浅议工程档案对工程结算的重要性

浅议工程档案对工程结算的重要性

张娅莉

芜湖中电环保发电有限公司安徽芜湖241000

摘要：工程项目档案包含内容非常多，包括施工记录、施工工艺、设计图纸、经济签证、隐蔽签证、组织设计、材料价格、检测报告、设计变更等等内容。可以说工程档案包含了整个工程的所有信息，而这些信息多少都会与工程成本挂钩，从而对最终的工程结算造成极大的影响。工程档案就是让专业的档案人员收集工程信息资料，并对信息资料进行分析、跟踪、分类归档，最后编制成为结算书。工程档案管理会直接影响工程结算质量，也是衡量工程建设是否达标的重要标准，这就需要加强工程档案管理的认知，确保工程结算质量。

关键词：工程档案；工程结算；重要性

引言

档案的管理在一个企业的发展过程中起着非常重要的影响，企业档案保存质量的好坏对于企业今后的发展有着深远的影响。工程档案作为建筑工程整个建筑周期的各项证明，更是结算编制的重要依据，确保工程档案信息的真实性、完整性、有效性是确保结算质量的关键一环，更是影响结算时间的重要因素。基于此，本文首先提出工程档案对工程结算的重要性，进而提出强化工程档案管理的措施。

1工程结算的概念和意义

1.1工程结算的概念

建设工程结算，主要是依据国家建设行政管理部门颁发的工程量清单计价规范、预算定额、工程消耗标准、取费标准以及人工、材料、机械台班价格参数、设计图纸及工程实物量，以建设工程施工合同为基础，在竣工验收合格后结合工程设计变更、签证等情况，做出的符合施工实际的结算审核结果，是建设单位进行的工程价款结算，也是施工企业向建设单位办理工程价款结算的文件。

1.2工程结算的意义

（1）程序方面，应重视结算文件的送到。结算程序包括结算文件编制、审核、工程价格确认。承包人编制的结算文件和发包人的审核意见，可采用直接送交对方签收或邮寄的方式送达。送达的法律意义在于：是约定的结算文件审核、异议期限开始的标志；是适用不作为默示条款的重要前提，即当事人约定，发包人（承包人）收到竣工结算文件（结算审核文件）后，在约定期限内不予答复，视为认可竣工结算文件（结算审核文件）的，应按照竣工结算文件（结算审核文件）结算工程价款。（2）实体方面，应全面收集和正确使用结算依据，以恰当确定工程造价、工程合同、签证及其他发、承包人认可的有效文件；工程图纸、会审记录，施工组织设计，以及设计变更、工程洽商和相关会议纪要；招投标文件；开、竣工报告或停工、复工报告；法律、法规、规章和相关司法解释；有关工程造价计价标准、办法及相关解释；建设工程工程量清单计价规范或工程预算定额、费用定额及价格信息、调价规定等；影响造价的其他有关资料。

2工程档案对工程结算的重要性

2.1施工设计档案

施工设计档案是工程结算中首要的审查文件，施工设计文件涉及内容广泛，包括经济、技术、管理等文件，是工程建设的主要档案文件。只有保证施工设计档案的合理性，才能够被行业、政府认可。设计档案是否符合建设标准，与工程建设利益直接挂钩。由于工程建设周期长、风险大，这就需要档案管理部门对施工设计档案进行深度检查，对于不合标准的地方要提出改正建议。施工行为与过程所生成的档案信息是否精准会直接影响结算精准性，需要对施工设计档案进行整体规划，方便在结算中快速查找，同时还需要对各项档案资料进行排列，罗列出总目录和子目录。档案信息是否完成、合理是工程结算的保障，良好的档案管理工作能够确保结算工程顺利完成，这就需要确保档案的有效性，避免出现后续问题。

