管理力度，提高其信息化水平。其重要作用大致体现为以下几方面内容：其一，能够将档案进行分离与改变。电子文本的档案能够方便由一个载体转移到另一载体，同时借助网络将信息传递给其他接受者，从而实现信息共享；其二，可以汇集图像、文字等多类信息。通过链接的形式，能够方便他人理解并应用档案，更好的发挥档案信息的服务功能；其三，周期较短，时效性较高。妇幼保健医院中的档案信息是通过网络收集的，借助电子邮件、数字化管理等方法，能够极大程度降低劳动量，减少档案收集与整理的时间，同时，电子形式的档案修改及更新起来也十分便捷；其四，格式较为统一。人们在记录电子档案期间，能够依照统一的格式，从而提高档案信息的规范性，为后续工作提供方便。

二、妇幼保健院的档案信息服务存在的问题

目前，在我国妇幼保健机构的档案管理工作中，还存在着很多问题：

（一）没有认识到档案管理工作的重要性。

目前我国的妇幼保健机构档案内容纷繁复杂，对于档案的管理较差。总体上来说，目前我国全面性的档案馆基本都是内容驳杂，案卷的数量也非常多，经历的时间也是比较长的，由于长年以来都处于非开放式的档案管理模式当中，因此档案管理工作只是以将档案保管好为目标，并且确保档案的安全。再加上每个不同的时期档案管理的水平与规定都不尽相同，因此整体上的要求也不太一致，这就造成了长久以来档案管理中的问题积压下来，形成了更多新的问题。

工作人员对于妇幼保健机构的档案内容不甚了解。随着我国科技的发展与进步，档案系统自身的内涵也在发生着变化，妇幼保健机构档案管理区域也从之前的纸质档案资料慢慢发展成为了如今的电子文档资料，其中照片档案、声音档案、图像档案等等档案形式相结合，形成了全新的档案类型。这样的转变给原本的工作人员不论在工作形式还是工作内容上都带来了一定的挑战，因此在短时间内他们很难对于档案内容有比较深刻的了解。

（二）对妇幼保健机构的档案管理工作认知出现偏差。

妇幼保健机构的档案工作重复而又单调。在传统的思想观念当中，档案馆不过就是去翻阅文献、查找资料的地方，档案管理人员的工作不过就是借阅与回收的单一工作。然而随着时代的发展，科技的进步，人们获取知识与信息的方式和速度都明显增多，这在一定程度上让档案管理工作的地位受到了影响，这也影响到了档案管理人员对于自身工作的认同感，造成了服务效率低下的状况。

大部分妇幼保健机构的档案管理工作人员对于他们的工作并不认同，很多人都认为他们的工作不需要太高的技术含量，因此也不会获得重视，处于一种“你上交我就管理，你不上交我也不去进行管理”的状态之中，如此一来，很多档案资料都处于长久的封存当中，另一部分资料则不能够按时整理，给查阅带来了极大困难。甚至有一些工作人员利用自身工作的便利，不按时交还档案信息资料，或者直接将档案信息资料据为己有，进行贩卖等违法活动，为自己谋取利益的同时，也给档案管理工作带来了巨大的困难。

（三）档案管理从业者自身的专业能力及综合素养相对薄弱。

目前我国妇幼保健机构档案工作的思想比较落后守旧，服务工作的意识不强。在我国几十年的发展历史当中，受到计划经济体制的限制，我国的妇幼保健机构档案室所能够提供的服务很少，拥有比较大的局限性，并且大部分都是有偿的服务，积极主动进行服务工作的理念与认识并没有在如今的工作人员脑海中形成。在信息时代到来的今天，档案馆本身并没有进行快速响应，谋求发展与变革，在信息时代高速发展的信息技术的打击下，妇幼保健机构档案管理部门给社会提供的信息水平实在有限，并且实力明显不足，很难展现出妇幼保健机构档案管理部门的管理水平，导致档案管理水平进一步落后。

目前我国妇幼保健机构档案管理部门的专业技术人员很少，档案管理方面的专业人才团队，不论是在理论知识、专业知识方面都有着很大的不足，这是目前我国档案信息管理人才市场上普遍存在的现象。根据调查显示，我国大部分档案学培训机构教育出来的学生，在毕业后并没有多少真正从事档案管理工作的，很多都走向了其它部门或机构，因此也导致了后续人才无法接替老员工，出现了青黄不接的尴尬局面。

（四）档案的信息开放程度较低，无法实现信息共享。

档案信息资源对于社会的开放程度不够。档案信息资源向社会开放需要经过档案鉴定的过程，然而很多档案管理部门都还没有开启档案鉴定工作，这就给社会对于档案信息资源的需求造成了很大影响。由于信息管理部门出于对于安全隐患的担忧，而不愿因去进行档案资源的开放工作，同时也由于缺乏相关的鉴定技术与人员，才造成了档案资源鉴定工作的滞后，符合年限要求的档案信息资源也无法向社会公开的情况。

