浅谈监理资料管理工作

浅谈监理资料管理工作

李青青

河北邢台054000

摘要：监理过程实质上是信息资料管理的过程，监理工作的主要方法是控制，控制的基础是信息。监理资料管理是建设工程信息管理的重要工作，是监理工程师依据工程项目目标实施质量、进度、投资控制、合同管理、信息管理、组织协调以及安全文明施工监督的基础性工作，是“三控制、两管理、一协调”中的重要内容之一。随着改革的不断深入，信息资料管理的作用显得越来越重要。管好用好监理信息，能够促进监理工作的开展，对搞好监理工作具有极大的推动作用。因此在项目监理机构中一般都配备专人（专职或兼职）负责监理资料管理工作。

关键词：监理资料管理；重要性；特点；

1监理资料管理的重要性

监理资料是记录监理工作过程的主要载体，监理服务的每一天都要发出和汇集各种的通知和报审表等资料，形成信息流.这些信息流记录监理工程师实施”三控＼两管＼一协调”的工作内容.记录了事前＼事中＼事后的控制工作，起到对整个控制过程的载体和纽带的作用。监理工作干得好坏，从监理的资料工作中能体现出来。所以监理资料要真实、及时、有效、完整这是对监理资料的要求。

1.1监理资料是追溯工程项目建设过程的主要依据

监理参与了工程的全过程，全方位的建设，实行了三控、两管一协调的工作，并且是工程项目建设信息流的组织者，比其他参建单位掌握更多的全面客观的资料。例如相关的会议纪要，月报、工程联系单、验收单均能反映施工过程。搞好资料管理工作，是监理工作的出发点，也是做好监理工作的着力点，工作做得扎实了，才是监理工作的落脚点.监理资料及其管理水平直接放映了监理工作的质量，因此每个监理工程师和资料管理人员，应充分认识监理资料管理的重要性和作用，进一步强化监理资料的管理，要通过对监理资料对照性的检查，找出监理工作中出现的问题，不断地完善监理资料的管理工作。

1.2监理资料是检查监理工作的重要依据

当上级主管部门检查驻地监理资料时，调查工程质量事故和工期延误、投资超概的问题责任时。主要是通过检查监理的资料来了解监理工程师是否及时地预防问题的发生、下发了哪些文件和通知，起了什么样的监理工作效果，客观地评价监理的工作。进行了哪些严格的过程控制。作为一个监理工程师，该干的工作，干了没有？该指出的地方指出来了没有？工作的程序是否合法？签署的人员是否符合要求？这些问题都能在监理的资料中反映出来。所以说监理资料是检查监理工作的重要依据。

2监理信息资料的特点

2.1信息量大

由于监理信息资料牵涉面广、协作关系复杂，使得监理工作涉及大量的信息。监理工程师不仅要了解国家及地方有关的政策、法规、技术标准规范，而且要掌握工程建设各个方面的信息。既要掌握计划的信息，又要掌握实际进度的信息，还要对他们进行对比分析。

2.2动态性强

监理信息资料管理的过程是一个动态的过程，监理工程师实施的控制也是动态控制，因而大量的监理信息都是动态的，这就需要及时的收集和处理。

2.3监理信息来源的广泛性

监理信息资料来自于业主单位、承建单位以及建立组织内部的各个部门；来自设计、招标、实施等各个阶段的各个单位乃至各个专业；来自质量控制、投资控制、进度控制、合同管理等各个方面。如果信息收集不完整、不准确、不及时，必然影响到监理工程师判断和决策的正确性、及时性。

2.4有一定的范围和层次

业主委托的范围不一样，监理信息也不一样。工程实施过程中，会产生很多信息，但并非都是监理信息，只有那些与监理工作有关的信息才是监理信息。不同的工程项目，所需的信息既有共性，也有个性。另外，不同的监理组织和监理组织的不同部门，所需的信息也不同。

2.5信息的系统性

监理信息资料是在一定的时间和空间范围内形成的，与监理活动密切相关。而且，监理信息的收集、加工、传递以及反馈是一个连续的闭合环路，具有明显的系统性。

3监理资料管理工作应与时俱进

随着国家新政策的实施，各类法律、法规、条例、规范的颁布，国家对监理的要求不断提高，为适应新形势的发展，监理工作及资料管理工作也必须作出调整，实施动态管理。

3.1强调建筑节能资料的完整性、独立性

根据国家建设节约型社会，贯彻落实科学发展观，结合《河南省居住建筑节能设计标准》（DBJ41/062-2005）于2006年1月1日全面启动实施的要求，特别是《建筑节能工程施工质量验收规范》（GB50411-2007）的颁布实施，公司及时补充了监理资料归档目录。如该规范明确指出建筑节能为建筑工程的一个分部工程，因此，一个单位工程由原来的九个分部工程变为十个分部，并且要求资料独立成卷、工程单独验收。公司在质量评估报告标准格式中“质量评估依据”、“分部工程的划分”章节分别作了补充和调整，同时在单位（子单位）工程质量竣工验收记录中质量控制资料核查、安全和主要使用功能核查及抽查结果、观感质量验收“项”上均予以调整。由此确保监理资料管理工作有据可以。

3.2符合新规程要求，及时调整资料归档目录

随着《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）的颁布实施，进一步规范了建筑工程参建各方的资料整理与管理，从工程资料类别、工程资料名称、工程资料来源、工程资料保存等方面对建筑工程资料进行了详细的分类和规定，同时对监理资料用表的使用、份数均作了规定。不仅指导了监理资料管理，也让监理人员熟悉了参建各方资料的形成和管理要求。因此公司结合该规程，及时调整了监理资料归档目录并规范了相应用表格式。

3.3利用现代手段，提高资料记录、整理质量

为了真实记录工程实际情况，公司制定了工程照片（摄像）的拍摄规定，并要求在监理月报、专题报告、监理工作总结，甚至在监理工程师通知单中附以照片，增强资料的真实性和说服力，也留下了不可重现的影像资料。

3.4强化安全监理资料的时效性

自2004年2月1日《建设工程安全生产条例》的实施对安全监理工作不断提出新的要求，公司及时制订了安全监理方面的资料目录，除在已有资料如：监理规划、监理日记、旁站记录、工地例会、监理月报、监理工作总结中增加安全监理的内容和章节外，还新增专项安全监理实施细则、（月）安全监理现场检查及评估会等资料，同时还提出了需施工单位报送监理方审查的安全资料目录，不仅明确了日常安全监理工作的内容和深度，同时又要求项目监理部详实、准确、及时地做好各种原始记录和资料管理工作，这本身也是自我保护的根本措施。

虽然安全监理资料作为过程资料不进入监理归档资料，但公司对其符合性（安全监理程序）、时效性给予了严格的规定，要求同步编制、整理和搜集。

4结语

根据监理工作多年资料管理的经验体会，现在部分施工单位资料由较年轻的施工员兼职，确实施工经验，很多技术资料不能及时正确报验归档，增加监理工作难度。针对这类情况，监理加强施工技术资料审查工作，督促施工项目部及时做好各类报审、报验、以及安全资料，同时能要将工程实施过程产生的资料进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用，保证了资料的“及时、准确、可靠、闭合”。

参考文献

[1]韦志立等.建设监理概论.中国水利水电出版社，1996.

[2]中国电力企业协会.电力建设总监理工程师实务.中国电力出版社，2007.

[3]建设部.国家质量监督检验检疫总局.建设工程监理规范.中国建筑工业出版社，2013.