地铁工程档案资料管理对策探索

地铁工程档案资料管理对策探索

尚庆玲

中铁北京工程局集团城市轨道交通工程有限公司成都230031

摘要：在城市化进程的不断推动下，我国城市基础设施建设突飞猛进，地铁工程作为城市交通重要基础设施，对城市的发展具有引导作用，并可以有效优化城市布局，对现代城市交通拥堵问题进行有效解决。地铁工程是轨道交通工程的重要内容，具有建设周期长、风险高、涉及面广和投资比重大等特点，内外协作关系复杂，因此加强对地铁工程档案资料的管理是十分必要的，本文就对地铁工程档案资料管理现状进行分析，并在此基础上提出相应的解决对策，为交通事业发展和城市化建设提供参考。

关键词：地铁工程；档案资料管理；解决对策

近年来，我国各大一二线城市均展开了城市轨道交通建设，而轨道交通建设的里程及其建设规模都是史无前例的，在地铁工程建设中涉及到多方面的资料，且内外部协作关系复杂，在工程建设中需要对地铁工程项目从施工审批、设计、勘查、施工、监理等各个环节都要进行有效监督，并对全过程中产生的资料和档案进行归档保存[1]。工程档案是工程验收及工程项目运行的重要组织文件，是系统化和长期性的工作，对于地铁工程项目管理来说发挥着重要作用。而加强对地铁工程档案资料管理对策则是档案管理人员所需要面临和研究的问题。

一、地铁工程档案资料管理中存在的问题分析

（一）档案内容存在漏洞

当前大部分地铁工程建设单位在对档案资料进行管理时，仅仅将管理内容局限于地铁工程设计图纸，在对设计方案审批、施工、验收、监理等各个环节中所产生的数据资料并没有予以重视，尤其是对于工程前期准备阶段中所产生的档案文件缺乏重视，并存在漏管问题[2]。同时在地铁工程项目的管理档案中缺乏审批文件以及对地铁周围规划等附属资料等，部分管理人员在档案资料管理中片面重视施工阶段或是审批阶段的资料和档案管理，对项目档案的管理工作不能做到善始善终，尤其是对于工程竣工阶段中财务结算资料容易产生忽略。此外，地铁工程档案资料管理不仅需要有纸质档案，还要建设电子信息档案，但部分管理人员由于自身信息水平较差，在档案管理中重视对纸质档案的管理，对电子档案没有严格归档和留存。

（二）档案质量较低

大部分地铁工程项目在建设中所产生的工程档案大部分都存在对原始资料的归档不及时、不完整，或是部分内容缺失，对于隐蔽工程验收记录不准确、档案资料手续准备不齐全等现象，部分管理人员将施工图纸当做是竣工图纸，对竣工图纸的编制缺乏真实性和规范性[3]。在纸质档案文件管理中并没有严格按照相关要求进行整理，对于施工图纸也没有按照相关折叠方法进行统一折叠，从而导致地铁工程的竣工档案难以符合当地城建档案馆的移交要求。

（三）档案管理制度建设不完善

我国在地铁工程项目建设中长期存在档案管理方面的问题，对于档案资料管理重视程度缺乏，这一问题在多个方面均有体现，例如在工程档案资料管理中存在管理手段陈旧、制度空洞缺乏可行性和落实，管理人才缺乏等，从而造成地铁工程档案管理质量难以得到保证，地铁档案管理信息化建设落后，在信息化建设中也存在各方面问题，对地铁工程档案资料的管理制度建设不完善，对地铁工程档案管理工作的未来发展产生严重制约。

