基于档案信息化建设与档案管理的研究

基于档案信息化建设与档案管理的研究

惠丽娜

广东省深圳市福田公证处广东深圳518000

摘要:随着社会发展、科学技术进步,档案信息化建设和管理是逐渐发展的一种新的管理模式。档案信息化是档案管理未来的发展趋势,具有显著的优势,不仅能够使档案资料做到长久的保存,还能够促使档案资源的融合与共享。因此,本文浅析档案信息化建设与档案管理，希望可以为推进我国档案管理的进程提供一定帮助。

关键词:档案信息化；建设；管理

档案信息化建设是现代档案管理的主要模式,并且档案信息化建设在一定程度上对未来的档案管理发展起引导作用，也指引着未来档案管理的发展趋势。企业在档案管理方面的能力也在不断的增强,特别是近几年企业档案管理部门借鉴和吸收国际先进的档案管理技术,进而完善加以利用,从而实效的提升档案管理工作的整体效率,同时还能够维护档案信息的资源共享。

1档案信息化建设内容分析

1.1硬件配备

在档案信息化建设与管理中，档案管理需要相应设备的支持，这对档案的信息化管理来说意义重大。在设备方面，管理软件、计算机、局域网等硬件设备都是档案信息化管理中不可缺少的重要组成部分。为有效推动后期档案工作的有序进行，就要做好相应的前期准备工作，这一工作主要体现在以下两方面:第一，开展计算机推广工作，配备足够的计算机，以有效提升计算机档案信息化管理效率，进一步推动我国档案管理系统的信息化发展进程。在档案管理信息化的发展过程中，科研人员要配备足够的计算机设备，满足档案信息化管理要求。第二，要做好局域网的保护工作，因为局域网在整个档案管理工作中起到了非常重要的传递作用。数据库资源的共享与局域网有着直接的联系，科研人员要摆脱信息传递过程中的不规范现象。在实际发展过程中，我们要不断推广局域网，建立档案管理信息数据库系统，档案管理人员要不断提高档案管理水平，掌握先进的技术手段，提高管理水平、管理意识。在此基础上，对传统档案管理模式进行改造，只有这样才能真正实现档案信息化发展。

1.2提高档案信息化管理水平

当前，高新技术的应用极大推动了电子档案管理的发展。计算机网络的引入对推动社会经济发展来说意义重大，科研人员在对计算机相关管理系统进行开发时，要重点应用网络技术。在档案管理信息化的发展过程中，相关产品的转化升级也要与信息化产业的实际相匹配，档案信息要能在网络平台上进行搜索，人们可利用网络平台查询自己需要的数据信息，满足广大用户的真实使用需求，有效促进我国社会经济文化的发展。

档案的信息化发展全面提升了我国信息化产业，在信息化产业的影响下，档案资源成为了全新的可利用资源，这也是我们的潜在资源财富。档案管理对社会经济利益虽然没有直接的影响，但是档案管理具有社会文化价值，会产生社会经济效益。电子档案逐渐成为了档案管理的主流，我们应充分重视电子档案的管理[1]。正确应用电子档案管理软件，实现良好的管理效果，不管是对传统的档案进行管理，还是对电子档案进行管理，管理人员都要应用现代化手段，提升档案管理水平，建立科学合理的管理制度。

要想提升档案管理的综合水平，科研人员就要熟练应用先进的档案管理系统，合理运用管理软件。科学合理地应用管理软件在实际的档案管理过程中发挥着重要的作用，但是即使档案管理软件再好，也需要档案管理人员的操作，这就对档案管理人员提出了更高的要求，除了要掌握基本的档案管理技能和知识以外，还要能够灵活运用相关软件，只有这样才能真正提升档案管理的工作效率。

1.3提升档案管理人员的服务意识

对档案进行管理的最终目的是为了更好地服务社会广大群众，因此，在进行档案管理时，一定要立足于大众，在实际的档案管理工作中，要不断开阔思路，打破传统的档案管理模式，将其与现代社会的先进文化进行整合，改变传统的重保管、轻利用的模式。

档案管理人员在学习全新的档案管理方式时，一定要掌握档案的专业基础理论及实践技能，要掌握新式的档案管理方法，与先进技术手段相结合，使档案管理工作更便捷。我们还要不断提升档案管理人员的综合素质及技能水平，培养高水平、高素质的复合型档案管理人才，不断提高档案应用效率，大力推广档案信息化建设工作。

2完善档案信息化建设，推动档案管理

在档案管理体系中，应用了很多先进的技术手段。除了由专业的技术人才对常规档案管理体系进行更新和完善，提升档案管理的安全性能外，还应根据我国档案管理的实际发展情况，制定可行性的战略方案，这一方案的落实可以有效降低纸质资源量，利用数字化技术进行电子档案管理。

3档案的信息化管理

档案的信息化管理在档案资料的整理、建立信息储备过程中，打破了传统老化的信息收集系统限制，有效降低了档案数据信息的收集难度，对档案信息管理工作者来说，极大提升了档案管理效率。

要想做好档案管理，研究人员要从传统的管理模式向新型的管理信息化模式转变，并对档案的各部分进行优化升级处理。在此基础上，配备专业的档案管理人员，摆脱传统的管理模式，学习全新的档案管理模式。以当前的档案管理为基础，建立多元化的管理模式，高度重视档案信息化人才培养。建立专业的监督考评制度，提升我国档案管理人员的管理能力。除此之外，档案工作人员还要学习新的计算机管理档案知识，了解新型档案管理设备，选择与当前档案管理相适应的档案管理软件，按照档案制度，改变传统体制下档案管理中存在的问题，以计算机网络为媒介，建立档案信息资源共享平台，方便相关部门使用档案信息资源，有效提高档案信息资源的整体利用率[2]。

4结语

在社会发展过程中，档案管理一直是至关重要的工作内容，因为档案作为一种记录资源在必要的时候会起到印鉴的作用。信息化时代的要求下，如何加强档案信息化建设是档案管理人员应该注重的问题。为了信息化建设工作的顺利展开，首先就应该确保工作人员的档案意识，以及培养起能力较大的干部队伍，从而过渡到档案信息化基础设施的建设，和信息安全的建设工作中，最终确保档案信息化建设的顺利进行。

参考文献：

[1]史灵芝.档案信息化建设与档案管理研究[J].中国管理信息化,2016,19(14):187-187.

[2]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理,2016(3):58-58.