浅谈建设单位工程档案管理

浅谈建设单位工程档案管理

朱日清马玉彪解建国

山东省淮河流域水利管理局山东济南250100

摘要：随着社会的不断发展，档案管理工作在各个领域显得尤为重要。就现阶段来看，很多单位采用的是传统档案管理方法，但传统方法有很多弊端跟不上时代的节奏，有时候甚至会出现信息泄露等状况。因此，克服档案管理传统方法的弊端，进行档案管理的创新非常有必要。

关键词：建设单位；工程档案；档案管理

1档案管理必要性

研究档案管理工作对建设单位发展具有重要意义，档案记载着建设单位各类信息，这些信息有的相当重要，关系着企业机密。一般工资做重大决策之时都会参考相关档案，档案能够为建设单位发展提供关键性的信息。如果一不小心泄露或者丢失了档案，便会给企业带来不可估量的损失，有的企业还可能因此负上法律责任。因此，做好档案管理工作对建设单位本身的发展非常重要。做好档案管理工作可以为员工提供一个相对稳定的工作环境，还可以锻炼管理团队的能力，激发员工的工作热情，对企业的人才管理也起着不可替代的作用。其次，积极进行档案管理创新对企业发展具有重要意义。时代在不断发展，这也对档案的管理工作提出了越来越高的要求，对档案管理工作进行创新可以促进建设单位整体竞争力的上升，把企业的发展推向一个更高的平台。另外，档案管理的创新可以克服管理工作以往的弊病，彻底地解决档案管理滞后问题，促进建设单位的有效发展。

2建设单位工程档案管理现状分析

2.1档案管理体制缺乏完善

建设单位档案管理的体制并不完善。档案管理工作是一个复杂的过程，包括很多环节，主要包括档案的分类存档、档案的收藏、档案的使用等工作。档案的分类非常重要，这关系到档案使用时的便捷性问题。档案的收藏也很重要，信息化时代已经到来，档案除了收藏在档案室外，还需要电脑存档，以防丢失。现有档案管理出现了一个非常奇怪的问题，很多企业非常重视档案的收藏，却很少将档案拿出来利用，这是档案管理非常忌讳的一个问题。

2.2档案管理方法明显落后

部分建设单位档案管理方法有明显滞后性，跟不上时代的发展。部分企业档案管理还采用以前传统的档案室管理，没有将信息化引入到档案管理工作中去。信息化时代的到来决定了档案管理向信息化发展的必然性，一些企业不顺应时代的发展趋势，一定会逐渐失去市场竞争力，被时代淘汰。

2.3档案管理缺乏重视

企业不重视档案管理，没有针对档案的管理工作的好坏制定管理制度。有的企业没有把档案的管理摆在一个重要的位置，认为档案的管理只是一项微不足道的工作，这种思维是非常不科学的。还有的企业安排了了工作人员进行档案管理，但并没有制定科学合理的工作奖惩制度，一旦档案工作出现了漏洞，企业不知道应该向谁追究责任。此外，档案管理工作做得好，企业也没有相应的奖励制度，严重打击了管理人员工作积极性。

2.4档案管理人员素质水平低下

档案管理人员素质低下。很多企业管理人员的素质没有达到档案管理的基本要求，例如有些管理人员分类不明确，有些管理人员不懂在电脑上进行管理，还有些管理人员没有保密意识，随便将企业的网站分享给外人，造成信息丢失。因此档案的管理人员是档案管理工作的关键部分，如果管理人员的素质迟迟得不到提升，对整个企业的发展都会造成不良影响。

