档案信息化建设与档案管理的几点思考刘俊岩

档案信息化建设与档案管理的几点思考刘俊岩

刘俊岩

济南市城肥清运管理二处山东省济南市250000

摘要：档案信息化是现代档案管理的主要形式之一，代表了未来档案管理的发展趋势，档案信息化具有显著的优势，本文首先介绍了档案信息化建设与档案管理工作的基本内容，然后分析了档案信息化建设与档案管理工作所存在的问题，最后提出来了几条改善档案信息化建设与档案管理工作的建议。

关键词：档案信息化；档案管理；

1档案信息化建设工作的内容

1.1档案信息资源建设

在档案信息资源建设的过程中，主要涉及了多媒体数据库、档案全文数据库的建设工作，为了进一步规范电子文件归档管理，必须对传统档案开展相应的数字化管理活动，提高档案信息资源利用的质量、效率，进一步增加档案信息资源的类型。

1.2基础设施建设

在基础设施建设中，软硬件基础设施被作为档案信息化建设工作的基础，有力支撑着档案信息资源的利用、开发。在一定程度上促进着档案信息的交换、传输，达到资源共享的目的。

1.3标准化建设

为了达到档案信息化建设目标，还需要进一步加大档案信息化体系建设的力度，对相关工作流程进行约束，比如：对档案信息资源的查询、描述、应用、管理工作，进行明确规定，逐渐实现对电子档案规范化管理的目的。

2档案信息化管理方法

2.1建立健全的信息化管理工作机制

档案部门建立健全的档案信息化管理工作机制，是顺利完成档案信息化建设任务的基础，档案部门可以以此来指导信息化建设工作。目前，档案信息化管理工作机制包括以下内容：首先，管理体制与运行之间的建立档案部门应该构建相应的电子管理机制，使各个部门实现互联，以便对电子文件进行有效的全程管理，并要认真贯彻落实国家针对档案信息化管理出台的相关条例。其次，在电子政务的建设中，档案信息化建设也占有一定的比重，但所占比重并不是很大，相关部门应有意识的提高档案信息化建设所占比重，尽可能同时对两者进行建设，最后，要加强绩效评估体制的建设。

2.2注重档案数字化建设，实现档案资源共享

对档案进行信息化建设是为了实现资源共享，提高档案的利用效率。由此可见，数字化建设是档案信息化建设的重点所在。建设者要在对用户的使用需求进行了解的基础上，构建对应的数字化目录，以此做到不会浪费建设资源。

2.3健全技术支撑和资金保障体系

一方面应完善信息化建设的相关基础设施，可在财政预算中纳入档案信息建设的资金，并且对其投入基础设施建设和运维费用。同时，可采取一系列其他方式来创新档案信息化的投入机制，如：合作开发，服务外包等。另一方面应强化软硬件设施建设，为了给档案信息化建设的开展提供好的工作环境，要对现有设备进行及时更新，并配备与其相关的设施与设备，在全国范围内构建统一的技术标准，加大对档案信息化管理与应用软件的研发力度，还要对技术开发企来进行资质的分级认证。

3档案信息化建设与档案管理所存在的问题

3.1管理人员缺乏服务意识

档案信息化建设和管理的目的之一就是为了更好地服务企业和工作人员，但是很多档案管理人员的服务意识很弱，没有树立正确的工作观念和工作态度，因此没有投入足够多的积极度和热情度到档案信息化建设和管理的工作中来，同时，在日常工作中，当有员工想要借阅或者查阅一些档案资料时，工作人员为了减轻自己的工作量而编造出一些乱七八糟的理由搪塞员工，亦或者像踢皮球一样，将前来查阅资料的员工推给其他工作人员。现存的工作环境和工作氛围过于安逸使管理人员的服务意识逐渐淡化，档案信息化建设和管理的工作一直难以顺利进行。

3.2档案信息化建设和信息化管理的水平不高

档案信息化建设和信息化管理需要工作人员掌握一定的网络知识和操作技能。我国大多数企业的档案管理人员的年龄都偏大，对新知识和新技术的接受能力和学习能力都有了一定程度的减弱，而且在学生生涯结束之后没有及时更新自己的知识体系，逐渐地与时代脱节。当开展档案信息化建设和信息化管理时，很多档案管理人员不愿意甚至是抗拒去学习和掌握这些新知识和新技能，因此很多企业的档案信息化建设和信息化管理的整体水平不高。

3.3信息的高度分散性

例如每个部门的财务报表，每一个税务的部门都会有自己的财务报表，而每个单位也有自己的财务报表，这样的话，就会导致档案馆在对信息进行处理的时候，各方面的难度都会加大，所以，他们要从大量的信息当中抽取最有利用价值的信息，并且进行更加合理的加工和处理，这样才有助于对社会信息进行共享。

4完善我国信息化的建设和档案管理的措施

4.1对档案信息化工作的体系进行完善

对档案信息化的建设进行完善，就要对其中的管理体系和监管体系以及绩效评价的体系进行完善，并且从多个方面来保证档案管理的工作能够科学的进行，从而能够形成网络状的立体管理，全方位的对档案的管理实行信息化，在绩效评价的体系当中，也要对员工的日常表现进行详细的记录，并且要制定相关的激励机制，从而促进员工的工作的积极性，来对传统管理工作当中的疏忽进行弥补，从而对管理的办法进行创新，最终对现代化的需求进行适应。

4.2推进数字化的建设和资源的共享

为了能够实现档案信息化的管理，就必须要对数字化的建设进行加强，在相关的工作单位，也要对电脑的使用和管理进行普及，以及培养人员的专业的数字化的管理技术，也要针对其中的重点和难点进行科学的培训，从而保证每个档案的管理人员都能对管理的软件进行规范性的使用，从而对工作的效率进行不断的提高。另外还要实现档案的资源共享，这也对国家的经济建设有着非常重要的作用，并且也有利于借鉴经济经验和宏观的管理，从而实现我国的资源管理的建设。也为我国的信息化建设提供一个最基础的服务。

4.3提升档案管理人员的服务意识

对档案进行管理的最终目的是为了更好地服务社会广大群众，因此，在进行档案管理时，一定要立足于大众，在实际的档案管理工作中，要不断开阔思路，打破传统的档案管理模式，将其与现代社会的先进文化进行整合，改变传统的重保管、轻利用的模式。档案管理人员在学习全新的档案管理方式时，一定要掌握档案的专业基础理论及实践技能，要掌握新式的档案管理方法，与先进技术手段相结合，使档案管理工作更便捷。我们还要不断提升档案管理人员的综合素质及技能水平，培养高水平、高素质的复合型档案管理人才，不断提高档案应用效率，大力推广档案信息化建设工作。

总结：新时期的档案管理来说，档案信息化是非常有必要的，研究人员应根据档案工作的实际发展情况，准确掌握档案管理体系标准。本文主要对档案信息化建设与档案管理进行了几点思考，以期进一步提高档案信息化建设与档案管理工作的实效性。

参考文献：

[1]刘长微.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].科学与财富，2015（32）.

[2]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014（23）.

[3]罗斌.关于加快高校人事档案信息化建设步伐的几点思考[J].太原城市职业技术学院学报，2014（10）.