高校学生档案工作存在的问题及对策

高校学生档案工作存在的问题及对策

陶宜生

陶宜生安庆职业技术学院

2008年教育部、国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》，强调丰富高校档案内涵，倡导“大档案”理念，将学生档案纳入高校档案管理范畴，使归档范围扩容为十一大类。高校学生档案是高校学生在校学习期间所形成的原始记录，具有法律凭证作用。它将为学生毕业后应聘工作、参军政审、继续深造、为录用单位观察学生提供真实可靠的依据。同时对学生档案丰富信息的分析，还可以为高校教学、专业设置、学校管理提供信息服务和决策支持。

一高校学生档案管理中存在的问题及其原因

1．没有建立以高校档案馆（室）为主体、各部门配合的学生档案监管体制

目前，大部分高校的学生档案管理比较混乱，管理部门职责不明确：有的是学生处管，有的是系里管，学生的党团组织档案又是团委或组织部门管；高校学生档案有研究生档案，全日制本、专科生档案，成人教育学生和培训学员的档案，这些学生档案也是分散在各学院、系、所、部、中心等等。由于学生档案形成时间周期比较长，从入学登记到毕业要经过几年的时间，而且档案材料相对分散，形成各自为政的局面。

2．目前高校学生档案规范的流转新机制尚未形成，没有建立健全学生档案管理办法和制度

尚未明确高校档案管理部门与各职能部门在学生档案形成、流转和管理工作的关系与职责，从而造成学生档案收集不齐全、管理不规范、利用不及时的现状。高校学生档案形成于多个职能部门，来源分散、内容丰富是其主要特点。高校学生档案包含了学生在校期间的各种表现及相关情况。

主要包括：（1）新生入学通知书、新生录取名册、考生登记表、入学成绩；（2）新生报到注册表、学生登记表、学生成绩登记册；（3）助学金借贷、还贷情况材料；（4）学生升学、留级、休学、复学、退学、转学的报批材料；（5）学生思想品德评定、奖励、处分、加入党团组织材料；（6）学生毕业、分配、结业、肄业及授予学位材料等等。由于高校学生档案形成的复杂性、内容的丰富性、来源的分散性，又缺少强有力的、针对性的管理机制。致使目前高校学生档案管理仍处于各自为政、分散零乱的落后状态。

3．学生档案未能实施现代化管理

目前大多数高校学生档案管理模式陈旧，仍采取传统的手工检索、人工管理和利用模式，档案从收集到整理、立卷、归档大部分都是通过手工操作来完成。计算机录入案卷的目录大都处于起步阶段，学生档案的全文录入以及多媒体数据库还是空白，现代化的计算机管理信息系统，没有真正建立起来，从而限制了高校档案馆（室）服务功能的发挥。目前不少高校是由原来大中专学校升格成立的，教育经费投入虽逐年增长，但由于高校规模不断扩大，很多高校在进行新校区建设，经费紧张，资金缺口大，对档案基础建设投入严重不足，致使高校档案工作不能适应新形势发展的需要。

二加强高校学生档案工作的对策

1．必须要建立以学校档案部门为主体，各职能部门配合的学生档案管理体制，明确学校档案馆（室）的主体地位，以统领和监管高校的学生档案工作

要求高校档案管理部门要积极主动介入学生档案的前端控制，高校各职能部门要确定一名兼职档案员，负责管理本部门形成的学生档案，并按规定向学生管理部门移交、归档，做到统一归口，最后由学生管理部门向学校档案馆（室）移交学生档案，这样才能有效地解决高校目前学生档案管理中各自为政的问题，才能做到学生档案管理工作中的“形散而神不散”。

2．进一步明确高校档案馆（室）与各职能部门在学生档案形成、流转和管理工作中的关系与职责

实行“谁主管，谁负责；谁经办，谁负责”的原则，形成层层负责、职责分明、齐抓共管的档案工作新机制。高校档案部门要依据《中华人民共和国档案法》等法律、法规赋予的职责，加强对本校各类档案工作实行监督、指导，尤其是学生档案工作是目前高校各类档案工作中的薄弱环节，档案管理部门一定要及时跟进，依法全程监督、指导。同时，要依据《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《干部档案工作条例》等规范性文件，制定本校相关的学生档案的归档范围、保管期限表、建立健全学生档案的收集、整理、移交、保管、保密、利用等一系列的业务规章制度。以确保学生档案的齐全完整、科学管理、安全保管和有效利用，使高校学生档案工作更有效、扎实地开展。

3．进一步加强档案信息化建设，加大对档案馆（室）建设资金的投入

首先，高校档案馆（室）要建立一个电子文件管理中心，负责对高校包括学生档案在内的八类电子文件归档，安全保管和有效利用。其次，要尽快开设高校档案信息网站，打造公布档案信息、网上查询档案的服务平台。随着高校和社会的发展，学生就业、深造、参军等录用单位对学生信息的需求和查询量，也在呈不断增长之势，而这项工作现代化服务水平，目前却尚处在起步阶段，要达到高效便捷服务，必须改善和提高档案馆（室）现代化的科学设施、设备。当前大多数高校档案馆（室）计算机中心设备简陋，专用服务器容量小，速度慢，还没有配备小型机组，无专用扫描机器、电子阅读设备、无网络档案管理软件等等。远远不能适应新形势高校发展的需要，亟待学校加大资金投入，加快高校档案信息化步伐，改进服务方式，实现档案信息资源共享，全面提升高校档案馆（室）现代化管理水平和整体服务能力。

总之，做好高校学生档案工作是目前高校和社会发展的需要，也是档案工作自身发展、自我完善的客观需要。我们必须顺应形势的变化，努力探索解决现存问题的各种办法，使高校学生档案工作得到进一步发展和完善，以改变目前广泛存在的高校档案特别是学生档案工作相对落后的现状，努力推进新时期高校档案工作再上新台阶。

〔责任编辑：李锦雯〕