大型水电工程建设项目档案编研探讨

大型水电工程建设项目档案编研探讨

钟汝嘉

华能澜沧江水电股份有限公司

摘要：档案编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是档案部门系统、广泛向企业内部或社会提供利用、宣传等服务的一项重要基础性工作。作为工程建设项目，特别是大型水电工程建设项目，建设周期长，涉及范围广，最终形成的档案数量非常大，如何有效的利用这些档案为以后的电力生产、水电建设提供利用、参考服务，做好档案编研工作显得尤为重要。如何做好水电工程档案编研工作，是目前工程建设项目档案管理的一个难点。目前，国内已完成建设的大型水电工程项目有很多，由于种种原因，编研工作在档案管理上没有受到足够的重视，投入资源有限，面对庞大的档案资源，没有进行有效系统的编研，仅仅满足了日常的借阅，工程建设过程中形成的一些管理经验、教训和成果没有得到很好的利用。

关键词：档案编研；水电工程

水电工程建设项目档案属于科学技术档案中的工程建设档案，按档案类别分为文书档案和科学技术档案。科学技术档案又分为电力生产、科学技术研究、基本建设及设备。基本建设档案如立项审批、设计、移民、招投标合同、水工、机电设备安装、电气仪表调试、监理等，设备档案等。按照载体不同又分为纸质档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。在长期工程建设当中，参建单位和建设单位往往偏重于现场实体而疏于对档案的管理，对档案管理工作投入的人力、物力也仅仅是维持日常最低限度的工作运转，在工程建设过程中形成优秀施工管理经验、先进的施工技术可通过系统的编研进一步得到更好的应用和推广。如何做好水电工程建设档案的编研工作，本文针对水电工程档案的特点从不同的利用目的到如何选题和大家进行探讨。

一、水电工程建设档案编研必要性

1、档案管理工作的需要

档案编研工作是档案管理工作中利用工作的一个重要组成部分，利用档案以需要为目的，以库藏档案为基础，以汇编档案，汇集和编写档案参考数据为成果形式的一项专门工作。做好档案编研工作是档案管理工作的需要，转变档案编研观念，适应现代社会对档案编研的需求，是档案编研实践发展的要求。

2、建设项目档案价值的体现

在工程建设过程中，虽然企业对档案管理有所重视，但对档案管理的投入资源依然存在不足。加强档案的开发与利用，提供高质量的编研成果，使得档案具备较强的服务功能，为企业的发展决策提供参考，提高档案的价值，从侧面提升企业对档案管理的重视。

3、企业可持续发展的需要

当前企业之间的竞争变得越发激烈，若要在市场当中保持一定的竞争优势，就必须要切实提升内部管理，提高工作效率。档案作为企业所有信息、知识的集合，保证档案能够得到有效的开发利用，最为关键的是要做好档案编研工作，提取档案中的精华，为企业管理提供可靠的依据，使企业的竞争能力得到进一步增强，这样方可使得企业的可持续发展真正实现。

二、水电工程建设档案编研形式

档案编研成果按照表达形式、加工层次、选题范围及体裁特征等可以分为多种形式。做好档案编研工作，要根据库存档案的特点选择不同的形式。作为建设工程项目档案，比较适合的形式有表达形式及加工层次两种。一般情况下，建设工程项目档案主要包括工程建设质量方面、工程建设安全方面、工程建设进度、工程建设资金及工程建设管理方面。根据建设工程项目档案的特点，档案编研按表达形式可用文字、图形、声像、数据等形式；按照加工层次可选用一次加工和二次加工形式。

三、按照表达形式编研

1、照片档案编研

照片档案作为水电工程建设项目档案中的重要组成部分，最能直观反映工程建设相关情况，充分利用照片档案，编研制作宣传画册，宣传水电工程建设，促进社会发展有重要意义。

建设一座电站，带动一方经济，保护一方环境，是水电建设的社会责任。在水电建设过程中通常会涉及到移民，通过移民安置，移民的生活水平都得到了很大的提高，通过记录库区移民的生活变迁的照片档案，制作宣传画册，进行社会宣传，对水电绿色能源建设起到促进作用。在对移民照片编研时，取材应注意前后的对比，需选取同一户在搬迁前后的生活变化。

