如何做好卫生监督档案管理工作

如何做好卫生监督档案管理工作

赵彤

大庆市让胡路区卫生监督所

摘要：本文主要针对存在卫生监督档案管理工作中的问题，提出如果做好卫生监督档案管理的工作。

关键词：卫生监督机构；档案管理工作；档案功能；档案管理制度；档案管理人员

现阶段我国社会得到飞速的发展，经济水平越来越高，人民对日常生活的要求也是越来越高，这就使得卫生部门的所负责的工作越来越多，越来越精细和认真。与此同时，卫生监督档案是卫生部门综合档案的重要组成部分，是部门在进行卫生监督过程中所有涉及材料的整合体。而随着政治体制进行深化改革，卫生部门也随之进行体制改革，使得卫生监督档案管理进入一个崭新的发展时期，而随着人们对档案重视程度提高，卫生监督档案也开始受到越来越多人的关注。因此，这就需要卫生部门做好卫生监督档案管理的工作，这需要多方面的共同努力，整体提高卫生监督工作的质量，推动卫生监督档案管理走向制度化、规范化和法制化。

一、目前存在与卫生监督档案管理工作中的问题

（一）档案管理人才稀缺

目前在我国的卫生机构中，负责档案归整和整理工作的工作人员一般都是由其他岗位的工作人员所兼职，或者是在忙碌的时间段通过对外招聘，来招聘一些兼职人员负责这一段时间内档案的整理。这些人的专业能力参差不齐，甚至有些人没有接受过任何培训就直接进行档案管理和整理，这就导致许多档案缺乏必要的材料，档案的连贯性不够，甚至档案存在着严重的漏洞等问题。档案管理是专业性极强的一项工作，需要受过专业教育的人才进行工作，同时还需要工作人员对医疗卫生的知识有所了解，对统计等知识略知一二。

（二）已完成的档案里收集起来的资料存在很多不容忽视的问题

所谓的卫生监督档案管理，是对卫生监督过程中的所有内容和材料进行收集和整理的工作。材料的收集和整理是一份极其需要耐心的工作，具有材料冗长，内容繁多，信息杂乱，持续时间长，不连贯等特点。从开始进行卫生监督控制一直到整个环节的结束，都会形成大量的文件，而随着现代科学技术水平的提高，现代化设备普及，也会在整个过程结束后，形成大量的电子文档以及图片和视频等视像资料。站在如此繁乱的材料中，没有经受过专业训练和掌握专业知识的专业工作人员来负责，就极容易出现问题。第一种问题是许多需要的资料工作人员在工作过程中并没有注意，使得没有及时收集起来；第二种问题是不同工作人员之间相互推诿扯皮，许多材料分散在不同人手中，导致档案缺乏很多相关的资料而无法归整清楚；第三种问题则是上文提出的现阶段卫生部门卫生监督档案管理的工作人员素质低，水平差，不能够胜任这一份需要耐心、细心的高强度工作。而这也是导致档案存在许多不容忽视的问题最主要的原因。

二、如何做好卫生监督档案的管理工作

（一）对卫生监督管理档案有一个充分的了解和认识

所谓的卫生监督档案，就是在专门指定的时间内，在特定的环境中的原始记录的集合体，是非常具有实用价值的原始记录的集合体。卫生监督档案的材料不是在很短的时间内就能形成的，是要经过长期监督、反复监控和测试进行积累而成的，它具有政策性强、科学性强、社会性强。不受任何单位和个人或者是区域和权利的限制。

（二）必须要加强卫生监督档案管理工作人员的专业水平和整体素质

衡量一个优秀的卫生监督档案工作人员的标准，主要有这么几点：最重要的一点是他必须要热爱这一份繁杂，时间长，回报少的细致型工作；第二是他要有责任心，对自己手里的工作一定要尽职尽责的完成，而不是遇到小问题就立刻放弃；第三，他必须要具备专业的档案管理方面的知识，同时还要掌握一定的医疗卫生的知识；第四，还应该具有良好的政治素养和思想水平，必须要符合政府部门总体上的要求。而卫生监督档案管理人员符合上述条件的同时，还要具备三个意识。一是要有学习的意识，社会不断发展，科技不断进步，就连档案管理也在日新月异以飞快的速度变化着。这就要求卫生监督档案管理人员必须要随时进行学习，不断更新自己的知识储备库。二是要有创新的意识。工作要积极主动，跟得上时代的步伐，不断进行探索并且学会运用更加合理、规范的、科学的方法进行管理，从而使整个卫生监督档案的工作更加高效并且有序。三是要有服务意识。工作要有耐心，不能因嫌麻烦而使档案束之高阁要树立档案利用的受众意识，有针对性地提供便捷服务。

（三）进一步完善档案管理制度

卫生监督档案资料的来源是多方而的，有卫生监督业务的，有职工人事、有财务、有政策等方而的档案，如果没有完善的规章制度，就小能保证档案收集及时完整，也谈不上合理分类、整理有序，还可能会产生丢失档案的现象。因此按照《档案法》等法律法规德要求，我们建立了科学、完整、系统、切实可行的、符合卫生监督机构实际情况的档案管理制度，如档案收集和归档制度、档案保管和利用制度、档案登记制度等。通过各项制度的制定，提高了卫生监督档案管理水平，保证卫生监督档案收集齐全，合理进行分类整理，储存有序，利用有章。

（四）健全、规范档案收集内容

建立完整、规范的档案收集内容是档案管理效率的必要条件。做为基层卫生监督机构，我们对工作中形成的监督档案进行了明确的分类：

（1）依法行政材料：包括卫生监督法规、标准、技术管理规范等；

（2）预防性卫生监督材料：包括许可审批、复验材料，新、改、扩项目审查材料等；

（3）年度监督监测材料：包括监测记录、监督监测总结、分析报告等；

（4）行政处罚材料：包括监督记录、检验报告、会议记录、处罚决定书、结案单、送达回执等；

（5）专题调查材料：包括调查设计、调查报告、统计汇总等；

（6）工作材料：包括年度及各项业务工作计划、检查记录、总结，监督监测报表等。

（五）努力提高档案信息化管理水平

加强档案信息化管理，是促进卫生监督工作持续发展的根本措施。信息时代档案管理的重点在资料保存和查阅。由于电子化、信息化手段的应用，卫生监督档案资料大都可以进行数字化处理，以电子文件形式进行管理，并以磁盘、光盘形式贮存，这小仅提高了档案管理的安全性，还大大加速了档案收集、整理、贮存的步伐，保证了随时随地查阅的要求。实行信息化管理，对档案工作人员的要求也越来越高，它需要卫生监督档案工作者小仅要熟练操作计算机，懂得规范准确地使用档案软件，还要具有创新意识，跟上现代化的步伐。因此，卫生监督档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧，善于用现代科学管理手段管理档案，从而提高档案管理工作的效率。

三、结束语

随着社会的发展，卫生管理档案工作会越来越重要，越来越受到人们的重视。因此，各部门应该高度重视这一管理工作，强调卫生监督档案的重要性，加强对这一工作过程的建设，进行规范化的管理和安排，一定能让卫生监督档案管理发挥更积极的作用。

参考文献：

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