对新组建高职院校实施《高等学校档案管理办法》的一些思考

对新组建高职院校实施《高等学校档案管理办法》的一些思考

张琮

张琮（陕西省汉中职业技术学院陕西汉中723000）

摘要：《高等学校档案管理办法》的颁布实施意义重大，但新组建高职院校在落实《办法》中存在困难。面对存在的一系列问题，应该从领导高度重视入手，从机构设置、人员配备、档案资料收集、档案门类确定、档案管理研究等方面多管齐下，方可有效克服困难、解决问题，从而推动单位档案建设走上规范化、科学化的道路。

关键词：新组建高职院校《高等学校档案管理办法》问题对策

国家教育部和国家档案局于2008年共同研究制定了《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），并以教育部第27号令的形式予以公布，决定自同年9月1日起正式施行。本《办法》是为适应我国经济社会发展的新要求而制定的一部指导高校档案工作科学发展的法规性文献，它必将对于全面推进我国高校档案工作管理的规范化、科学化具有十分重要的现实意义。

一、新组建高职院校在实施《高等学校档案管理办法》过程中存在的困难与问题

《办法》实施以来，各高校都在贯彻实施《办法》中做出了一定成绩，但与普通高校相比，那些新组建的高职院校，在学校的历史沿革、办学条件和学校规模等方面都具有自身的先天不足和弱点，笔者根据本人所在单位以及了解同类院校中发现，它们在贯彻实施《办法》的过程中存在着许多困难和问题。

1.关于机构设置。关于高校档案机构的设置，《办法》作了明确规定。如《办法》在第六条中强调：具备一定条件的高等学校要设立档案馆，而其他高校也要求设立综合档案室。从目前新组建的高职院校的实际情况来看，它们突出的困难是，由于单位本身规模较小，经批准可设置的机构数量有限，所以较难设立一个专门、完整且独立的档案管理机构。这样，不但难以落实上级文件的有关要求，也影响了原来在档案管理岗位上人员的工作积极性。一些单位在无其他良策的情况下，只好采取把综合档案室挂在党委办或行政办下这样一种变通的办法加以解决。如果连机构都难以设置，还谈何落实《办法》？

2.关于人员配备。关于高校档案机构负责人的配备及应具备的条件、专职档案工作人员编制及职数等，《办法》也作了具体的规定，这些规定为高校档案管理专业人员配备提供了直接依据，非常有利于高等学校档案干部队伍的建设。

然而，新组建高职院校原有档案管理人员专业水平普遍较低，大部分为兼职，或为临时代管人员，许多出身于非档案专业，一般都没有或是中级以下职称，难以达到《办法》所要求的程度，故而不能真正使档案管理实现科学化、规范化。

并且，对于新组建的高职院校来讲，由于其原各教学单位教学、管理人员数量规模和结构层次都相对有限，具备高级以上专业技术职务任职经历的人员本来就少，所以要求档案机构负责人也具有高级以上专业技术职务或任职经历，就显得很困难了。甚至一些高职院校在包括档案管理等在内的职称非主体系列根本就没有高级岗位设置，那么合格的综合档案室负责人又从何而来？

3.关于档案资料收集。新组建高职院校原有办学单位较多，且都经过了一个先分散后集中办学的过程。而此过程中，一方面是原有的各组建成员单位档案室建设情况不尽相同，领导重视程度也有差异，资料归档情况参差不齐；另一方面，组建后由于不能马上集中办学，此间原有档案的保管、新产生档案的全部回收都将存在问题；再加上搬迁过程中可能发生的档案资料漏装或丢失，这些都给后面单位建设综合档案室、完整归集全单位所有档案造成了困难。

4.关于归档门类和范围。《办法》对高等学校文件材料的归档范围作了明确要求，还对文件材料的归档门类作出了具体规定，特别是把“纸质档案材料和电子档案材料同步归档”这种规定符合社会发展实际。但由于历史的原因，新组建院校常常只有纸质而无或者很少有电子档案，即便有，也因认识不到位而未能收集归整。至于“办法”规定的归档分类，是从全国各级各类高等学校的一般情况而确定的，具有其普遍性和完全性。而高职院校自身的教育层次和培养目标决定了其要开展产品生产尚难以提及，搞科学研究非常有限，外事往来则基本没有。但现在大多高职院校还没有能力从本单位实际出发，较为合理地确定归档门类。

5.关于其他。《办法》还要求高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。目前新组建的高职院校归档相关文件材料时，还没有形成严格有效的归档制度。《办法》还对进一步加强档案工作提出了学术性要求。而从目前高职院校档案工作的实际来看基本谈不到学术研究，对大多数高职院校而言，只是完成了面上的档案室的组建工作，没有准备，同时也没有能力对档案资料和管理进行研究、编研以及出版相应的档案史料，怎么可能落实《办法》中提及的开设有关的档案管理的选修课呢？

