探究建筑工程资料管理中存在的问题及其改进策略陈秋玲

探究建筑工程资料管理中存在的问题及其改进策略陈秋玲

陈秋玲

广西建工集团第三建筑工程有限责任公司广西柳州545000

摘要：我国是个人口大国，拥有十多亿人口，改革开放之后，我国经济发展突飞猛进，城市化不断深入，这在很大程度上促进了建筑行业的发展。有巨大的人口所以需要更多的住房，又因为经济的发展可以为建筑行业发展提供资金支持。建筑工程材料管理可以很好的反应施工状况，但是由于各方面的原因还是会出现各种问题，所以本文讲述了解决问题的措施。

关键词：建筑工程；资料管理；问题及改进策略

引言

资料的规范化和制度化管理是确保建筑质量的重要因素，通过对资料的合理化管理和应用能够更好地实现建筑目标，所以合理的资料管理工作对建筑工程具有非常重要的作用。通过收集、编制相应的工程资料，能够确保工程施工资料的完整性和真实性，为后期竣工验收工作的开展提供更为准确、原始的依据。

1建筑工程资料管理的重要性

建筑工程进行过程中，涉及大量资料，这些资料是建筑企业的重要资产，对于企业发展具有重要价值。通过科学有序的资料管理，有助于提高建筑工程施工的规范性，加快工程验收和审核的速度。通过规范管理施工资料，利用资料辅助科研研究，对于提高施工技术水平，优化建筑工程质量，具有积极影响。因此建筑企业加强资料管理，有助于提高工程质量，推动企业自身发展，更有助于推动建筑行业的进步，为科学研究提供资料支持。

2建筑工程资料管理中存在的问题

2.1工程资料管理制度不完善

在建筑工程实施过程中，各参建方对工程资料管理的重视程度不足，未能形成统一的工程资料管理制度，导致各参建方没有将工程资料管理责任落实到位。在缺乏制度约束的情况下，工程资料管理存在着事后补编资料、随意借阅资料、不规范立卷归档资料等问题，严重影响着工程资料管理质量，弱化了工程资料管理在工程管理中的重要地位。

2.2管理文件原件不齐全

在资料归档的时候是需要齐全的文件，可是管理文件下发的时候经常都是复印件或者是没有人签字盖章不具备法律效应的文件。而且文件的格式也是五花八门，在编订的时候没有填写材料的编制，编订好的文件在移交的时候不能按照规定的时间进行移交，移交的时间延迟就没有办法对材料进行统一的管理，在很大的程度上还会造成材料的丢失。最大的问题就是材料造假，在递交材料的时候有的工程还会借鉴其他工程的材料，并且还会篡改材料中不合格的地方进行修改。建筑工程资料的保存就是为了以后的养护提供资料，这样肆意的修改资料中不合格的地方会对建筑工程埋下隐患。

2.3资料归档的操作和管理不够规范

在进行建筑工程施工之后，工作人员需要及时地进行整理以及存档存在的各种资料，但是在进行实践的时候，一些建筑工程企业都没有正确落实有关的规范和需求，所以建筑工程资料内容比较混乱，而且各种资料原件和复印件比较容易产生混合的情况，施工流程以及工艺内容不够健全，最主要的就是方案审批手续会存在一定的问题，如此建筑工程资料管理工作很难发挥实际的效果。

3建筑工程资料管理改进策略

3.1完善资料管理制度

建筑工程管理制度日渐完善，需要重视资料管理制度的建设和完善，提高资料管理的规范性，有助于规避人为错误。针对资料文件，建立资料编制标准，未满足资料标准要求的，管理人员可以要求施工人员重新准备，或者自行修改资料。同时要针对资料管理全程制定管理规范，严格落实责任制度，经手人员需要在资料以及管理记录上做好签字。另外，企业要积极引进资料管理信息系统，工程进行过程中，注意整理电子版资料，要求施工人员实时上传电子版资料，通过扫描等方式数字化处理纸质资料，提高档案管理的效率。引进信息管理系统要注意做好安全防护，设置访问权限，并增加防火墙，避免黑客恶意破坏资料。同时信息系统功能也能辅助资料管理，员工施工期间用自己的账号登录系统，减少责任签字的环节，同时到资料提交日期，系统会通过通知方式提醒员工，提高档案收集的时效性。

