建设项目档案归档管控措施探析

建设项目档案归档管控措施探析

李明月

深圳市鸿荣源实业有限公司广东深圳518000

摘要：建设项目档案管理方式的科学规范性对以后相关资料的方便利用借鉴具有重要作用，因此采用高效合理的方式规范管理建设项目档案工作显得尤为重要，尤其是现阶段我国关于重大项目建设档案管理中存在的一些问题，如项目资料不完善，档案资料分类不清晰，必要文件不健全，对于项目中存在的隐蔽性工程缺乏清晰完善的相关影像资料等问题。都一定程度上制约了我国此类档案管理水平的提升。为此本文通过结合建设项目工程中的项目立项，项目施工，以及项目验收各不同阶段的展开，建立完善与之配套的建设项目档案管理工作。希望通过这一途径试图探究一种适合当下新时期建设项目档案归档管理方法，仅供参考。

关键词：新时期；建设项目；档案归档

前言

建设项目档案归档管理中存在的问题瑕疵之所以较多为其工作带来较大挑战，最主要的原因就是整个建设项目建设施工验收等环节全部完成下来之后，可能涉及到方方面面，同时加之建设工程项目较高价值以及较长的时间跨度等。这一系列现实因素使得建设项目档案归档管理工作需要面对更为复杂的情况。就这一现实情况以及存在的问题表现，如何优化完善建设项目档案归档管理办法，本文接下来结合某地工程扩建这一案例项目，提出一些自己关于改进建设项目档案归档管理办法的意见建议。

1.建设项目档案归档案例介绍

本文研究的建设项目是当地着重关注的重点建设施工项目，因为投入资金的较大以及引用的相关技术较为先进，因此为这一建设工程提供良好的档案归档管理方式，为之后我国进行同类型施工建设具有重大的参考价值。该工程的建设前后投资花费大约为十二多亿元，工程扩建周期大约为前后两年。在这一过程中相关的档案管理工作人员首次尝试了将建设工程推进与档案管理同步进行的资料档案一体化管理方式，这一创新性的档案归档管理方式完全实现了对建设项目从工程施工之前，施工进行中以及施工验收三大主要环节的全过程监理控制。通过这一手段使得档案管理工作人员对整个项目涉及到的五个主要施工单位以及两个监理单位，数量较多个设备供应厂家等提供的上万份纸质资料，工程设计图纸，各种声像影音资料以及所需的相应电子资料等都进行了合理归类归档处理。并最终形成了该建设项目相关档案内容的2018卷。

2.新时期建设项目档案归档管理措施

结合以上工程项目案例中所使用到的档案管理方式方法，简单的来说可以将其概括为主要的三个步骤：

2.1档案管理提前介入主动服务

这一步骤主要是指建议在建设项目开始立项的起始阶段，相关的档案管理工作人员就主动介入其中，因为以上工程涉及到的是进行改组扩建工程，所以档案管理人员主动介入的目的之一就是充分发挥自己所掌握的已有相关资料资源，为其扩建工作人员提供必要的帮助。首先，在建设工程项目部成立时并成立与之相关的档案归档管理项目部，为了方便各不同分项目组之间的沟通配合，建议形成以档案管理为核心，工程参建单位与工程管理部门共同参与的档案管理机制。在此基础上并制定相关的档案管理细则，以此进一步明确相关的文件编制规则，各类档案的归档分类，清晰管理与归档流程等。为之后进行的工作提供必要的制度保障。其次，在建设项目开展施工例会时，建议档案管理工作例会也同时介入，档案管理工作人员就例会中进行的关于建设项目问题讨论、有关资料的补充等内容可以有效的掌握第一手资源。对其进行编制归档处理，确保相关的档案管理质量。对于这一过程中可能出现的棘手问题，档案管理工作人员及时与其他部门协助沟通处理。最后，保障建设项目中所使用到的设备入场与设备相关的档案管理工作同步进行，因为建设项目中所使用到的设备质量不仅事关最终的工程建设质量，同时对于有效防止施工过程稳定安全有重要意义，所以及时关注施工现场机械设备流入情况，发挥档案管理工作优势，对其中的机械设备资料进行严格的跟踪与记录。因为建设项目中一般会用到数量较大的机械设备，所以切实从源头抓起，禁止资料不完善的施工设备流入现场。

