电力企业档案信息化管理研究

电力企业档案信息化管理研究

童静

广州电力工程有限公司510000

摘要：在电子信息时代，网络技术的发展，对电力档案管理要求也越来越高，网络技术的发展使得电力档案工作存在很大的挑战，就当前电力企业档案管理工作而言，传统的管理方法已经难以满足企业发展的需要，不仅会影响档案管理效率，同时还会威胁到企业自身的经济效益。而企业要想获得更好的发展，就必须加快档案信息化管理的进程，确保企业档案安全，保证企业档案管理质量和效率。企业只有做好档案工作，才能更好地发挥档案的作用，进而更好地服务于企业，为企业带来更好的效益。因此，本文对电力档案信息化管理存在的主要问题进行剖析，并提出了相应的解决策略。

关键词：电力企业；档案管理；信息化

档案事业随着信息化技术的发展，档案管理方式、工作理念和利用模式都发生了重要的变化。为适应形势发展需要，电力档案事业应同其他行业一样，在互联网+技术所带来的机遇和挑战来临之际，应主动出击，适应形势和社会的需要，加快电力档案信息化管理步伐，实现电力企业档案资源的实时共享，提高企业档案接收、归档、保管的有效性。

一、电力档案信息化管理存在的主要问题

目前电力行业已经开始注意到“互联网＋”战略的重要性，加快电力档案管理信息化建设，以适应信息化时代的需要，但是仍存在以下主要几个问题：

（一）电力档案信息化管理工作进展缓慢

近年来电力档案信息化管理工作却进展缓慢，部分企业忽视电力档案管理建设的重要性，在档案管理方面资金投入较少，导致档案管理配套设备不全，无法及时提供高效、便捷的查询和检索服务。另外由于规划简单，配套设施不完善，严重制约电力档案信息化管理的可靠性、操作性和实用性。

（二）档案管理人员信息化工作水平有待提高

由于电力档案信息化建设管理人员的专业水平参差不齐，无法快速推进电力档案管理信息化进程。目前虽然逐步引进电子计算机、互联网等信息化工具，一些档案管理人员习惯采用传统的工作方式，信息化系统工具的利用率较低。

（三）“互联网＋”电力档案管理工作保障体系有待健全

目前电力企业电力档案管理信息化建设的配套保障措施和管理机制未同步确立，建设力量分散，建设体系不健全，管理方式多样化。资源信息分散，也导致忽略标准化、规范化的网络建设，既增加了工作量，降低了管理人员的效率和工作热情，也无法实现信息共享和实时流通。

（四）电力档案信息管理的安全防范意识有待加强

电力档案信息是国民经济发展和社会稳定的一项重要保障。目前虽然电力档案管理的信息化建设状况良好，管理人员的素质不断提升，但档案信息安全保密机制还不够完善、安全责任体系不够健全，在工作中尚未建立严格的档案安全责任考核制度和监督机制，从而为档案信息数据安全埋下隐患，不利于档案管理的正常运行。

二、解决电力档案信息化管理中主要问题的策略

（一）构建电力档案信息管理工作服务平台

一是构建档案信息管理服务平台。通过构建电力档案信息管理服务平台，实现将各种信息、资料、成果的协同管理，建立专门的数据库，实现信息采集、信息审核、信息查询等多种服务功能。一方面对信息资源进行综合采集、录入、发布、更新和维护，实现数据采集和发布共享；另一方面进行系统资源整合，综合利用，在“互联网＋”的环境下，进一步规范资源使用权限，确保信息资源安全。结合数据挖掘等技术措施，进一步优化电力档案信息管理，完善服务。

二是建立资源信息管理服务模块。电力档案信息管理服务平台的作用是收集各种资源信息，建立数据管理模块对数据库中的数据进行增减、剔除、修改等操作；资源实体管理模块需要利用数据库进行查询、储存等操作，实现数据的永久储存，其中资源管理模块可以根据用户权限限制用户操作；元数据管理模块依靠资源实体管理模块发展，实现用户截面和内部数据库管理的模块交换行为。依据电力档案信息资源共享权限规定不同的审批流程，从而进行各种咨询和检索服务。

