基层单位办公自动化应用与档案信息化建设问题探讨

基层单位办公自动化应用与档案信息化建设问题探讨

胡爱雪

肇庆市公路局西江大桥管理所

摘要：随着社会信息化的发展，办公自动化与档案信息化管理已经成为社会趋势和必然需求。办公自动化与档案信息化有机地结合起来，能充分发挥档案利用与服务在单位各项工作中的积极作用。本文结合工作实际，探讨如何将基层单位办公自动化应用与档案信息化建设有效结合，提高档案利用与服务作用。

关键词：基层单位；办公自动化；档案信息化建设

门户网站（或称公众网）、局域网（内部专网）以及办公自动化系统（简称OA）的应运而生，是信息化社会的产物。新形势下档案工作要不断创新，加强档案信息化建设是适应社会发展的途径。

一、电子文件、门户网站、OA办公系统的概念

（一）电子文件：2002年我国颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）对电子文件给出了明确的定义。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（二）门户网站：根据政务公开、公文管理、《保密法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规的规定，政府机关、事业单位门户网站可以让群众通过互联网查询与自己日常工作、生活和合法权益的红头文件、资料等信息，提供便民服务，门户网站展示行政机关、事业单位形象，并接受群众监督。

（三）OA办公系统：办公自动化（OfficeAutomation，简称OA），是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的电子政务办公方式，通过数字化办公，优化管理组织结构，提高效率，增加协同办公能力的目的。OA办公自动化系统生成电子文件主要是电子公文。

二、档案传统管理与信息化管理的异同

（一）相同点：都是记载社会历史、人文文化、组织机构、团体在其历史发展变迁中活动的真实记录。

（二）不同点：1、前者存储的载体是纸质、照片或其他实物载体；后者是电子文档载体。2、前者通过查阅纸质档案获得信息，但查阅费时，易造成纸质档案的损耗，不利于保管；后者通过专门平台直接从计算机上查阅获得信息，方便快捷，有效保护纸质档案。3、前者作为原始凭证起着不可代替的法律依据作用，后者电子公文电子签章的法律效力逐步获得认可，但取代传统档案的原始性、真实性的法律依据地位还待商榷。

三、存在问题

近年来无纸化办公逐步在政府、机关事业单位和企业中推广，通过内部网络专用平台生成电子文件（主要是公文），在同一系统内部上传下达，提高公文流转效率，节约资源。随着网络发展、政务信息公开，纸质档案查阅利用已不适应社会和群众了解信息的需求，局域网办公平台与档案管理系统相互作用，有效加快档案信息化建设。

（一）档案管理软件与OA办公系统的不兼容。各基层单位档案综合管理软件不统一，办公自动化管理平台与档案管理软件存在兼容性问题，未能对电子公文通过档案综合管理软件进行直接归档和开发利用，未能实现收文自动归档和在档案管理软件平台上查询OA系统电子红头文件。一般性材料未能通过OA系统上报，必须通过档案室查询纸质档案。

（二）信息化经费投入不够。从目前基层单位档案信息化进程的推广现状来看，大部分基层单位重视程度和投入经费明显不够，认为档案信息化工作可有可无。

（三）电子文件兼容性和保密性问题。大部分基层单位并未认真执行国家电子文件归档管理暂行规定。一是没有对形成的PDF格式文件进行电子归档，档案“双轨制”不到位，没有与纸质档案归档同步，没有编写档案号。二是没有将电子文件与档案管理通过链接的方式进行档案检索利用，保存载体基本上是电脑硬盘或移动硬盘。三是电子文件保存形式以PDF格式为多，PDF格式文件具有不能随意修改和通用性。目前政府机关、企业、事业单位电脑操作系统、办公系统以WINDOW、OFFICE、ADOBE等为主，国外软件垄断和更新换代，信息泄密的危机，电子文件保密工作和日后软件的不兼容导致电子文件不能查阅利用的问题必须我们的引起重视，国产软件的研发与推广应用刻不容缓。

（四）档案工作者积极性不够高。基层单位对档案工作不够重视的现象依然普遍，档案工作者工作积极性不高。部分基层单位在公文流转进程中忽视档案员，电子公文档案保管期限不是由档案员鉴定，办文流程“归档”这个环节不是由档案员操作，而是由办公室负责收发文的文员打印文件再交档案室归档，由于办公室文员没有经过档案岗位专业培训，对档案管理的要求认识不够，判断哪些应归档，哪些不用归档而作资料保存的标准模糊，容易导致应归档没有归档或就作资料备查的情况发生。

四、几点建议

（一）加强电子文件存储载体和归档管理。由档案主管部门为主导，制定符合电子文件归档要求的具体实施办法；推广统一标准的档案管理软件，使档案管理软件与办公自动化系统能够兼容配套。加强电子文件保密工作，公文交换平台管理人员、档案员通过专用口令或电子匙进入系统管理，相关人员变动要及时更换口令和电子匙密码，每次复制文件系统自动记录流程。办公平台、档案管理软件必须要考虑到日后功能升级，要有长期性的眼光。

（二）进一步提高档案工作者的综合素质。要加强业务培训，尤其是信息化技术提升培训如计算机软件、办公软件、专用软件的熟练运用，结合年度继续教育开展。充实档案人员队伍，发挥业务科室兼职档案员的积极作用，建立健全相关资料的电子版，年终归档时导入档案室档案综合管理平台，根据一定的权限逐级申请使用，并有申请查阅利用流程跟踪管理。

（三）加强基层企事业单位档案利用与服务工作的数字化管理。档案管理系统建立档案管理法规条例数据库并及时进行升级，无论什么OA平台，只要导入相关的标准，就可以形成归档。保证档案专项经费的投入，从库房、设备等提供有力的支持和保障。严格执行档案管理电子文件“双轨制”的制度，在做好纸质档案管理同时，注意做好电子文档的收集、整理和归档工作，尽最大努力发挥档案利用与服务的功能，提高效率。

五、结论

加强基层单位的办公自动化和档案信息化建设是新形势下档案工作的重要组成部分，各级档案管理部门要加强指导，发挥主导作用。基层单位必须适应时代的发展，结合自身实际主动配合和开展档案信息化建设，使档案作用得到最大限度的发挥。

参考文献：

[1]《电子文件管理》（中国档案出版社）

[2]《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）