科研档案信息化管理存在的问题及对策

科研档案信息化管理存在的问题及对策

苏娜

关键词：科研单位；档案信息化；优化对策

档案信息化建设是一个持续性工作，并不是短时间内可以完成的，这就需要得到单位领导、各部门的支持，夯实信息化建设的基础。通过规范信息化建设制度，推进档案信息化的深化工作，构建数字档案资源库，为科研单位各项工作开展提供资料支持。

1科研单位科研档案管理概述

现阶段，我国科研单位内部部门较多，部门科研档案与人员档案具有数量庞大、种类繁多的特点。因此，科研档案管理属于复杂工作，具有深远意义。从事该工作的人员需要具有一定专业性，在日常管理中对每一种档案进行分门别类，保证其能够准确归入到相应部门，实现系统化管理体系的建立。

在档案管理工作中，专职科研档案工作人员属于重要责任人与管理者，主要对科研档案整理与收集进行负责，并做到档案的妥善保管，为后续查阅与转移档案工作提供便利。通常情况下，科研档案管理具有较长的工作周期，由于科研单位科研项目必须经过申报与立项等工作流程，涉及到相关部门与领域的审批与鉴定，因此，需要耗费较长时间。另外，科研档案管理这项工作具有较强的专业性，需要工作人员具备档案管理学基础，同时，对科研单位相关部门学科知识也需要进行掌握，并且，不同种类科研档案的管理方式具有差异性，需要管理人员按照实际情况实施管理操作。

2科研档案信息化管理的问题

XX公司作为国内军民用航空机轮和刹车系统专业化研制厂家，始终致力于航空机轮、刹车系统及航空液压、气动产品的研发与生产，并逐步建立了较完整的专业技术及标准体系。多年来，公司各类产品先后10余次荣获省部级优质产品和著名商标，百余项科技项目获得全国、省部级各级科技成果奖，拥有有效授权专利160余项，受理专利240余项。公司内部科研档案信息化管理不理想。通过对用户进行档案工作的需求调查，以及对档案管理工作人员的座谈采访，总结了下列xx公司档案管理工作中较多存在的问题。

2.1借还档案资料登记量巨大

在对用户进行的调查结果中，感觉到借阅签字登记麻烦，超过总调查人数的两成。

2.2借还档案资料太远

档案管理工作人员也表示时常出现用户电话联系询问资料库存情况，档案资料内容。通常这样的电话咨询成功率很低，因为用户仅仅口述很难说清对档案资料的详细需求。

2.3不方便查找档案资料

其一，用户本身对档案资料的具体编纂层次情况不清晰，不确定需要的信息在哪一本里。其二，档案资料的管理无论是建档、整理、借阅都是手签借阅卡的方式，对库存状况的把握很不及时，公司部分产品年代久远，经过几次部门调整，对原有档案资料设置的副本量和需要档案资料的部门数量不能很好的把握，出现副本量过多、借阅单位少、占地方，或者借阅单位多、副本量不足、借不到的情况。

2.4保密工作审批繁琐

现在应用在档案资料借阅的保密流程要求主要有三部分。其一，档案室作为保密要害部位，对进入的人员要进行身份核定和登记记录；其二，每一位需要使用涉密档案资料的用户，都需要办理网上保密审查手续保密办备案，并登记由所在部门领导批准，审核无误才可建档借阅涉密档案资料。其三，每一位需要借阅涉密档案资料的用户都必须做好涉密载体借阅登记。

3科研档案信息化建设优化措施

3.1档案资料库存管理信息化

在档案资料库存管理信息化中，首先需要解决的就是用户和档案管理工作人员借还手续要大量签字登记的问题。这就需要建立专门的档案管理信息系统对库存的每一本档案资料进行条目录入，添加唯一标识。建议可以使用RFID技术，对档案资料进行快速准确的借还。

