信息化背景下电力企业档案管理面临问题与对策

信息化背景下电力企业档案管理面临问题与对策

袁艳子

国网湖北省电力有限公司荆州供电公司湖北荆州434000

摘要：电力供应是社会发展的主要动力，社会信息技术的发展为电力资源的管理提供技术支持，我国电力企业在整体发展中实现信息技术的综合应用。然而，我国电力企业的转型发展依旧处于初级阶段，在信息技术的系统资源综合应用上依旧存在很大的不足，实现信息化技术背景下，电力企业档案管理的合理应用与转型发展依旧任重而道远。本文对信息化背景下电力企业档案管理面临问题与对策进行分析。

关键词：信息化背景下电力企业档案管理面临问题与对策

在全球经济一体化不断发展的情况下，我国的电力企业也在不断走向国际化，其主要标志有两个，即电力系统的自动化设备水平和电力业务的网络化及数据的电子化水平。在过去的几十年中，我国电力企业在自动化设备方面投入了大量的资金并取得了良好的效果，在控制系统方面的很多设备都超过了经济发达国家的水平，可是在信息系统的建设方面，我国的电力企业还相对落后，特别是在档案管理系统的建设方面。所以电力企业必须不断加强档案管理的信息系统建设，促进企业的快速发展。

1现存的问题

在传统管理中，电力企业需要耗费较长时间用来查找档案；与此同时，电力档案的归档以及日常管理都包含了烦琐的流程。进入新时期后，信息化改变了电力档案原有的管理状态。在信息化手段的辅助下，档案管理人员就可以通过扫描档案，把有关的数值和信息存储于硬盘。后期如果需要调取，那么只要遵照特定的检索流程就能够查阅信息。引入信息化的新模式后，企业内部的有关部门也可以分享实时性的档案信息，便于共享档案资源。然而从现状来看，电力企业在信息化形势下的档案管理并没有达到成熟，仍暴露了如下的缺陷：

1.1相应人员的档案管理理念比较落后

现阶段对我国的大对数电力企业来讲，档案管理工作的信息化水平都处在一个比较初级的阶段，人们对信息化的概念还没有十分准确的认识和理解，单纯的认为信息化就是把传统的档案管理工作利用人工方式和计算机模仿技术对相关的信息档案进行监理工作，所以没有将相应的编制、获取、浏览等多方面的工作进行有机的结合。这是一种分离式的档案信息化管理，只是档案管理工作的一个程序，不是真正的信息化。

1.2针对电力档案的信息化管理，有关人员仍欠缺必要的关注度

从认识层面来讲，档案管理的相关人员并没能给予重视，通常觉得引入信息化的手段会浪费电力企业的更多资源，因而持有排斥的心态。从企业本身来看，电力企业也没能投入足够资金用来构建信息化管理，因而很难确保实时性的档案更新。在这种状态下，档案管理就容易暴露很多的缺陷。

1.3水利档案管理人员整体水平较低

水利档案管理人员的知识水平往往比较低，致使其对水利工程信息化这一概念的理解不够充分，一直都是依据原有档案管理模式展开工作，这是造成所采集的水利信息不完善、资料查询困难等现象的重要原因。当今社会处于信息化的时代，管理人员由于拥有的知识有限，信息化与科学化方面的管理能力也会受到局限，不具备开拓精神。

2完善对策

2.1切实转变认识

近些年来，电力行业正在迅速扩展规模，与之相应的电力企业也获得了显著的进步和发展。在新的形势下，电力企业保存下来的档案总数也会变得更多。企业档案记载着珍贵的信息，可以为企业后期的各类决策提供参照。由此可见，电力企业有必要妥善保存并且利用档案，做好实时性的档案管理。完善档案管理，需要借助新式的信息化途径和手段。作为企业内部的档案管理人员，就有必要转变不适当的认识，真正意识到信息化对于电力档案管理的重要价值。只有从根源上扭转了认识，才能够真正接受新时期的信息化档案管理。

