探微在Excel中排序的制作方法

探微在Excel中排序的制作方法

曾洪州

曾洪州

(武汉工商学院应用技术学院湖北武汉)

【内容摘要】在学习与工作中，各种表格的制作与排序是在统计数据的基础上进行的，正确的方法与清晰的视角能为单位和企业管理部门提供良好的依据。现阶段，由于计算机的应用和普及，大量而烦琐的数据可以用计算机来处理，使得各种表格制作与排序的操作处理得以简化，并缩短了其操作的时间，从而更好地提高工作效益。本文简单介绍了Excel中制作排序的多种方法，以期能起到抛砖引玉的作用。

【关键词】排序Excel制作方法

下面以一个成绩表为例谈谈利用Excel制作排序的方法。在如下表中对“总分”进行排名（要求不改变下表中姓名的顺序排出名次）。

一、利用Excel“自动筛选”功能中的“排序”进行排名

按姓名顺序设置自定义序列：单击菜单“工具”|“选项”|“自定义序列”，然后单击“从单元格中导入序列”按钮，选定表中的所有姓名，再单击“导入”按钮，最后单击“确定”按钮。

首先将光标定位在数据清单内，单击菜单“数据”|“筛选”|“自动筛选”命令，此时数据清单进入自动筛选状态。然后在自动筛选状态下单击“总分”下拉按钮，选择“降序排列”，此时数据已按总分从高到低顺序排列。再在单元格I3至I10中依次填入名次（最好使用自动填充法），然后取消“自动筛选”,此时名次虽然排出来了，却改变了数据清单顺序，因此还需要还原数据清单顺序。将光标置于数据清单中，单击菜单“数据”|排序”命令，在打开的“排序”对话框中的“主要关键字”里选择“姓名”（升序排列），然后在该对话框中单击“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，在“自定义排序次序”下拉列表框中选择前面已定义的姓名自定义序列，单击“确定”（2次），排名完成。

二、利用Excel中的“排序”功能进行排名

依次单击数据清单中的“总分”、常用工具栏中的降序排序按钮（也可使用“数据”菜单中的“排序”命令，打开“排序”对话框进行操作），进行降序排序。在单元格I3至I10中依次填入名次（最好使用自动填充法），此时名次虽然排出来了，却改变了数据清单顺序，因此还需要还原数据清单顺序。单击菜单“数据”|排序”，在“主要关键字”中选择“姓名”（升序排列），然后在该对话框中单击“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，在“自定义排序次序”下拉列表框中选择前面已定义的姓名自定义序列，单击“确定”（2次），排名完成。

三、增加“序号”列，利用Excel“排序”进行排名

2．排名步骤

依次单击数据清单中的“总分”、常用工具栏中的降序排序按钮（也可使用“数据”菜单中的“排序”命令，打开“排序”对话框进行操作），结果如图10。在单元格J3至J10中依次填入名次（最好使用自动填充法），此时名次虽然排出来了，却改变了数据清单顺序，因此还需要还原数据清单顺序。对“序号”这一列进行升序排序，最后删除“序号”列，排名完成。

四、利用Excel中的RANK(number,ref,order)函数进行排名

RANK函数由三部分组成。Number为需要进行排名的数字；Ref为数字列表数组或对数字列表的引用，Ref中的非数值型参数将被忽略；Order为一数字，指明排名的方式。如果order为0或省略，排名是按照降序排列；如果order为非零值，排名是按照升序排列。

在单元格I3中输入“=RANK(H3,$H$3:$H$10,0)”，然后回车，再使用自动填充的方法将I3中的公式复制到I4至I10单元格中，即可得到如图8的结果，排名完成。

在使用RANK(number,ref,order)函数时需注意以下事项：1、在输入ref排位的数组时，一定要加上绝对引用符号“$”,否则在利用自动填充功能进行公式复制的时候，ref数组会发生变化，导致排名错误。2、如果需要倒排名，“order排位的方式”输入非0数即可。

结束语：第一种方法和第二种方法增加了操作“按姓名顺序设置自定义序列”，而这一操作对于不太常用Excel的人来说容易忘记，操作不好也容易做错。这两种方法操作步骤过多、操作时间过长，一般情况下不使用这两种排名方法。

第三种方法操作比较简单，而且利于大多数人接受。据我调查制作排名时使用这种方法的人较多。现在大多数制作的工作表中已有“序号”、“工号”、“学号”等字段，这就可省去排名前的准备步骤（增加“序号”列）和删除“序号”列的操作，从而可以简化操作步骤，节约操作时间。对于一般不常用Excel的操作者适合使用。

第四种方法操作起来既简单又能快速地完成排名，但绝大多数人对这种方法还不了解。通过多年来的教学，体会到大多数人对于“绝对引用”和“相对引用”的理解存在一定的困难。如果不理解“绝对引用”和“相对引用”，制作起来会存在一定的困难，做不好就会做错。但对于频繁制作排名的制作者来说，这种方法是最简单、最有效的方法，笔者在此建议制作排名时最好使用RANK(number,ref,order)函数进行排名。

参考文献：

【1】袁福庆.《计算机基础应用》[M].上海科学普及出版社,2006年6月。

【2】黄国兴周南岳.《计算机应用基础》（WindowsXP+Office2007）[M].高等教育出版社,2009年6月。

【作者简介】曾洪州，男，汉族，武汉工商学院计算机应用技术专业学生。