从高校评估看高校档案工作的创新

从高校评估看高校档案工作的创新

◆曹娜

◆曹娜内蒙古建筑职业技术学院010070

摘要：高校评估与高校档案管理是一种相辅相成、互为基础、相互促进的关系，高校档案是高校评估的基础和支撑，高校评估能促进高校档案建设。在高校评估背景下，高校档案信息资源普遍反映出“少归”、“多归”和“乱归”等不规范、不科学的现象，只有对传统档案工作从观念和管理方式方法方面进行创新，才能适应高校评估的需要。

关键词：高校评估档案管理档案信息创新

一、高校评估反映出高校档案资源的问题

高校评估虽是对高校教学水平、教学质量进行的检查评估，但无形中也对高校档案工作进行了一次全方位的检阅。在高校评估背景材料和支撑材料的准备过程中，不难发现绝大多数高校的档案资源普遍存在着“少归”、“多归”和“乱归”等十分严重的现象，严重制约和影响着高校评估工作的顺利开展。

1.“少归”导致档案信息资源缺失。高校档案部门大都能提供上级教育主管部门的文件材料和校级重要管理文件，但提供其他方面的档案材料可能会有困难，档案不完整的现象普遍存在。其原因是：第一，高校档案人员认识上的偏差和对档案宣传的不到位，导致高校个别单位和个人负责的重要档案常用资料舍不得移交；第二，高校档案部门对归档制度监督不够，使得归档单位未按归档范围收集资料，有的重要的资料漏归而未被发现，时间久了这些重要档案资料也就“不翼而飞”了;第三，高校管理机制尚不完善，如校领导参加重要会议的文件未进行登记和纳入管理流程致使文件丢失。

2.“多归”导致档案管理资源浪费。“多归”现象在高校档案管理中十分普遍，使大量原本就不应该归档的文件材料却按档案的方式进行管理，浪费了宝贵的人力物力等档案管理资源。其原因是：第一，高校档案部门对各部门、各教学单位的档案业务知识培训不够、指导不力，使得立卷人员不具备相应的知识结构。第二，有些立卷人员对档案工作的责任心不强，将全部材料毫无选择、不加区分地保存下来，然后全部移交到档案部门，造成归档质量低、利用困难。第三，高校档案人员把关不严，工作不细，没有及时发现问题所在、提出改进措施。

3.“乱归”导致档案信息资源不系统、不准确。在高校评估中发现许多文件混乱组卷归档，即“乱归”现象。一些重要文件没有正规行文，有的红头文件没有盖章，文件整理没有保持文件之间的有机联系。“乱归”问题不仅直接影响了档案本身的质量，也大大削弱了档案的参考凭证作用，甚至出现许多珍贵和有用的文件“石沉大海”，无法准确查到，为未来的利用埋下了后患。

二、高校档案工作创新的内容

高校档案工作创新首先必须是观念的创新。观念创新包括：改变档案部门独自为政的局面，改变“等、靠、要”以及管理人员独守库房“粘、糊、订”等传统的管理模式；改变文件仅指红头文件的传统观念，而将高校管理中使用或产生的各类文档皆视为“文件”，形成以文件为核心的管理模式；打破档案工作游离于高校其它管理工作边缘的局面，增强档案工作的管理职能，使高校档案工作成为统领学校内部其它管理工作的主导力量，以高校档案工作管理和规范高校其它管理工作，使高校的档案工作成为学校其它管理工作的“管家”。

1.档案工作的现代化。档案工作的现代化，就是实现档案办公的自动化、程序化。在档案信息系统建设的过程中，一要确保信息系统功能的完善强大，将档案工作全部管理环节都考虑进去，实现办公的自动化、程序化，提高工作效率，将档案管理人员从原先档案实体管理中繁琐的重复体力劳动中解放出来，专心做好档案信息管理和开发；二要重视和加强对文书管理工作实行前端控制，在其形成之初就介入档案管理，实施对其全程跟踪管理，实现文档一体化管理。

2.档案资源的数字化。档案资源数字化是档案工作现代化的前提、基础。在高校档案资源数字化过程中会遇到一个问题：原先归档的纸质档案怎么实现数字化？比较便捷的方法就是委托专业的扫描公司，集中力量把纸质档案转换成数字文件。这需要花费一定的资金，但相对于档案的数字化利用而言，付出是值得的。此外，在档案数字资源的建设中，尤其要重视和加强对诸如OA等各业务办公系统产生的现行电子文件的捕获、转化、转换方面的研究，使这些数字文件直接转换为数字档案，避免重蹈再从纸质档案扫描为数字档案的覆辙，解决“增量”档案的数字化问题，进一步丰富、完善档案数字资源。

3.档案服务网络化。档案服务的网络化，能最大限度方便利用者，使利用者能不分时间、地点最大限度获取所需服务，是当前档案工作服务方式的发展方向。可采取下列三种方式进行服务：

（1）网上阅览。对已公开、无限制要求的档案信息，档案信息系统应建立外部档案利用平台，用户可以通过互联网访问档案信息系统获取档案信息，实现档案信息的远程利用。

（2）内部主页。对于设置了查询限制的档案信息，师生可根据各自的查询权限，通过学校的内部主页登陆档案信息系统获得权限范围内档案的全文信息。

（3）现行电子文件自助阅览室。对于现行电子文件，可根据办公区域分布和服务半径设立相应的自助电子阅览室，用户可根据自己的授权通过电子阅览专用计算机自助获得相关领域的最新现行电子文件查阅。