2.2实现电力企业档案管理的系统升级

应对我国电力企业档案管理中存在的问题，实现资源的综合应用，保障电力企业档案管理的系统升级，保障电力档案管理系统应用与网络系统同步更新。例如：电力企业为了保障企业档案管理的系统应用发挥最大的作用，当期对企业档案管理系统进行网络升级，采用PLC技术，实现电力企业内部档案管理系统的多个子系统同步运行，合理分配企业档案管理系统在实际中的管理作用，保障企业档案管理系统运作的流畅性。应用现代信息化技术，推进电力企业资源管理系统的转型发展与技术的创新应用。

2.3档案信息化系统不完善的相关对策

第一，装配信息化设备。新中国成立以后我国水利事业飞速进步，水利工程方面的档案数量由此急剧上涨，这给档案部门带来了巨大压力，因此急需装配容量足够大的档案存储设备。现阶段，水利部门大多数情况下使用计算机内置磁盘存储系统及光盘存储设备作为档案存储载体，尤其那些先进的档案管理设备，不仅能缓解档案管理人员的工作压力，还能提升其工作效率。第二，推动水利工程档案形式由纸质向信息化形式转变。一是推动档案形式由纸质向电子式转变。构建符合实际的规章、制度，从根本上更改纸质档案及电子档案的现有形势，通过全面的规章、制度推动水利工程档案信息化建设。要切实依据档案信息化建设的相应需求，在对资料进行归档时实现纸质档案与电子档案的共同存在。使档案的存在形式在电子档案和纸质档案之间转变，实现纸介质和光、磁介质两个形式的档案共同归档，人工转变成内容全部一样的两个档案。二是推动档案形式由纸质向声像资料转变。水利工程建设（尤其是大型水利工程建设）当中，应找准时机拍录重点建设环节，高标准重现重点枢纽工程及隐蔽工程的准确方位及构造等情况。上述声像档案资料十分宝贵且独一无二，其作用体现在既可达到o实报道的特定要求，又能作为工程完工验收必备的记录材料，还会成为将来工程运行中维护与管理等事项中能够获取的关键资料。

2.4制定并完善科学合理的标准规范与管理制度

实现用户高速便捷获取档案信息需求是档案信息化建设的重要目的，为实现这一目的，很重要的一项工作就是要完成档案数据库的信息存储与资源使用标准化、规范化建设，兼顾国际要求，避免档案信息资源的重复研发、重复利用等问题，为信息资源共享提供基础。档案信息化建设除要有科学合理的管理制度外，还应实现信息的标准化建设，促进档案事业与档案信息化建设的健康有序、协调稳步发展。信息化建设的标准规范能提高档案管理与服务水平，加强档案管理工作与其他社会工作的交流融合，实现经济效益与社会效益的双重目的。档案管理标准的信息化建设应着重从档案管理信息化的网络环境标准化与信息资源标准化入手，制定符合实际的档案管理信息化的相关标准规范。

结束语：

档案管理信息化建设，一方面需要制定完善档案信息化管理的相关标准，确保档案管理的健康有序进行；另一方面需要研发并推广档案管理应用软件，确保电子档案的完整有效、规范齐全。其最终目的就是实现档案信息资源的科学管理与合理分配，确保档案资源系统网络化、标准数字化。档案管理信息化建设具体包括基础设施、档案信息资源、应用系统、标准规范与人才队伍等建设内容。从本质上来看，档案管理信息化是管理模式与工作方法的革新与改进，以现代数字信息化方式存储与转送，为社会提供便利服务。

参考文献：

[1]信息化背景下供电企业档案管理改革对策初探[J].姚玲娣.办公室业务.2017（11）

[2]信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策探析[J].鄢秀清.办公室业务.2016（23）

[3]探析信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策[J].张惠芳.黑龙江科技信息.2014（14）