所谓RFID技术，就是通过无线电磁波信号，对已经唯一标识过的档案资料进行识别，并读写该档案信息数据库中的相关数据。RFID技术的最大特点是，标签的信息存储量大，射频检测范围广不需精准扫射，进行标签读写时不用直接接触，且同时可以对多个标签进行批量的一次性读写，识别速度快。这些特性都使得RFID技术相比条码或二维码此类打印出来的标签标识有很大的优势。不用在档案资料上进行多位置粘贴条码标识，防止条码损伤造成的读取失败，信息丢失。RFID标签虽然本身也会配合打印标签使用，但不用像条码标签那样每次需要一本本翻开手工扫描，对条码标签的损伤可能大大降低，且也不用像条码标签那样为便于翻找扫码借还而粘贴在绝对固定的书本位置，可以较为灵活的粘贴在就近稍有偏移的位置，减少对档案资料内容的遮挡。

3.2科研档案获取方式的改进

想要根本上解决用户对往返档案室不便的问题，提升用户的档案资料使用体验最好的办法就是改变信息的传递方式。使用电子文件来进行信息传递，除了特殊情况如奖状、证书、原件这些特殊情况的档案资料需求还需要用户亲自上门来档案室进行借还，大量的档案资料可以电子文件的形式通过公司网络获取，这样即可大大降低用户来回档案室的次数，减少用户在路途上付出的时间和精力。

用户可使用连接单位内网的个人办公计算机，经过用户名和密钥的认证远程登录档案管理信息系统的用户界面，通过登陆XB公司档案管理信息系统进行信息查询获取所需档案资料在库情况并根据用户的具体需求选择电子文献传递或者到库借阅。如用户因特殊原因无法使用个人办公计算机，或者不能通过电子目录远程查询到所需档案资料，也可以本人来到档案室，寻求档案管理工作人员进行参考咨询。

3.3加强基础设施建设

作为集团公司档案信息化建设单位，xx公司有很多兄弟单位的档案信息化经验可以作为参考学习的对象，xx公司档案信息化相关工作人员可以去参观学习已经完成信息化建设的兄弟公司，根据自己公司的实际需要对比选择合适的档案管理信息系统平台，以满足信息化建设和长期档案管理工作的需求。平台建设中要注意为档案管理信息系统所搭载服务器的负载、计算、存储等能力。这是能顺利运行档案管理系统的根本。平台建设中还要注意档案存储格式和拓展接口的兼容性，在档案管理信息系统运行后，会根据管理人员和用户的实际使用需求对现有设备进行增减、更新。兼容性高的存储格式和拓展接口将是未来功能拓展，新系统信息转移的基础。

公司的档案信息化建设，实际是一种对旧有信息存储方式和管理方式上的创新，是公司进步的体现。在企业中，只有不断进步革新，才能有更强的竞争力，在市场上长久的生存下去。对于档案管理工作本身来讲，也只有不断的根据自身的成长需求不断追求创新和进步，才能为用户、为企业提供更好更全的信息资源。而档案管理工作的创新，恰恰就是由档案工作人员在日常的学习、实践中发现提出的，这就要求公司档案管理工作人员不能日复一日的沉积在重复工作中，自己也将自己定位为边缘而彻底放弃进步，而要主动对档案行业的新东西、新技术、新想法去了解发现。

4结语

总之，科研单位档案信息化建设是一项长期工作，涉及较多的内容，面临很多繁杂的事情，做好软硬件设备的配置工作，奠定信息化工作的基础。科研单位结合自身实际情况，提高档案信息化建设的速度，优化档案管理流程，方便查询档案资料，促进档案利用率的提升。

参考文献

[1]梁天峰.对高校科研档案信息化建设与管理的思考[J].办公室业务,2016(03):51.

[2]茹仙古丽·依明.档案信息化视角下科研档案管理研究[J].黑龙江史志,2015(11):110.

[3]靳亚妮,王亚丽.浅谈档案信息化建设下如何做好科研档案管理工作[J].办公室业务,2014(09):192.