概述归档文件的整理、鉴定、编目与归档制度

概述归档文件的整理、鉴定、编目与归档制度

张莹

张莹（吉林省镇赉县水利局，吉林镇赉137300）

摘要：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。归档文件的整理、鉴定与编目主要是针对网络数字环境下的电子文件及其纸质拷贝文件，以及电子文件与纸质文件管理相配套的协调与衔接问题。本文现就归档文件的整理、鉴定、编目与归档制度做客观分析与概括性论述。

关键词：归档文件；文件处理；整理；鉴定；编目

归档文件的整理工作与文件处理工作密切相关。无论是在传统的文件归档整理工作模式下，还是执行了2000年颁布的新的《归档文件整理规则》以后，归档文件整理工作的难易程度和归档文件的整理质量都与文件处理工作有着密切的联系。特别是在实行了新规则之后，这种联系显得尤为突出。

1归档文件的整理

1.1进行档案的著录和标引。

这一步可以与文件处理工作合二为一。文件处理工作的第一步是收、发文登记，登记的内容包括收发文时间、收发文顺序号、责任者、问好、标题、文件形成时间等。而归档文件整理工作中编目环节的著录内容一般包括档号（归档文件编号）、责任者、文号、题名（标题）、文件形成时间、保管期限、分类号、主题词等。从列举的这些项目来看，两项工作在内容上其实是相差无几的。文书人员在进行文件登记的时候，可以依据实现制定好的《文件归档范围及保管期限表》、《分类大纲》等进行文件材料的著录和标引工作。具体做法是文书人员在受到或发出文件时，在文件首页上端的空白位置或右上角盖归档章，胳膊拧紧归档章上所列的项目，一次确定文件所属的年度、保管期限和机构等。然后在分类方案的最低一级类目内，从“1”开始编流水号，也就确定了“室编件号”。

1.2对整理单位“件”的确定。

按照《归档文件整理规则》（后简称规则），对归档文件进行实质性整理之前的第一步是对“件”这个整理单位的确定。《规则》第2、3条规定，“件”即“归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。”在具体操作中可能会遇到一些《规则》未曾涵盖的情况，可以参照以上原则，根据各单位的实际情况因地制宜。

1.3对归档文件进行分类。

在确定了“件”的文件实体后，开始对归档文件的整理即分类。《规则》明确规定归档文件可以采用“年度－机构（问题）－保管期限”或“保管期限－年度－机构（问题）”等方法进行分类。分类方案应感觉本单位所产生和拥有的文件材料的实际情况制定，做到科学合理。分类方案确定后，再根据分类方案对归档文件进行组织。

如果是归档前集中整理，可以首先区分归档文件所属的年度。在电子环境下，文件一般实行随伴随归，那就只需要在平时归类的时候注意保证同年度的文件放在一起，对跨年度的文件按相关规定放入相应年度就可以了。分类的其他方法还包括机构、问题、保管期限等。分类工作完成后，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

2归档文件的鉴定

在归档文件整理过程中，一个重要的任务是必须确定文件所述的保管期限，折旧要求对归档文件的价值进行鉴定。

归档文件的鉴定工作，通常贯穿在对归档文件整理的全过程中。该项工作包括两个阶段：第一阶段是机关文件归档时，各级已经制定好的文件归档范围，对每一份或某一批文件能否转化为档案进行“资格审定”，确定其是否属于归档保存的范围，同时剔除没有保存价值的文件。归档的过程，从某种意义上说是对文件选择的过程，说到底就是看该文件是否具有保存价值。因此，文件归档保存范围的确定是判定文件归档与否的重要依据，文件的归档工作实际上是对文件的价值的初步判定，是档案鉴定工作的第一关口。第二阶段是确定文件保管期限。对进入归档范围的文件材料，根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确定档案的保存期限，即确定文件的“生存期”，提出该份文件应该保存多少年。划分档案保管期限是对文件价值的进一步判定，是决定档案命运的关键所在。

另外，由于档案文件的质量鉴定也是归档前必须开展的鉴定工作内容。质量鉴定是确定文件内容的真实性、原始性、准确性、完整性、载体质量等，对电子文件而言，更重要的是还需要确定其技术可行性，确定随同电子文件一起归档的应用程序的正确性和可用性。

3整理与编目

与电子文件处理同时进行的标引工作，即在收发文登记时根据归档制度所列项目进行的标引，也可以放在整理和鉴定工作完成之后实施，这就是归档文件的编号处理工作，在对文件材料进行标号以后再开展目录的编制工作。

4数据著录

在电子文件与纸质文件“双轨制”的工作环境下，经过上述工作完成了对文件的等级和保管期限的确定后，归档中所列项目的数据就基本明确了，文书人员此时就可以将等级时所确定的文件的责任者、文号、标题、文件形成时间、主题词、分类号等标引数据录入数据库中，然后将文件全文（主要指纸质的收、发文件）扫描入计算机。如果其本身就是电子形式的文件，只要在系统设计时考虑了数据的兼容和自动化处理等功能，就可以直接将文件内容导入、存盘或者将文件与目录数据库进行自动挂接的处理。如果个别单位的电子文档管理系统在设计时，对于档案保管的需求没有给与充分的考虑，或者说数据存储格式存在不一致的地方，则需要在电子文件归档、数据移交的时候考虑数据接口和数据格式的转换、导入等问题。在对这些数据处理完毕之后，可以根据本单位的办公系统、文件档案管理系统的具体情况，考虑是否需要打印一份纸质文件进行流转和办理。

5归档制度

在建立、健全和实施归档制度时，既要坚持从各单位的实际情况出发，又要注意遵守国家档案局和有关部门制定的有关规章、规范和标准。目前，国家针对不同性质的单位制订了多种归档规范和标准，例如《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《企业档案管理规定》、《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》、《归档文件整理规则》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《文书档案案卷格式》、《国有企业文件材料归档办法》。这些规则和要求都是具体单位在制定本单位的归档知道时的依据和必须遵守的规范。例如《国有企业文件材料归档办法》中强调“三纳入”，即企业文件材料归档工作应按如企业各项工作计划、纳入企业领导工作议程、纳入有关人员岗位责任制，“企业应建立文件材料归档责任追究制度”的规定。