2.2实施全过程控制性的动态跟踪管理

对于这一措施的简单理解来说，只是希望建设项目中的档案归档管理工作可以切合实际争取做到“三个一”的理想管理局面。因为就整个建设工程项目的档案管理工作，随着项目的不断展开推进，每天都会收到各种不同类型的文件资料图纸等，而为了不耽误其他项目部门对资料使用的效率，所以接收资料管理的第一的档案管理员一定要对其经过的资料及时分类归档处理，并快速分发到所需的工作部门中。以此来保障建设项目建设施工进度顺利进行。所以，相关的档案管理工作首先要做到将档案管理与资料管理实施合二为一的管理措施。这样做的好处不仅可以有效的实现对建设项目档案管理的全过程动态管理，同时极大的减少了人力物力的投入，这种一体化档案资料管理方式，其实仅是将之前的专门档案管理进行了工作面上的外延拓展。对接收到的建设项目资料进行归类分发之后，留存一套完整的资料作为档案留存，以方便以后的查阅和作为证明建设工程项目完整施工的记录。在此基础上对于项目建设过程中可能存在的图纸、设备以及相关设计等变更升级情况，档案管理人员也要实施每一次的详细变更记录。所以这一措施不仅是对档案管理的全过程检测，对于维护档案资料的完善完整性也有着现实意义。其次，对于建设项目中存在的一些隐蔽性工程可以利用档案影音资料进行有效的记录与证明将其合二为一，在大型的建设项目工程中肯定会或多或少的存在一些隐蔽性工程，因此为了确保相关部位的档案管理资料完善，建议在这些隐蔽性工程施工过程重采用摄像机安排专门的工作人员等进行影像资料的记录。这种隐蔽性工程施工全过程全阶段的录入方式也为之后的具体施工结算时间提供了可靠的依据。而与之相关的档案管理工作需要确保其中的隐蔽性工程施工全过程的记录与提供的相应影像资料是完整可取的，两者可以实现相互的印证。最后，将建设项目施工过程中的质量检查与档案资料的完整性检查两项工作合二为一，因为建设项目会在其中的每一关键点处对其中的供货，施工，设计等进行全方位的检测，借助这一机会档案管理工作人员可以对其中涉及到的各文件或是资料内容也展开全面的审核补充，如果将这一环节列入档案管理质量考核标准，对加强档案管理工作质量有显著的效果。

2.3实施档案管理精细化打好资料验收关

档案归档管理是建设项目验收中相关资料验收的关键部分，也是打好资料管理收官站的最后一役，通过这一措施保障建设项目档案资料的完整性为项目后期正是投入运营之后，给予管理维护帮助。为此实现建设项目档案管理的精细化是非常有必要的，为了实现这一目标建议可以从以下三方面实施。首先，按照实际规定我们知道一般都是在相关的施工单位提供出完整的项目交工验收证书之后，方可进入下一环节的建设项目财务结算。在这一环节中必须提供包含档案管理部门在内的以及财务等部门联合签字，盖章之后才可以保障生效，其中任意部门如果发现资料或是环节不完整，都可以实施本部门拥有的一票否决权。这种方式主要是发挥各部门之间的联动机制，强化各部门对建设项目文件资料实施合理的归档处理。其次，建设项目各部门做好自身负责的档案资料自查整改关，对于这一目标的实现更多的是有赖于各部门相关的工作人员具有较强的服务意识，避免出现被动督促引导的工作方式。为了最大效果的实现建设项目档案资料的完整准确性，档案管理工作人员在日常的文件资料归档处理时就要仔细认真核对，对建设项目施工中出现各类施工问题解决，或是文件资料变更以及经常出现的隐蔽性工程提供资料不健全等情况，及时展开核对确认，尽可能的发挥档案管理工作人员在资料监管中的重要作用，争取将档案管理工作得到建设项目各方的赞许认同。最后，利用好建设项目最终验收机制。因为最终的建设项目施工建设完成之后，会有专门并专业的验收组实施专项验收，派且专业的档案验收组对整个建设项目档案归档管理工作开展更为严格的专项验收，通过工作汇报，档案现场检查翻阅，询问交流以及抽样调查等方式做好建设项目档案管理工作。

3.总结

综上所述，本文就当下建设项目管理中存在的问题表现，结合相关的案例实践经验，提出了建设项目档案归档管理完善方法，尽可能地为相关的从业人员提供相关的实践帮助，并有效改善建设项目档案管理工作中存在的问题弊病。

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