试述电力工程档案数字化管理

试述电力工程档案数字化管理

鲍丽芳

(国网吴忠供电公司宁夏回族自治区吴忠市751100)

摘要：在现代化的科技发展和社会经济实力的推动下，我国对档案的管理已经实现了向数字化转变的时代。档案的数字化管理具有效率高、安全性高、存储容量大和方便查阅的特点，因此被广泛应用于电力工程中。现如今，电力工程建设的数量和规模都在不断扩大，而电力工程中的数字化档案管理可以有效提升电力工程的建设和运行效率，避免建设事故的发生。因此应该重视电力工程档案数字化管理，充分发挥其作用。本文重点分析电力工程中的数字化档案管理。

关键词：电力工程；档案；数字化；管理

1电力工程数字化管理概述

1.1数字化档案管理的定义

数字化档案管理是电子档案建设在信息时代的必然产物，也是档案信息化建设综合实力的体现。随着档案数字化处理技术的不断改革创新，电子化、程序化的档案数字化管理应运而生。在具体实施过程中，把具有保存利用价值的文本、图片、视频等扫描、拍摄、挂接、上传至档案管理软件，进行数字化整理、保管和备份。

1.2电力工程档案数字化管理的重要性

档案数字化管理具有数据处理快捷性、改版时效性、传输网络性的特点。采用数字化档案管理，把保存在各载体、各方位的信息资源以电子版的形式存储，以网络化的方式互相连接，共同利用提高效率，节约办公成本，实现资源共享。形成一个更适应电力工程建设实际的，可进行文件生成、归档和档案管理一起操作的应用软件，逐步实现档案管理系统与公司各业务部门信息管理系统的无缝链接，进一步提高档案电子化、信息化、网络化管理水平。

2电力企业实行档案数字化管理的意义

电力工程档案数字化管理是随着电力行业形势不断发展，纸质档案的查阅、检索、备份变得非常麻烦，而且容易出错，传统的档案管理方式已经不能适应高效快捷的信息时代。

2.1实现管理模式的转变

数字化管理是实现由传统的管理模式向现代化管理模式转变的最好方法。数字化管理可以通过一系列高科技手段来完成，能有效提高工作效率。传统的手工方式效率较低，将被淘汰。在未来，档案工作人员不仅仅是档案实体的保护者、调卷者，还将成为档案信息的管理者、档案信息产品的生产者、档案信息利用咨询答疑的服务者。

2.2提高管理效率

档案信息数字化使档案部门能够摆脱库房式的管理方法。档案的排列完全虚拟化，按照设定的软件程序进行整理排序而输出，其有利于提高信息的收集和使用效率。对于一些珍贵的档案文献或档案原件处于易损或变质状态时，经数字化后，可制作视读替代品，将原件完好保存。

2.3实现储存规模的扩大

数字化管理采用先进的数字化存储技术。随着社会文化、经济和科技等的迅猛发展，档案信息总量也以惊人的速度增长，造成档案库房拥挤、保管困难。而数字化信息主要存储在光盘、硬盘和软盘上，它们具有存储密度高、使信息存储密度高，存储量巨大、性能可靠、易用性好、存储成本低、多媒体融合等显著优势，节省储存空间，因此受到了普遍欢迎。

3强化电力工程档案数字化管理的措施

3.1建立电力企业档案数据管理库

建立电力企业档案数据管理库对于档案数字化管理也十分重要，建立电力企业档案数据库，首先就应该建立良好的电力企业档案目录数据库，这样可以根据目录来搜索需要的档案。建立企业档案目录，就是将电力企业中档案按照不同类别，给档案分号，以档案名称等逐一登入电脑中，将所有的电力企业档案收入目录数据库，这样对电力企业档案管理时，就只需对其目录进行管理。建立电力企业档案状态数据库也是非常重要的，档案状态数据库的作用是将电力企业中各个新的信息进行统计整理，通过计算机网络传输保存，将信息收集到这个档案状态数据库。档案状态数据库有利于人员信息的管理，能够区分最新档案和陈旧档案，有利于有用信息的提取。同时对于电力企业档案管理人员也有很好的促进作用，能够使他们有充足的时间将各个档案信息整理，并准确地分类到各个档案库分类中。

3.2建立数字化档案管理的个性化服务

档案工作人员通过发挥自己的主观能动性、创新精神，做好个性化服务。可以很好地为电力用户提供多样化的动态性档案管理服务。重要文书档案的数字化处理，照片、视频、实物档案和重要电力工程竣工档案数字化处理均要求达到100%；要求所属单位按照由近及远的顺序，分期分批对纸质档案以及重要特种载体档案进行数字化处理；希望在移交新的竣工项目发文、计划、总结、申报材料和行政照片、光盘等归档文件材料的时候，必须同时移交纸质文本和电子文本。积极推广使用电子档案管理系统，便于公司构建一个档案信息整合交流的平台，弥补有些单位没有档案系统软件的不足，以解决工程项目分散、点多、路远带来的档案管理棘手问题，通过帮助单位用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值，从而构成强大的档案管理资源体系。

3.3培养人才

人是管理工作的实施者。以数字化方式管理档案与传统方式管理档案对管理人员的要求有所不同，对使用档案人员的要求也有所变化，其要求档案管理人员和使用档案人员都应该具备相应的数字化知识，能够利用数字化工具采集、管理、查阅档案。档案管理人员是管理档案的执行者，由于档案管理数字化不是一项阶段性的工程，不是把纸质档案进行数字化转换即完结的工作，而是长期持续的管理过程，因此，在管理数字化档案的过程中，除应具备传统档案知识和技能外，还要涉及操作计算机、采集和管理数字档案，这就要求档案管理人员需要掌握计算机操作、网络连接、数据库管理、数据采集、图片、音像资料处理等与数字化相关的技能。使用档案人员是主要的档案利用者也是数字化的直接受益者，要使数字化的优势变为现实，需要掌握计算机操作及相关的网络知识，这样才能与数字化档案管理系统进行有效的沟通，并通过数字化带来的便捷，深入地利用档案。

总而言之，随着科学技术水平的提升，在电力工程的建设和运行中可以通过现代化的方式进行数字化的档案管理工作，加强数字化信息技术的运用，加强网络档案信息的支持整合，为数字化档案管理工作服务，促进社会主义经济建设的发展。

参考文献：

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