2、声像档案编研

水电工程通常选址在比较偏远的山区，建设条件比较艰苦，并且建设周期比较长，很多工程建设者为此付出了很多，通过记录工程建设的声像档案可以编研成记录片，如实反映工程建设过程中涌现出的先进事迹，弘扬社会正能量，为社会的和谐发展提供宣传。

四、按照加工层次编研

1、科研成果汇编（一次编研）

水电建设项目科研档案指的是档案分类中的7大类科学技术研究档案，我们通常把在施工过程中取得的各种成果如：工法、专利、其它研究成果、QC、论文汇编等归入此类。

我们在以汇编科学技术研究档案作为编研选题方向时，首先要把此类档案进行分类，然后在分类的基础上按照取得的高低层次进行划分。如汇编时属于工法类的汇总在一起，QC类汇总在一起，然后从国家级别、省级别、地市级别进行汇总。此类档案体现了水电建设项目的先进性，在市场竞争中保持相对优势，汇编科研档案做为编研成果在公司管理及发展的可持续性有重要的意义。

2、制度汇编（一次编研）

水电工程建设的顺利进行，离不开各种管理制度的制定及实施，作为工程建设的灵魂，汇编各种制度是企业可持续发展的保障。从工程建设的各个方面可以编研档案管理制度汇编、质量管理制度汇编、安全管理制度汇编、合同管理制度汇编等。

3、工程建设大事记（二次编研）

大事记是一种按照时间顺序记载一定范围内发生重大事件和重要活动的编研资料。大事记有叙述和表格两种表达形式。作为工程建设项目，建议采用表格式，简练记载大事。大事记的内容主要由大事记述和大事时间两个部分组成。大事记述是大事记的核心部分。作为水电建设项目，应以工程建设的进度为记事范围。从立项、设计、土建、设备安装、调试试运行及竣工验收几个方面进行编制。每个阶段要突出重点，如立项阶段的大事主要包括项目核准及所依据的相关文件批准；施工阶段主要记录单位、分部或重要单项工程的开竣工，施工过程中的质量监督等。大事时间是大事记的重要组成部分，对每一件大事，必须准确记载年、月、日，必须查阅档案，按照归档文件上的时间准确记载。编研大事记应注意，大事记是记录历史的严肃工作，因此，编写大事记要坚持历史唯物主义的观点，坚持实事求是的原则，尊重事实，客观的加以描述，依托档案，记述简明扼要，不加评述。水电工程建设由于其特殊性，工程施工周期较长，因地质条件涉及的变更较多，准确预测工程建设周期相对比较困难，水电工程编研大事记可以从全局上了解整个工程的建设过程，对以后水电工程建设计划提供参考。

4、数据汇编（二次编研）

水电工程建设过程中，会形成很多数据，如与合同有关的资金，与质量有关的单位、分部及单元工程质量评定等，可以利用其中的数据编研成数据汇编。由于水电建设的特殊性，合同在执行过程中有很多变更，可以把合同执行过程中形成的数据编研成合同变更数据汇编，为以后的利用提供方便。

五、编研注意事项

在制作编研时应注意的问题，首先要根据不同的编研形式，格式要正确；其次，在编研时要保证基础数据的准确性；最后在发布编研成果时要经过审核流程，避免数据失真或泄密。

六、水电工程建设档案编研的实现

档案编研是一个系统的工程，要想实现对水电工程建设项目档案的编研，需要企业对项目档案引起重视，投入足够的资源，提高项目档案员的专业技能，才能使建设项目档案这座宝库发挥它应有的作用，而不是仅仅的被动式提供查阅。

参考文献：

[1]陈智为、邓绍兴、刘越男：档案管理学[M]北京：中国人民大学出版社，2008年9月