浅论审计档案的信息化管理

浅论审计档案的信息化管理

程念兵

郓城县审计局山东菏泽274000

摘要：审计档案的信息化建设是审计机关信息化建设的重要组成部分，其是指审计机关在审计档案的管理过程中，针对审计档案信息的收集和整理均通过现代化的信息技术进行，并充分利用电子计算机对相关的档案资源和信息进行开发和利用，实现资源共享，以充分发挥审计档案信息的作用，并对审计档案信息给予更好的保存。

关键词：审计档案；信息化管理

引言

随着社会的现代化发展，档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。随着档案管理信息化的大力推进，计算机管理已广泛应用于各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强审计档案信息化建设是做好审计档案管理工作的关键。

1审计档案中信息化建设的必要性

1.1提高审计工作质量和工作效率的必然要求

“金审工程”的大力建设和发展标志着我国审计机关的档案审计工作的又迈上了一个新的台阶，因此必须要加快审计档案的信息化建设，以符合“金审工程”的建设要求，提高市政审计机关档案审计的工作效率，提升其公共服务水平。而审计档案工作是审计机关的基础性工作，实现审计档案的信息化建设和管理，保证审计资料的完整性及安全性，并充分借鉴以往的审计经验，是提高审计工作质量和效率的必然要求。

1.2是更好利用审计成果的必要途径

审计部门每年都要接收相关企业及单位的大量档案资料，既包括政府的重大项目投资，亦涵盖企业的资产覆盖等各类档案资料。审计档案的信息化建设不仅能将这些档案资料分门别类的整理、归类，亦能真实记录和保存这些财务收支的真实性，并形成一个完善的档案审计信息系统，以推动其审计成果利用的积极有效性。

2审计档案工作的特点简析

2.1专业性

在单位各项工作开展过程中，审计工作是具有一定特殊性的职能活动，而审计档案就是对其工作成效进行记录的直接表现，因此在档案进行制定、立卷、归档等方面均对审计工作的专业性进行有效反映。

2.2程序性

在审计工作进行过程中，其中包含了众多的工作项目，这些项目其中的任何一项都不能缺失，一旦出现缺失就会对审计工作的成效造成影响，使其不能正常的对单位各项事项进行良好的反映。审计工作流程是由确定相应的审计对象、抽调人员组建审计调查小组、制定审计技术、向审计对象出审计通知、执行具体审计技术、给出相应的审计报告、收集被审计对象自身意见、审计报告的有效审定、最终确定审计结论以及处理结果等环节组成。所以，在审计档案工作开展过程中，一定要按照实际的工作流程来进行，进而对审计工作进行良好且真实的反应。

2.3成套性

内部审计档案是将每一个审计项目作为相应的单位，由相关资料和内容所构成的文件，并且其中的档案内容是密不可分的。而通常情况下，这部分文件会经过准备阶段、实施阶段以及终结阶段以后形成，因此其自身体现了审计工作的连续性与完整性。

2.4公正性

众所周知，内部审计工作是一项具有客观性、公平性的监督活动，相应的审计部门以国家相关法律作为审计工作开展的依据，其审计结论也体现着法律能效与社会化的性质，而档案工作则将这项经济监督活动的成效以及结论进行直接体现，所以在建档归档过程中，不仅要确保审计材料是真实可信的，还要保证各项材料签署完整，尽可能的体现其自身所具有的公正性。

3实现信息化管理是审计档案管理发展的必然趋势

为了适应社会发展和经济监督的需求，把审计办公自动化和计算机辅助审计技术作为提高审计工作效率和质量的重要手段之一，审计技术正在从传统的手工审计向计算机辅助审计和计算机审计过渡，审计工作正逐步实现电子化、无纸化。随着越来越多审计软件的开发和应用，计算机审计的深度和广度必将得到拓展。在计算机审计方式下，由于数据处理的方式和存储介质发生了变化，数据处理正向无纸化的方向转变，因此，传统原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表的审计线索在计算机环境下不再完整存在，电子审计档案随之产生，而只有保存通过接口获取的原始数据（数据库），才能最大限度地保留审计线索，使审计档案的内容全面、完整。但传统审计档案容量有限且受载体限制，无法囊括原始数据库强大的信息量，也无法反映审计过程的全貌，传统审计档案管理的局限性就不可避免地显现出来。另外，随着社会经济的发展和管理决策科学化，审计档案作为一种信息资源，其作用越来越明显。怎样使审计档案的管理更加规范化、科学化，从而提高审计档案的利用效率，最大程度地发挥信息资源的作用，更好地为经济建设和管理决策层服务，也是审计档案管理工作者需要考虑的问题。因此，审计档案只有实现信息化管理，才能突破其局限性，适应审计技术和社会发展的需要。

4实现审计档案信息化管理的途径和方法

审计档案管理要由传统的人工管理模式向信息化管理模式飞跃，是一项科学的系统工程。首先，实现审计档案数字化管理初期，可以先实行纸质档案与电子档案共存的双重审计档案管理模式，待双重管理模式运行成熟后，逐步向无纸化审计档案管理过渡，以实现审计档案管理的信息化和网络化。实行纸质档案与电子档案共存的审计档案管理，管理人员将应立卷归档的审计项目资料收集、归类、排序、编码、扫描、加密，然后输入计算机。同时将纸质档案装订成册保存，形成纸质档案与电子文件档案的一一严格对应，利用者就可以方便、准确、快捷地直接从计算机上查询所需要的档案信息资源。采取纸质档案与电子档案共存的方案，虽然增大了存档的工作量，却大幅度减轻了日常管理和查询的工作量，但这种管理方式简单、实用，提高了档案管理的工作效率和利用效率，也使审计档案的管理更加完整、规范。其次，在审计档案人机结合的基础上，加速审计档案管理软件的开发应用，对审计档案信息的检索系统建立数据库，逐步实现审计档案信息网络化。审计档案管理者可以采用其它成熟的电子审计档案管理软件，在原有的基础上进一步改进，形成集存储、编目、加密、检索、自动标引和自动管理等功能齐全的电子审计档案管理系统，进而实现计算机和网上查询，丰富本单位的网络系统。

5审计档案工作信息化建设应该注意的问题

在保证审计档案完整性和真实性的基础上保障审计档案的保密性。审计档案网络化和信息化查询要建立在审计档案安全的基础上。因此，审计档案管理要引入严格的制度措施，并借助可靠的加密手段，建立在充分授权基础上的审计档案查询能够为审计档案安全管理提供坚实基础，在授权基础上才能查阅的审计档案信息还能够保证数据库资源不被损坏和丢失。其次，在进行审计管理软件开发时要使用统一代码标准和模块化设计，以便和已有的审计管理软件兼容，这样审计档案信息化管理能够实现高效、便捷对接。档案信息化是提升审计工作效率的主要途径，档案对审计工作来说是具有参考价值和凭证作用的资料，是记录审计工作全过程的重要依据，是审计人员学习审计人员的主要途径。

结束语

综上所述可知，实现审计档案的信息化建设是提高审计工作效率的重要举措，亦是实现审计机关信息化建设的重要组成部分。因此，为适应高速度发展的21世纪，要做好审计档案信息化建设的相关工作，并积极解决其中存在的问题，推动审计档案管理的现代化进程。

参考文献

[1]康云凤.内部审计档案工作信息化管理研究[J].山东档案.2016(02).

[2]王鸭才.浅析基层审计机关信息化建设[J].经贸实践.2018(23).

[3]康云凤，黄燕，张少萍.浅论审计档案的信息化管理[J].经济师.2013(07).