2.2工程联系与变更档案

工程建设中所遇到的不确定因素往往会对工程结算造成影响，这就需要结合工程实际情况对档案信息进行调整，才能够确保结算工作顺利展开。工程项目联系资料是工程施工活动展开的数据资料，通过技术人员检查、监督可以生成联系单，通过联系单可以纠正施工错误问题，如果出现工艺不规范、材料不合格需要有效取证，以便于直接掌握有关资料。在工程结算当中，工程联系单内容记录了工程变更信息，以及突发事件的发生费用，所以在工程结算中占据着重要地位。

2.3工程材料质检档案

工程项目部门负责人的首要任务就是加强工程材料质检工作。在检测当中需要将不合格的材料及时上报给上级领导，之后再请示决策人的建议，并保存好质检材料，将质检材料上交给档案管理部门，从而为工程结算提供相应的依据。

2.4隐蔽工程档案

隐蔽工程作为工程建设中的重要组成部分，确保隐蔽工程资料的科学性、合理性，可以延长工程整体的使用寿命。隐蔽工程要求施工方、设计方有连带责任，同时也是工程结算的重要组成部分。首先，隐蔽工程资料中要明确记录施工费用、工程预算费用，从而找出工程的额外花费。其次，在隐蔽工程施工完毕后，监理人员、技术人员需要对隐蔽工程进行验收、签字，表示对隐蔽工程施工质量的认可，也是工程竣工结算的必要依据。最后，质检人员、设计人员需要对特殊工程进行验收，在验收合格之后要将相关材料进行归档。

3加强工程档案管理，确保工程结算的措施

3.1保证工程建设资料的完整性

工程立项到竣工结算整个过程中，都会生成工程资料，这些资料与工程结算有着直接关系。要求档案管理人员全面搜集这些资料信息，并按照时间流程进行排序、分类、装订、归档，档案资料必须要与工程实际相结合，避免出现脱节问题。同时，在档案信息分类过程中，要按照发生顺序进行编号处理，还需要编制目录、资料内容预览表，便于查找、修补。此外，针对工程档案资料编制竣工图，如果出现较大的工程变更需要重新画图。如果变更较小，需要在图纸上标注变更新内容，并将变更单与图纸装订到一起。在竣工资料结算报送时，除了要附送相关档案资料图纸外，还需要将工程造价资料装订成册一起报送，以便于查看结算材料是否完整。

3.2确保全过程资料的有效性

施工全过程资料需要按照合同标准，并按照甲方要求办理手续，确保工程档案资料齐全，以及工程结算工作顺利进行。针对漏章、漏内容的情况，需要施工方补充完整的资料信息。同时，施工过程发生的资料必须要与工程实际符合，不同阶段的项目工程各项资料需要有技术人员、监理人员盖章确认之后再进行分类归档，否则要求相关工作人员补充，避免出现档案资料漏洞问题。

3.3做好结算书编制工作

在保证相关资料完整之后，预算人员要依照程序标准编制结算书，结算书当中的项目需要严格按照施工流程进行编撰，这样可以避免出现漏项问题。在工程结算书编制完成之后，需要加强类似工程造价指标、含量指标的搜集工作，从而判定结算编制内容是否合理，尽可能一次性编制完成，并达到行业的结算标准。

结语

综上所述，企业工程管理档案属于企业的内部财富，科学地利用可以对企业今后的发展起到积极的促进作用。实践表明，越来越多的企业开始重视工程档案的作用，并从中为今后的工作发展找到了新的启发与思路。因此，建立完善的档案管理制度，加强档案管理队伍建设，提升对现代化技术手段的运用以不断提升企业工程档案管理水平是企业应该重点深思的课题。文中很多观点都是编者的个人浅见，在提升企业工程档案管理水平方面还有很多更好的方法需要相关工作者们在实践中不断去发现、去探索。

参考文献

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[2]李敏.造价资料管理对工程结算的重要性[J].科学与财富,2017(7):855-856.

[3]黄建福.事业单位人事档案管理水平的提升途径分析与研究[J].办公室业务,2018(7):135-135.