（二）提升电力档案信息管理人员综合服务水平

一是加强档案管理工作质量。提升电力档案管理工作质量，首先需要加强档案管理团队建设。一方面管理团队的选拔录用，应从业务、技能、专业、特长、互联网操作等多方面全方位考察人才，择优选择，避免由于员工自身原因影响电力档案管理信息化进程。另外，应定期组织业务技能培训、实训操作考核，对于考核成绩突出的管理人员给予表彰或外出深造等机会，提升管理人员的工作积极性、主动性和工作热情。

二是提升档案管理团队素质。全面提升电力档案人员的素质培养，从职业道德、责任感等方面提升档案管理人员对于工作的敬业热情、投入程度和奉献精神。加强对本职工作、档案工作重要性的认知，明确工作责任制，不断提高档案管理工作的组织协调能力及互联网应用的技术水平，使电力档案管理工作更加科学、高效、实用，为用户提供切实有效、检索方便的信息资源。

（三）建立标准化的电力档案信息管理服务体系

电力档案信息化管理应建设标准化、规范化、科学的服务体系，完善现行的管理体系，优化改进电力档案管理机制和体制。主要从以下几个方面落实电力档案信息管理服务体系：

一是确立规范化的电力档案管理体制。充分发挥档案信息的重要作用，建立科学、系统、全面的管理制度是首要前提，档案管理制度一方面对管理人员的业务素质和责任意识起到约束和监督作用；另一方面对维护档案信息的完整性、保密性也起到重要作用。在“互联网＋”的形势下，还应当完善电子文档管理规范等相关配套制度、标准的制定。

二是建立标准化的电力档案管理流程。标准化的电力档案管理流程应从电力企业或设备单位项目启动就开始介入、按时跟进、同期计划、同期检查、同期补充、按时上传。确保档案资料的完整性、延续性和实效性，在项目完成时，应对档案的管理工作同步考核，特别是审查档案资料的数量、规范程度、完备性、一致性、可操作性等。

三是建立完善的电力档案管理评价机制。建立电力档案管理绩效考核评价体系，明确评估标准、划分要素和评估内容，差异化确定评价重点和指标权重。评价结果作为电力档案管理人员绩效考核的重要依据，并设定相应的奖惩措施。

（四）完善电力档案信息管理安全防范机制

电力档案信息的安全管理工作兼顾实物档案安全与电子档案安全两方面。档案管理工作要根据实际情况制定安全保密的规章制度，加强档案管理工作流程和管理机制，从多方面维护保障电力档案的安全，对电力档案的管理应严格执行“及时封存、妥善保管、合理使用”的原则，确保档案的安全性。

一是建立电力档案信息管理安全保障系统。一方面改进操作系统的安全性，配置防火墙、设置加密和身份认证、设置用户访问权限、升级病毒查杀功能、增设数据备份和恢复模块等措施。另一方面，实时维护系统网络的安全，包括设置在线监测系统、审核访问权限、变换更新数据口令、升级加密数据库、建立防御病毒组合产品等，进一步提高电力档案管理网络安全。

二是建立电力档案信息管理预警防御机制。在“互联网＋”的形势下，电力档案信息的数据量不断增加，及时进行全网的数据备份可以有效避免不可预计的损失。此外管理部门还应当做好各种突发事件的应急预案，建立预警决策机制、恢复重建机制、预警信息报告机制，同时落实应急准备小组人员、指挥中心、处置方式等，平时加强预警预案演练、完善突发情况下的互联网恢复建设准备、反馈响应速度，将预防与应急与当前工作紧密结合，有效控制并预防电力档案信息管理的安全危机。

三、结语

电力档案信息化克服了传统上多次繁杂、琐碎的劳动，节省了人力、物力和时间，同时通过按实际需求建立的分卷、分类的电力档案信息目录数据库，在互联网+电力档案管理平台上，实现电力档案的科学管理和电力档案信息的高效利用，对于传统电力档案管理工作而言，电力档案信息化管理在提高工作效率上实现历史性飞跃，同时也使电力档案基础工作更加具有效率、电力档案资源采集更加智能化、档案信息检索更加快捷、档案管理工作更加科学有效。

参考文献：

[1]黄波.基于网络环境下企业档案信息化建设的对策[J].信息化建设，2016（01）：97.

[2]梁淼云.数字时代电力基建工程档案管理与信息化问题的探析[J].工程技术：文摘版，2016（11）：121.