基于PDCA循环的病案管理流程优化

基于PDCA循环的病案管理流程优化

高英史雅文

威海市立医院

【摘要】目的：探究基于PDCA循环的病案管理流程优化效果。方法：采用PDCA循环理论对病案管理流程进行优化。结果：病案管理流程优化后工作效率与工作质量明显提高。结论：病案管理工作流程优化目的在于适应医院信息化建设，实施信息化手段开展病案管理服务是一项需长期坚持的工作。

【关键词】PDCA循环；病案管理；流程优化；效果

现代医院管理重要组成之一为病案管理，也是医院现代化管理的核心与基础内容。在医院信息化建设下，过去传统的病案管理已经不能适应当前医院工作环境与要求，甚至会阻碍到现有工作效率的提高，影响医院各项诊疗工作有序、顺利开展。病案管理流程设计是医护人员及患者、家属、社会的沟通期盼与要求，为进一步与医院信息化建设水平保持一致，就需要对流程不断优化。优化的病案管理流程不仅可以使病案信息资源得到优化利用，还可以为医院管理提供更加有效的决策参考。PDCA循环也称为戴明环，是全面质控工作最为基本的组成与程序，将PDCA循环应用在病案管理流程优化中取得了显著效果，现基于PDCA对流程再造方案及效果全面分析。

1原有流程描述

PDCA循环的首要一步是对原有流程及应用现状进行分析，发现存在的问题；基于问题找出问题原因、影响因素、制定整改措施。病案管理中，需先联合各科室，对影响病案管理质量的因素进行查找并分析，将影响病案管理关键要素找出。我院从最初的打印纸质病历送到档案室归档到现在的信息化操作，逐步形成了一套完整、系统的工作流程：回收病历—整理病历—病历编目—统计数据核查—重新打印病案首页，整理后送到各科室签字—打印封面—装订—归档。在以上各环节中将病案质控贯穿其中，随时对问题进行反馈。流程存在的问题：（1）对工作人员进行分组，虽然分工明确，但是容易因前一环节疏漏或者延误影响到整个环节的操作效果与工作积极性，月底或者节假日需加班，易引发不满情绪。（2）农村合作医疗的普及，商业保险发展以及医务人员科研项目的增多均使病案复印需求增大，为病案室带来较大工作量[1-2]。（3）科室医师、护士对病案缺少认知，使病案在排列上存在混乱与不规范的情况，经常出现漏签或者忘签的现象，使病案质量受到影响，病案室工作效率大大降低。

2流程再造方案

针对以上存在的问题，需要合理分配人力使繁重的工作更有效率的完成，节约医院各项成本与资源，将业务能力提高。PDCA循环是一种大环里套着小环的分层循环方式，呈阶梯式上升的管理模式，将PDCA循环应用在病案整个的各个环节，包括病案的整理、编目以及归档、供应等，先优化这些小的循环，然后对外部大的病案流程进行循环改进[3-4]。具体改进方法如下：

2.1分组方式的改变?病案室工作人员不再遵循传统病案管理组织形式，包括分组、分科室管理制度等，而是各科室病案整理与编目以及装订、供应均由特定的病案管理人员统一负责，专家质控组与统计室负责审查与监督数据及病案质量。全体病案室工作人员统一完成归档工作，以使归档更加准确、规范。每半年更换一次病案管理人员，以使所有病案室工作人员均学习到病案管理的特点与要求，不断使自己的知识结构与业务素养增强。病案员之间实施每日轮班制，值班员需要负责复印病案，而各科室的病案管理人员负责供应病案。

2.2充分利用好信息化技术?在病案管理流程中，一项必不可少的环节就是信息自动化，需要尽可能的多使用信息化技术，以将工作效率提高。比如，先在电脑上对病案资料进行整理与审查，合格以后使用打印机打印出来，然后依据需要复印，满足各科室要求，实现病案流通管理。

2.3将规章制度落实到位?依据《医疗护理技术操作常规》将总务护士负责制落实到位[5]，由总务护士负责病案整理，包括筛选、审查、排序、归档等，对各科室出院病历质量进行全程跟进的质控，对医务人员进行宣教。质量监督由病案管理员负责，将职能科室作用充分发挥，对各科病案排序全面加强与优化，督促医师签名等，将其纳入到考核制度中。

3效果评价

在检查过程中，需要对执行期间的优化事项进行全面评析，确保各项工作进展与预期目标符合，将存在的问题找出，进一步优化与改进。由此可见，PDCA循环关键环节为处理阶段，因为处理阶段就是对问题解决的过程，也是对经验与教训总结的阶段。事实上，将串行工作线转变为并行工作线，确保工作人员工作时间得到合理分配，对工作内容灵活安排，进而将工作效率提高，使病案员的知识结构得到持续优化，减少因某个工作组未及时完成工作拖累其他小组的情况。使用信息软件可使原本需要手工完成的工作更加快速完成，缩短操作时间，包括复印与书写时间等，将科研借阅病案量减少，将病案供应速度提高。对化验单打印规范后，使病案整理工作量大大减少了。医护人员在病历书写与整理上明显加快，效率明显提升。最重要的是，病案整理与修订及病案复印、借阅、病案供应等一整套工作都可以规范进行。此外，实施标准化、制度化的病案管理还能养成良好的工作纪律，为工作考核提供有力依据。在检查过程中，有一个非常重要的问题：鉴于出院时需进行病案移交审核，病案出科后才能进行费用结算与编码，由此，每日收回的出院病历首页没有标记疾病、治疗、费用相关信息，需要重新进行打印。由此，采用新一轮的循环计划，即，病案整理—疾病编码—统计室数据核查—病案首页打印—出院审核处审核—病案室回收—打印封面—装订—归档。体现了软件及多科室配合的重要性。

综上所述，病案管理流程优化中采用PDCA循环模式可使原有的病案管理流程得到充分改造，使工作效率提高，值得采用。

参考文献：

[1]吴雄伟.基于PDCA循环病案管理流程的优化和改进[J].中国病案，2015，01：4-6.

[2]金伟斌，李青莉，卢泳，熊岭.基于PDCA循环的住院医师规范化培训质量管理实践[J].中国高等医学教育，2015，05：15-16.

[3]于尔东.基于PDCA循环的CFD公司QHSE管理体系研究[D].燕山大学，2014.

[4]明星辰，涂自良，方孝梅.PDCA循环在病案质量持续改进中的应用[J].中国卫生质量管理，2013，05：5-7.

[5]明星辰，方孝梅，明星.基于PDCA循环提升病案首页信息质量的应用实践[J].中国病案，2013，07：12-13.