二、地铁工程档案资料管理对策

（一）对现有的档案管理模式加以改善

在现代城市化建设过程中，地铁工程项目作为城市交通建设的核心内容，也是城市化发展的重要体现，而地铁工程档案则是城市化建设的重要基础，反映了社会活动的信息资源，在社会经济发展过程中发挥着重要的作用，已经引起了社会各界的重视，与此同时，对于地铁工程档案管理工作现代化建设也更加紧迫。在档案资料管理中利用现代信息技术，并采用现代科技手段来对工程档案资料进行归类、整理、检索与编目等，从而推动传统档案管理方法和管理模式的变革与创新，才能更好的在工程项目建设中提供服务[4]。在信息化时代下，档案信息资料管理主要是将工程档案资料输入到电脑中，将纸质档案变为信息化档案，不仅提高了档案的实用性与可读性，同时也为用户对相关资料的查询提供便利，从而提高档案资料的利用效率。此外，通过电子信息技术来对文字进行处理，并通过多种存储方式，有效加强对工程档案的检索，为用户提供更加方便和快捷的档案服务。

（二）提供工程竣工档案管理质量

在地铁工程项目建设中，工程竣工档案也是工程项目建设的重要环节，其中竣工图纸是工程竣工档案的主体，也是工程项目在建设完成后的真实反映，同样也是对工程项目进行维修管理、扩建、重建、改建的重要凭证和依据，因此加强对工程竣工图纸的管理对工程项目建设来说具有重要的现实意义。但做好对竣工图纸的管理也并非是一件容易的事情，需要施工单位、建设单位、设计单位和监理单位共同努力，才能有效提高竣工图纸档案管理的完整型和质量[5]。同时，由于工程资料对竣工图制作质量产生直接的影响，因此需要引起相关部门和管理人员的高度重视，在竣工图管理中需要对竣工图制作要求进行严格规定，并对竣工图纸的修改和标注方法进行明确，同时还要加强对竣工图纸编制单位的管理，确保各项程序的严谨和规范化，维护竣工图纸数量及目录等原始资料的真实性。

（三）建立健全工程档案管理制度

制度建设是地铁工程档案资料管理工作顺利开展的重要依据，建立健全工程档案管理制度，对地铁工程项目各个环节及各个工序所产生的档案资料进行明确规定，同时对档案管理工作列入到相关合同中去，提前介入档案收集工作，并对档案材料进行超前控制[6]。相关职能部门还应加强对工程档案管理过程的监督与指导，同时对各个参建单位的工程档案管理部门职责进行明确，做好对单位档案管理人员的全方位培训，对专业的档案管理人才进行培养，并对档案形成全过程进行全面指导、监督与控制，使工程竣工验收制度进一步落实。

（四）将档案编号进行分类和细化

为提高地铁工程档案管理效率，为用户使用提供便捷和高效的服务，在档案资料管理中需要做好对档案编号的分类，不仅需要体现出档案专业特色，同时还要体现出各个专业的特点，对工程档案资料进行科学合理的分类。在案卷题名编写中不能仅仅只是简单罗列，需要体现出地铁专业特点及线别，并满足数字化和快速检索的需要，尤其是在地铁建设及维护中所产生的资料需要及时归档、收集，在编号中才能对各个档案进行对号入座，在档案编号中需要将项目号、种类号、属类号和案卷顺序进行科学编写，确保档案资料的合理归类，快速检索，减少重复劳动的现象。

结语

在地铁项目建设中地铁工程档案管理工作发挥着重要的作用，在档案管理中涉及到多个部门及多方面的工作内容，为提高档案资料管理效率和管理质量，为地铁工程项目建设及维护提供准确的依据，就需要加强对档案资料管理，确保工程档案的完整性与准确性，从而促进现代化建设过程中获得更好的经济效益及社会效益。

参考文献

[1]崔爱君.水利工程档案管理信息化建设的现状和优化措施[J].中国高新技术企业，2017，（11）：52-53.

[2]隋凌云.档案信息化建设与工程档案管理分析研究[J].农家致富顾问，2017，（10）：93-93.

[3]蔡洁.谈如何做好地铁建设工程档案管理工作[J].安徽建筑，2017，24（3）：290-291.

[4]李玉菡.浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作[J].办公室业务，2017，（11）：133-133.

[5]乌会利.浅析水利工程档案管理存在问题及改进措施[J].水能经济，2017，（4）：182-182.

[6]安淼；刘娜.基于沟通理论的大科学工程档案管理的实践路径[J].北京档案，2017，（5）：31-34.