三、提升妇幼保健院档案信息服务能力的途径

（一）提高档案信息服务管理的法规性。

要为档案信息服务建立更多的法规体系，将法制化也融入到档案信息服务中去。目前，我国虽然已经拥有了如《中华人民共和国档案法》这样对于档案信息服务来说基本的法律法规，然而却没有相关的组织来进行管理，也没有科学明确的合理分工，同时财政投入方面也是少得可怜，没有有效的协调措施，这也就导致了档案服务部门无所是从的状态。因此必须要尽快建立起一套行之有效的档案信息服务管理制度，以及相关的法律法规，将档案信息服务工作建立在法律法规的监督之下，这样才能够为提升档案信息服务的能力提供基础与依靠。

（二）创建科学、完善的工作标准。

有了相关的法律法规支持，就需要在具体的业务工作上建立起一套标准。不论是在档案信息资源的建设上，还是在档案信息服务工作上，都必须建立起一套工作标准，按照标准与要求对现存的档案信息资源进行整理，同时进行计算机数据库的建设，完成了基础工作的标准化，档案信息服务工作才能够顺利有效地进行下去。

（三）灵活应用信息技术提高档案的管理质量。

运用信息化技术提升档案信息服务工作的质量与效率。现代的档案信息不仅仅是由文字组成，还拥有照片、图片、声音等等多种多样的形式，以计算机为主要的处理手段，配合打印机、扫描仪、传真机等等现代化的信息技术管理设备，能够有效地将档案信息进行管理与储存，并且能够方便地查阅与调取。同时，通过互联网技术的应用，能够做到档案信息资源的共享以及跨地区传输等等，让档案信息资源不再形成“孤岛效应”，把全国范围内的档案资源全部综合起来，形成档案信息资源网，从而进一步提高我国档案信息服务的能力。

（四）进行人才培养工作，为档案的信息服务功能奠定基础。

加强对于专业人才的培养以及专业知识的系统化处理，为档案信息服务行业源源不断地输送人才。任何工作都需要工作人员来完成，因此人才是一项工作的核心，档案信息服务想要得到提升，就必须要在相关工作人员的专业技能与知识的培养上作出努力，提高他们的职业素养与专业技能，从而为社会大众更好地提供档案信息服务。同时，我国也需要建立起一套行之有效的档案信息服务人才培训体制，系统地培养相关的专业人才，为我国档案信息服务的发展提供有力保障。

（五）基于大环境下改善档案的管理质量。

不论是在我国的档案信息服务能力当中，还是在我国妇幼保健机构的档案管理工作中，都存在着很多问题，那么如何在这样的大环境下改善档案管理工作呢？首先要做到以下几点：第一点，从法律法规上，对妇幼保健机构的档案管理工作进行规范。由于目前我国对于档案管理方面的法律法规少之又少，而对于妇幼保健机构档案管理工作的约束也就更小了，所谓没有规矩不成方圆，没有相关法律法规进行约束，档案管理工作无法进行完善，因此必须要建立起完整有效的法律法规体系。第二点，积极进行改革，跟随信息时代的步伐。随着信息时代的来临，妇幼保健机构的档案管理工作也必须要进行改革，在管理工作中融入信息时代的新技术与新方法，建立起网络档案信息查询中心，将纸质的档案信息资源数字化，方便管理与借阅，同时也为今后的档案管理工作铺平了道路，提供了可持续发展的动力。第三点，在进行档案管理工作的过程中，实施制度化与规范化的工作管理办法。首先，需要对所有的档案信息资源做出整理，取其精华去其糟粕，去除一些由于管理期限不准确或重复的档案信息资源，这是实行制度化与规范化管理的第一步。完成第一步之后，就要在管理工作进行过程中，根据相关的法律法规，颁布一系列管理方法与体系，建立起明确的赏罚制度，让工作人员明确自己的权力与义务究竟是什么，从而更好地进行服务，促进妇幼保健机构的档案管理工作的进一步发展。

（六）加大宣传的力度，使工作人员都认识到提高档案信息服务能力的重要性。

对于妇幼保健医院来讲，档案的收集及管理工作不但是医院领导及从业者的事情，同时也需要得到社会各界人士的共同支持与帮助。所以，医院的管理者需要将档案的管理工作提到日程，利用多种方法极大档案信息服务能力的宣传工作，使员工们都认识到档案管理工作的重要性及价值，同时定期对管理从业者进行培训，增强从业者的专业能力及综合素养，让档案信息人员能够熟练运用现代信息能力，提高档案意识，从而更好的发挥档案的信息化功能，为医院以后的发展奠定基础。

结束语：

档案信息服务想要获得提升，就必须要从法制化入手，将相关的服务业务标准化，同时运用现代的信息技术手段优化档案信息资源的建设与档案信息服务，建立起妥善的人才培养机构与工作人员培训体制，只有这样才能够提高我国的档案信息服务能力。

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