3.2加强施工技术资料收集和记录

对建筑工程进行施工技术记录是为了可以保障建筑工程的质量，可以在以后出现问题的时候进行查询。所以说对建筑工程施工技术进行收集以及整理非常的重要，我们要安排专门的人员进行收集以及存储，并且收集的人员一定要是每一个项目上专业的人员。假如，我们在进行建筑工程资料整理的时候发现出现了错误那么一定要及时的进行补救，这样才可以确保建筑工程材料的完整性。这是建筑工程单位需要进行的工作，那么在这个工作完成之后还是需要递交专业的部门进行检查。在项目进行的过程中，需要使用非常多的材料，例如钢筋、水泥等等材料，这个时候就需要对水泥、混凝土这些材料合格证进行收集，这些措施都是可以很好的保障建筑工程资料的管理。

3.3加强工程资料借阅管理

工程资料是建筑工程建设过程中形成的重要文件资料，必须加强工程资料借阅管理，避免出现丢失现象。在工程资料借阅管理中，要采取以下管理措施：一是分类借阅管理。对于技术类资料借阅时，要填写借阅申请单，经过审批同意后才允许借阅，并进行借阅登记。对于绝密文书和技术资料，原则上不允许借阅，如果因工程建设需要必须借阅，则要经过主管部门领导审批同意，按照申请借阅的范围、内容和用途提供相关资料。二是规范借阅行为。借阅人要妥善保管资料，不允许在资料上删改、勾划、批注，在未经过有关部门同意的情况下，不得复印资料、转借资料。

3.4加强工程资料保管

项目部要设置档案室，配备专职档案员，专门负责工程资料的组卷、归档等工作，及时收集、整理、分类工程资料，编写资料目录，将其装订成册，放置到档案室内进行保管。在档案室中，要严格执行档案保管制度、借阅制度，做好防尘、防潮和放高温措施，保证档案在保管期间的安全性和完整性，便于日后查阅。此外，在工程资料保管过程中，资料管理人员要每半年清理一次工程资料，查看工程资料是否有遗失、损毁等问题，及时查明原因，做好善后处理。

3.5执行分类管理资料

对于建筑工程而言，施工期间会产生大量的文件，资料管理期间，要注意细化分类，展开管理。分类管理有助于后续资料查询，避免资料混乱缺失。如按照基建文件、施工资料、监理资料以及竣工图纸四个分类进行区分，对资料展开分类管理。按照不同分类对资料进行分类存放，避免文件混淆。在后续使用文件时，可以按照需求有针对性的查找，提高文件查找效率。分类装订过程中，按照资料准许整理文件，避免管理资料过程中出现缺漏问题。

3.6提高档案管理人员的专业水平

为了进一步提高资料在编制过程中的质量，可以从两方面着手进行提升：一方面可以通过培训提高档案管理人员的专业水平，通过强化其专业技术能力来提升对资料收集和编制的质量。同时，制定相应的规范和标准，使相关人员在资料收集过程中更具有目的性和规范化。另一方面则是通过制定统一制式的表格加强资料收集的规范化，以便于后期资料的使用、整理、编制以及查阅。

结语

建筑工程中资料的保存就是为了在后期检验的时候提供依据。我们国家也是为了更好的保存建筑工程的材料制定了很多的政策。简言之，加强建筑工程资料管理非常的重要，所以我们一定要高度重视这个问题。

参考文献：

[1]黄海彦.浅析建筑工程资料管理常见问题及规范管理之措施[J].建材与装饰，2018（51）：149-150.

[2]黄蕾.分析建筑工程竣工资料管理中存在的问题及其改进策略[J].商讯，2018（15）：86+88.

[3]姚妮姗.建筑工程档案资料管理的常见问题及解决对策[J].城建档案，2019（02）：38-39.