二、新组建高职院校落实《高等学校档案管理办法》的对策思考

1.领导高度重视，设立综合档案室，为单位档案管理工作提供组织保障。根据《办法》规定，高职院校，特别作为新组建的高职院校，一般规模都相对较小，但也应该并一定可以设立独立的综合档案室。笔者结合本人所在单位档案管理工作的推进过程认为，只要所在院校领导高度重视，充分认识到单位档案建设对院校发展的重要性，并积极主动与上级机构设置审批部门和业务主管部门沟通，完成设置独立建制的综合档案室应该没有问题。本人所在单位已经顺利设置了综合档案室，关系隶属院长办公室。并且明确要求，学院综合档案室作为学院管理档案的专门机构，要全面认真履行《办法》规定的高校档案机构应履行的各方面的管理职责。从几年的运行状况和实际效果看，采用综合档案室这一机构形式，适合于新组建的规模较小的高职院校，同时也能完全保证档案管理各项工作的有效开展。

2.选配、培养档案专业人员，为提高单位档案管理水平奠定人员基础。新组建高职院校在设置了专门的档案管理机构后，首先应该稳定原有档案管理专业人员，明确他们的岗位身份，在业务上、待遇上把他们视同与主体系列一样的专业技术人员，在职称岗位设置和指标投放上也能一视同仁，最好能设一名高级岗位，从而让他们安心并决心终身从事本专业工作。然后，对其他非专业人员中年轻、有知识基础又喜欢档案专业且可以深造的人员，可以鼓励并安排他们接受专业教育或脱产培训，以提高他们的专业素养。

要重视调整组建后档案管理队伍的学习提高，经常性安排他们参加本专业的各类培训和外出参观考察学习活动，使他们的专业知识继续得以增长、专业视野逐渐能够开阔、专业能力不断实现提高。

至于档案室负责人的确定问题，根据我们的经验，可以从文科系部具有高级职称的人员中选拔一名兼职领导，从宏观上对档案室工作给予指导性领衔。具体工作可选定一名具备档案馆员任职资格，且政治觉悟高、工作能力和责任心强、热爱档案管理工作的人员担任综合档案室实际负责人。这样不但落实了《办法》对档案机构负责人的条件要求，又考虑了单位的实际情况，也能保证单位档案管理工作的正常有效开展，是一种一举几得的事。再在学院各系部科处室设置兼职档案员，明确其职责，由此而组成的单位档案管理人员队伍一定能够搞好本院校的档案建设。

3.高度重视新组建院校由旧校区分散办学到新校区集中办学过渡期的档案收集和归整工作。2004年前后是全国新组建高职院校出现的高峰期，尽管已过去了近十年，但少数院校至今未完成从分散向集中办学的过渡。处于过渡期的院校是档案资料最易散落丢失和最不易回收归集的时期。根据我们的经验，在这一时期内，统一全单位档案管理工作机制至关重要，适时制定有关规章和提出工作措施是制度保障。要明确过渡期档案分级管理的职责，制定搬迁预案，签定档案资料搬迁责任书，重点抓好过渡期新生成档案的收集保管，提前堵住搬迁中可能发生的种种损坏丢失档案的漏洞。

4.根据要求确定归档范围，结合实际进行归档分类，提高档案工作管理的有效性。由于职业院校工作、教学活动的特殊性，决定其档案具有复杂性、多样性等特点。从这些特点出发，并结合院校实际进行管理改革，方可提高本单位档案管理工作效率。笔者所在单位在学院成立后的2010年就明确提出：各校区要认真按“对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”的要求，收集归整档案资料。学院集中统一办学后，在确定归档门类时，对《办法》的相关规定作了适当调整：把“产品生产类”改为“产业开发类”，增加了“声像实物类”和“人物类”，重点细化体现学院办学水平和人才培养质量的教学类，使得学院文件材料的归档范围更加符合实际和更具合理性。

5.加强档案工作学术研究，创造条件开设档案选修课。档案管理工作质量的高低，不仅取决于硬件设施，更重要的在于管理人员的专业素养。能熟练掌握和处理各种档案业务，这是对档案管理人员的基本要求，而要让管理水平上档次、提水平，管理人员还应该具有一定的学术研究能力，这样才能更好地对档案进行科学有效的管理。笔者所在单位，领导高度重视档案管理工作，积极组织专兼职档案管理人员走出校门，参加相应的专业培训活动和学术交流活动，并出台了有关政策鼓励档案工作人员撰写学术论文、申报研究课题，这对提升单位档案管理工作水平和档案管理人员的自身素质起到了积极作用。档案管理人员应充分发挥高职院校的研究平台，加强档案管理工作的学术研究，进一步推进档案工作的蓬勃发展。2013年新学期开学以来，在我们的提议下，学院同意于条件成熟时在教育、经管等系考虑开设档案选修课。我们相信，只要领导高度重视，档案管理人员齐心协力，就一定能够把单位的档案管理工作不断推向新的阶段。