探析档案管理中的电子档案管理

探析档案管理中的电子档案管理

许洁茹

许洁茹

德州市公路管理局山东德州253000

摘要：一般情况下，档案管理的工作包括对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用的工作。随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子文件已经渐渐完全融入了我们的工作和生活之中。纸质公文、纸质文献等实体资料都在以逐电追风的速度被电子公文、电子文献等电子文档所取代。档案部门正在面临电子档案创建、接受、整理、保管、利用的新课题。以下让我们简单谈谈档案管理的作用、电子档案的要点以及电子档案管理的优势。

关键词：档案管理；电子档案；优势；问题；措施；

引言：电子档案的管理工作在大学的档案管理中彰显得尤为重要，其在企业档案管理的应用中也具备极其重要的作用并占据很重要的地位。在学校中，电子档案管理可以便捷的将学生的信息进行快速的存储，这样则可以更加方便其他人进行查找和管理，以为学生在今后的就业生涯提供更便利的服务，促使档案的传递工作得以快速高效的展开，在企业中，电子档案管理工作高效有序的进行，就能够促进各部门的管理工作衔接得更紧密，从而进一步促进企业的快速发展。

一、电子档案管理的优势

1、直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作的效率

处于当前的知识经济时代背景下，现代化网络发展在为归档工作提供更快捷的管理手段的同时也给了信息利用时代一个快捷的途径，这使得立卷归档和检索查找工作中出现困难的问题有幸避免掉了，那么与此同时，也促使文书档案管理工作人员的劳动强度得以有效的减轻，从而达到有效提升归档质量及检索的速度。但是，文书档案管理工作基于实现微机处理的基础上，则能够按“卷”立卷归档而逐渐的将其改为具体的按“件”归档整理。随机管档的有效实现，使得以往或者是过去的集中立卷，逐渐演变为平日里随时整理的管档立卷。这就使得集中的工作量，转变为分散的工作，那么留能够在更大程度上使得立卷管理的水平得以有效提高，最终使得档案管理工作能够及时的进行归档同时也更加方便搜索和使用。

2、电子档案管理使档案能保持得更加完整持久

通常情况下，纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好，并且，必须靠手工去进行归档和贮存，这便存在着损坏纸质档案的风险，更加容易造成档案的缺失。但是电子档案不同，以上的工作都是靠计算机自动完成的，减少了人为错误的发生，且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化，使得档案能够被保存得更完整，更久。

3、电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质

保存电子档案的工具是计算机，计算机并没有感情色彩，只会遵照被设计的保密程序而运行，但是保存纸质档案的媒介是人类，人为因素很容易致使档案泄露。所以说，电子档案具有更好的保密性。

4、电子档案使得档案的质量管理工作能够做得更好

传统的档案的质量管理是要依靠人去做的，因此，必然会有很多人为因素在其中，而电子档案管理是依靠计算机被设计的自动化程序来进行运营的，这样就能更好地提高电子档案的质量管理工作和工作效率，从而保障了电子档案的时效价值。

二、电子档案管理过程中存在的问题

1、对电子档案原始凭证性的鉴定比较困难

具体来说，档案是一种比较原始的记录。其所具备的原始性和真实性都是档案在发挥其凭证以及参考作用的一种基础。但电子档案的内容以及载体的结合形式会经常性的发生变化，比如复制因为载体或者是读写技术的不稳定性具体造成的档内容的丢失及变异，当然也有可能是在传输或者是转存的过程当中被改动而没有留下痕迹，因此，电子档案对其原始性以及真实性的鉴定又不太容易把握。

2、电子档案管理存在安全隐患

由于电子档案存储在计算机硬盘或者移动硬盘之中，所以在很大程度上面临着信息技术安全的问题。首先，目前很多电子档案管理系统的建设不足，并且针对档案数据进行信息化处理的过程中，如果出现断电、死机、系统崩溃等问题容易造成数据丢失。另外，由于互联网环境中存在很多木马病毒等，如果一旦不慎下载安装了木马病毒程序，会加重电子信息档案泄露的风险，如果这些信息被不法分子入侵、窃取或者篡改电子信息，那么整个档案管理工作都会陷入瘫痪。例如，最近发生的勒索病毒入侵事件，给很多医院、学校、事业单位的电子信息档案造成了严重的破坏与威胁，造成了巨大的经济损失。由此可见，电子档案安全问题危机四伏，并且很容易在今后发生大规模病毒爆发事件。

3、电子档案管理人员水平不足

由于电子档案管理人员大多数为兼职人员，缺乏专业技术和职业道德素养，所以在电子档案管理的过程中无法利用专业知识来对档案进行归纳与整理。而且，由于档案管理人员缺乏审核制度和管理措施，很容易造成档案管理人员整体水平不高。另外，电子档案管理人员流动频繁，档案管理交接工作缺乏有效沟通，对于档案管理难免存在疏忽。

三、提高电子档案管理质量的有效措施

1、完善电子档案管理机制

只有加强电子信息档案管理工作的保障制度建设，才能积极提高管理效果。首先，一定要建立完善的电子档案管理工作制度管理体系，加强电子档案管理工作的规范性，做到电子档案管理工作贯彻落实有制度保障。其次，要统筹兼顾电子档案管理工作管理体系，加强各部门之间协调和密切配合，形成全面、立体的电子档案管理工作管理战线，做到发现问题解决问题，争取在出现问题之前就全面解决。同时要简化管理流程，提高电子档案管理工作管理的工作效率，更好地确立电子档案管理工作的地位，保证电子档案管理工作的顺利开展。

2、电子档案的安全改进

继而更进一步的使得电子档案设备和其网络安全得到加强，仅仅只是被用来存储档案信息，并且不可以在作为其它设备进行使用，为了避免数据信息的丢失，此外，对于设备进行定期的检查和维护，目的在于如果数据损坏的时候，又可以使用备份的数据，这样做就不至于会造成信息的严重损失，而我们在通过网络防火墙等一些安全措施有效加强对于网络安全的管理工作，以能够有效的避免数据传输过程中出现数据丢失的问题和数据被损坏的问题。

3、加强工作人员管理，提高档案保护意识

电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

四、结语

综上所述，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率。

参考文献：

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[4]栾玲.浅谈电子文件档案管理系统后评估研究[D].北京邮电大学，2013.

[5]潘志立.流程管理在电子档案管理系统中的应用研究[D].中南大学，2013.