利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力的研究

利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力的研究

朱俭

江苏省常州市城市建设档案馆213022

摘要：大数据时代的来临，为各行各业的发展提供了有利条件和技术支撑。对于档案管理而言，本身主要是管理各项档案信息，在这其中，档案信息包含的内容比较多，其具备一定的复杂性，并且管理工作也面临着诸多的难度。所以，如果将大数据与之结合到一起，建设规范化的档案管理数据中心，便能够提升档案管理水平，实现现代化的档案管理目标。

关键词：大数据；档案管理模式；服务能力

引言

21世纪人类进入了信息更迭迅速的大数据时代。对于城建档案来说，能否有效利用大数据背景下日新月异的各种信息进行日常管理，成为衡量城建档案管理水平以及未来发展能力的关键性因素。大数据背景下，传统意义上的档案信息化发生变化，档案信息化不再只是简单地将档案“数字化”，而日益趋近于将档案信息“数据化”。大数据作为信息时代快速发展的产物，不仅是一项科学技术，更代表一种指导理念。在如今日新月异的信息社会，大数据的出现无疑给档案信息化建设带来了新的机遇和挑战。

1大数据背景下档案管理发展新趋势

1.1由网格化转向数字化

所谓档案网格化是指档案管理主要局限于档案所属部门、行业的范围限制，采取定人、定岗、定责的档案管理工作机制，档案管理的集成度不高，且管理模式效率低、运行成本高。大数据技术的应用使档案管理呈现出数字化特点，各部门、行业或地域的档案信息资源实现了自由流动，可随时随地进行移动式收集，实现档案管理实体生成、信息管理、数字利用一体化。

1.2从静态转向动态

传统档案管理中，业务部门将纸质、音频、视频或实物资料流转至档案管理部门，由档案管理部门将其录入各个专题数据库，且档案信息资源主要为其生成机构内部服务，信息资源的整合度不高、共享性不足，档案信息资源相对处于静止状态。而大数据技术的应用，让档案数据信息交换、整合和分析突破了时空限制，档案信息集成度更高、结构更优，档案信息流、要素流可以顺畅流动，不同数据库、不同机构间的档案信息由静态向动态转变。

2利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力的措施

2.1与大数据时代紧密联系，提高档案信息化水平

要适应时代特征，就必须要做出改变，而对于档案管理来说，就必须要提高档案的信息化水平，而这种信息化水平的提高主要也就是指将其馆藏内的档案，尽可能的转化为电子形式，录入相关信息，使其便于检索。同时，所谓提高档案信息化水平也绝非是仅仅将其转化为电子信息的工作，更为重要的是要建立起一个系统完整的信息管理体系，也就是说，更为重要的是在其信息化之后，对其的利用管理情况。而有关于此，全国各地已经有许多区域都已经开始了数字化的建设，包括深圳市数字档案馆，天津开发区数字档案馆等等，而仅对于方面来说，也有许多地区都已开始关注或是已经完成了此方面的数字化建设，包括上海，武汉等地在此方面都已经取得了较为不错的建设成果。总而言之，提高档案的信息化水平，绝对不仅仅是将档案逐步的信息化，电子化，更重要的是要建立起完整系统的管理体系，充分学习有关先进经验，再根据本地的具体情况来进行细节的调整，以此来真正的与大数据时代紧密相连，提高具体的信息化管理水平。

2.2加强硬件建设、加大软件的研发力度

随着科学技术的不断发展与进步，要想更好地满足档案管理现代化的实际要求，就要顺应时代发展的潮流，从问题的根本入手，解决设备落后、陈旧的问题。所以在大数据背景下，要不断加强硬件设施的建设，积极采用现代化的管理手段，不断引进现代化的管理设备和管理技术，根据目前发展的实际情况，加大资金投入，研发更为合理的管理软件，扩大档案的管理范围，使各种最为尖端的软件可以应用在档案管理中，逐步实现档案规范化、智能化管理，不断降低管理人员的工作量，节约人力、物力和财力，进一步提高管理人员的工作效率和管理水平。

2.3开发大数据技术软件

在当今复杂的大数据技术背景下，领域要想引入大数据技术，要求其必须打破以往传统的专业限制，以此来积极主动的寻求合作。通过这种方式来有效避免真正懂数据的人员手中缺乏数据，而大量的数据则最终掌握在不懂数据运用分析的人手中。因此，这就要求必须在实践当中，切实强化档案管理人员及大数据开发企业及工作人员相互间的协同合作，具体借助音频、视频及文档图纸一体化的形式来最终实现对档案数据的集约化管理，深入研读档案的内容、元数据等，以此来实施统一的归档和运行标准，只有这样才能真正研发出适合的大数据技术运用软件。

2.4服务体系的变化

在大数据时代，档案服务体系也发生了显著的变化，档案服务主要朝着社会化以及多元化的方向发展，为查阅群体提供人性化、智慧化的档案公共服务。档案利用服务体系的变化主要体现在以下两个方面：

2.4.1档案服务对象更加多样

在大数据时代，档案服务对象不仅仅局限在政府及相关部门以及企事业单位，而是更倾向于为公众提供优质的服务。同时在服务对象方面，用户也渐渐从线下逐渐地延伸到线上，网络用户成为了档案的新客源。在大数据时代，用户不再需要亲身前往档案馆翻阅档案，而是在需要时随时随地都能够浏览相应的档案。在城建档案档案馆的公共服务中，服务对象也不仅仅局限于机关及事业单位的工作人员，公民个人以及一些团体也成为了档案公共服务的主要对象，如房地产开发商、小区物业管理部门、业主等，还有一些想通过网络了解获取城市整体规划、分区规划信息的公众，更是成为了档案服务的主流。

2.4.2档案服务内容更加丰富

在大数据时代，档案服务的内容不再是用户需要什么就去提供什么，这种浅层次状态的服务已经被摒弃，而是要求档案的服务内容更加具有针对性和个性化。通过对用户相关信息、查询记录以及搜索方式等数据资源的分析得到用户利用档案的需求以及相应的习惯，以此开展以满足社会个体诉求为目的的服务，尽可能地使得档案服务的内容差异化、精细化。在档案馆的公共服务中，档案馆不仅仅会提供档案的纸质查询服务，有专门负责网站管理的工作人员为公众提供档案业务相关的咨询服务，如提供一些工程档案的业务咨询、档案数字化信息查询和档案查询预约等服务，相较于之前，档案馆的公共服务内容更加丰富与多样。

2.5加大对档案管理人才投入成本

人才并不是凭空出现的，要想培育出相关的人才，那么就必须要加大成本的投入，而对于档案管理人员来说，必须要对有关的管理者进行信息技术的培训，使其掌握有关操作。或是对原本的工作者进行进一步的培训，给与其足够的适应时间，经由再次考核后入岗，或者是重新招收一批年轻有活力的专业人员来对此进行管理，而无论是哪种方式，都必须要对其投以足够的资金支持，如此方能真正收获具有专业素养的档案管理人才。同时值得注意的是，在进行人才培养之时必须要充分的认识到大数据时代下对档案管理岗位工作者素质的要求，并且根据此要求进行严格的考核，由此方才能够真正的培育出贴合于岗位的档案工作者。

结语

虽然目前档案管理不够完善，还存在着许多问题，只要能够正确地处理好这些问题，那么就能有效地改善其管理状况，使其真正的与时代相适应，促进其发展。

参考文献

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[2]肖玲.利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力[J].办公室业务,2018(08):116.

[3]王建勋.利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力[J].黑龙江科技信息,2017(10):265.