3促进建设单位工程档案管理的有效措施

3.1充分应用激励机制

企业应该对档案管理工作引起重视，意识到档案对企业发展的重要作用。另外，针对档案的管理工作，企业应该建立科学责任制，这一点非常重要。科学合理的奖惩制度可以带动员工的工作积极性，而不科学的奖惩制度直接打击了员工的工作积极性。一个企业如果没有科学合理的奖惩制度，那么整个企业的管理工作都会乱套。另外，科学合理的奖惩制度可一维护企业的基本利益，一旦企业的档案管理出现问题，企业可以依据制度将责任追究到部门或者个人，不会出现不知道找谁追究责任的现象。而且，这种做法也可以对员工起到威慑作用，让员工对自己的工作更加的重视，促进企业更快更好地发展。此外，企业在选择档案的管理人员之时一定要严格要求，提高管理人员的整体素质。企业在正式聘用管理人员之前，要对管理人员进行专业化的培训。培训的内容主要包括管理工作的内容、管理工作的方法、管理工作出现漏洞应该才去的应急措施，只有提高管理人员的专业素质，管理工作才有可能做得更好。在管理过程当中还要能时刻贯彻保密性的原则；要想使责任感很好的加强，就需要对本职工作做到安心与专注，以此使工作的严谨度显著提升；不仅如此，还有包括一些其它学科种类，比如像管理学以及信息技术等学科专业的知识培训。能让档案管理工作人员全面提高自身综合素质。

3.2加强对工作人员的理论培训

档案管理工作的好坏，在很大程度上取决于管理人员的业务素质高低。必须从档案管理工作人员的队伍建设上下功夫，选择作风正派、责任心强、爱岗敬业、政治觉悟高的正式在编人员从事档案管理工作。要多关心职工的工作和生活，充分调动他们的工作创造性和工作积极性。要加强培训教育，提高专业水平，掌握科学管理的原则和方法，破除因循守旧的观念，积极学习、主动探索新的管理模式和思维模式，经常开展批评和自我批评，使档案工作更科学和合理。

3.3以绩效管理促档案管理

绩效考核是现代企业管理模式的主要方式,采用限期定指标考核。没有规矩，不成方圆，企业领导要制定出科学合理的绩效管理制度，对员工工作绩效评价系统进行完善，将定量考核与员工工作能力及表现充分结合起来，用数据说话，使绩效评估工作更具透明化、公正化，绩效管理者应对绩效考核体系进行审视，加强与员工的深入沟通交流，保证反馈时效性，管理者还应该广泛听取员工意见，并及时做出调整，同时针对不同部门选择不同的考核工具，制定出科学的考核方案，对员工工作进行有效反馈。

3.4摆脱档案人员的不稳定性、流动性

为确保档案人员稳定性，企业应对现有档案管理体制进行完善，促进档案管理的优化升级首先在档案管理的分类方面，相关工作人员一定要对档案进行精确的分类，不能粗糙将档案只分为几大基本类型，相关工作人员在分类时应该在对档案进行基本分类之后，在在大类下面分出小类。不管档案使用电脑存档分类还是收藏在企业专用的档案室，这个问题都非常重要。其次，在档案管理的收藏方面，企业一定要注意档案室的环境，谨防潮湿，并且，企业一定要将档案输入电脑进行加密存档，一旦发生意外，档案还有备份的可以调出来。最后，企业一定要注重档案使用，档案只收藏不使用的话，对公司来说就是一堆废纸。实际上，档案的使用价值是非常大的，当公司遇到难以解决的问题时，档案上的信息可以给公司提供很多参考意见，促进公司的顺利发展。

结束语

档案管理对于我国建设单位的发展至关重要，随着时代的发展，传统的档案管理方法已经无法跟上时代的发展，档案管理人员必须及时转变档案管理理念，采取行之有效的措施予以解决，促进我国建设单位档案管理工作效率的不断提高。

参考文献

[1]张海英.浅谈施工单位在地铁工程建设中的档案管理[J].科技档案,2015,02:14-17.

[2]李晓芳.浅谈如何做好水利工程建设项目档案管理工作[J].经营管理者,2015,05:306.

[3]关明杰.浅谈档案信息化建设与工程档案管理[J].黑龙江史志,2015,04:49.

[4]张海英.浅谈施工单位在地铁工程中的档案管理[A]..高速铁路与轨道交通自动版[C].:,2015:3.