关于档案实行计算机管理的有关体会

关于档案实行计算机管理的有关体会

何肖颖

何肖颖（湖北省枣阳市第一人民医院湖北枣阳441200）

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】1672-5085(2011)04-0441-01

随着科学技术的不断发展和新技术的不断运用，档案管理现代化的水平也在不断提高，档案信息的管理水平和开发利用程度将成为衡量社会发达程度和科学技术发展水平的标志。档案是一种“独一无二”的信息资源，大力开发和充分利用好档案信息资源，真正做到为改革开放和经济建设服务，就必须加快档案管理现代化步伐，以迎接信息时代的挑战。笔者就本单位档案计算机处理工作过程中的几个问题谈几点体会，希望与同仁们共同交流。

1管理基础工作存在的问题必须正视

随着信息时代的不断发展，档案管理也正以手工管理为主的传统手段，逐渐向利用先进技术手段和方式、方法过渡。以网络为支撑的计算机技术，促进了档案管理模式的改变，极大的提高了档案管理的应用水平和利用质量，实行计算机管理的前提条件就是要做好信息和数据的收集、整理、著录、保管等一系列前期基础工作，使其适应计算机工作的技术需求。现实中的基层单位档案基础是什么样的状况呢？可以这样说，基层单位的档案室长期以来，一直处于封闭式的管理当中，档案管理仅仅是以保管为目的，以案卷不丢失为原则，室藏结构单一，档案内容信息匮乏，再加上每个历史时期对档案的整理要求和质量不同，整理的规格不统一等情况造成了档案基础非常薄弱的被动局面。主要问题表现在以下几个方面：（1）量大质次的档案收藏量给档案库房造成的压力过大；（2）组卷规则不统一，有按时间组的，有按文种组的，还有的按职能部门管辖权限组的；（3）档号不规范，一卷多册现象比较普遍；（4）标题混乱，有好多标题缺少基本要素而反映不出档案主题内容；（5）档案的卷宗装订杂乱，厚薄不一。总之，林林总总的问题如果不予以解决，那就会严重地制约计算机技术在档案上的有效利用。

2对存在问题的前处理工作必须实用可行

2.1对案卷进行全面整理使案卷规范这就是档案实现计算机管理最根本、最基础的一项工作。对那些经整理后使用价值不大的卷宗应大胆地删减，对那些重份文件要在核对后及时地剔除，同时还应尽可能地把那些存在关联的文件重新组合在一起，对页码不全、目录不完整、标题不规范的案卷要补充规范，这样经优化了的前处理工作就为计算机管理创造了先决条件。

2.2合理编制计算机机读目录以便利检索编制各种档案目录是计算机档案管理的基础和前提条件。通过对著录标引，可以得到反映档案特征的信息，如文件编号、档号、题名、责任者等。在实际操作中，应尽量做到题名准确、称谓具体、文种前后统一。如：“请示报告”等“布袋类”的文件，很容易影响计算机检索的准确率，所以在编制计算机机读目录时就可这样规定，即要求批复的文件目录命名为“请示”，不要求批复的文件则确定为“报告”，这样就可在检索中将它们区分开来。

2.3分类自动标引要合理以保障检索自动标引要按照《档案主题标引规则》使用《中国档案主题词表》，按照《档案分类标引规则》使用《档案分类法》等。为了保证检索的合理性，在分类的过程中，可以灵活地因事制宜制定出一些具体细则。同时在分类的过程中，还应有专人校审，力求前后标引一致，从而认识统一，标准也统一，达到标准化和规范化之目的。

3计算机数据的著录必须优化合理

3.1分清层次，分类标引，充分利用档案原基础对于那些案卷基础较好且又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案，如“药品”等，则可用计算机程序将药名、产地、进出库时间用案卷目录直接档入，然后用计算机统一给出分类号，这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以大大减少著录环节，提高著录速度。

3.2全面排序，重新组合，有主有次的著录在推进计算机著录的过程中，应先根据各全宗内档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有全宗内档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优化、加工、整理，这样就可以加快进程，提高效率；对那些内容相近的文件可进行组合著录；对内容单一或价值不高的档案可进行简单的案卷著录，这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目，节省时间、人力和财力。

3.3取利避弊，提高效率，合理准确地揭示主题内容即从题名或文件主题中通过归纳整理出可以揭示主题内容的词汇、关键词进行标识，录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。这样不仅可以克服用主题词来标引存在的查找烦琐、效率低下的弊端，又保留了用主题词标引规范统一的功效，而且还可以解决手工标引速度、计算机自动标引不准确的缺陷，又解决了主题词的词义含量分属关系，实谓一举多得。

总之，将计算机应用到单位档案管理既可以认为是一种技术方法，又可以认为是一种管理理念；既可以认为是一种状态，又可以认为是一种效应；既可以认为是一种管理环境，又可以认为是一种管理机制。随着科学技术的进步，以计算机技术为核心的现代信息处理技术深入到档案管理之中是必然趋势。