医院名人档案的征集、管理与利用

医院名人档案的征集、管理与利用

黄洁梅

黄洁梅(广东省清远市妇幼保健院广东清远511500)

【摘要】医院名人档案不仅详实地反映了“名人”在医院管理、医疗、护理、教学、科研工作中所取得的成就，更是医院发展的缩影，还是医学课题研究、医疗技术革新及编史修志的重要依据。医院名人档案工作在医院档案工作中占据重要的问题。基于此，本文结合医院实际情况论述了医院名人档案的内涵、建档的必要性、征集的技巧以及如何高效、高质地开发利用档案。

【关键词】医院名人档案档案管理

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2012）09-0031-02

医院名人档案不仅详实地反映了名人在医院管理、医疗、护理、教学、科研工作中所取得的成就，更是医院发展的缩影，还是供他人进行临床研究及编史修志的重要的参考资料。因此，及时、准确、完整、系统地做好医院名人档案的收集归档工作，科学地立卷，合理地保管，迅速地为医院管理者提供决策参考、为临床一线提供诊治思路，是医院综合档案管理者刻不容缓的任务。

1医院名人档案的内涵

名人是指在一定范围内知名的、在某一学科、领域、行业有过重大贡献，颇具影响并得到社会和历史承认的知名人物[1]。《中国大百科全书》这样定义名人档案：“国际或国内著名的人物在其个人、家庭和社会活动中直接形成的历史记录[2]。”

根据医院实际情况，医院综合档案室界定了医院名人档案的概念，它是指为我院的建设与发展作出突出贡献的，在院内外具有一定影响力的知名人物在其社会活动中产生的主要反映这些名人的经历的档案材料，包括其管理经验、临床思维、学术思想等。具体包括医院历届院领导、名医、名护在从事医院管理、医疗护理工作中直接形成的有保存价值的各种文字、图片、手迹、声像、资料、成果、实物等载体形式的历史记录。因此，医院名人档案工作在医院档案工作中应占据其应有的位置。

2开展医院名人档案工作在医院现代化管理中的意义

2.1推进医院文化建设的需要

医院名人档案作为一种文化，具有一定的文化属性，是文化资源的重要组成部分，同时也是医院实践经验的总结，在医院文化建设中有着极其重要的作用。医院名人档案真实地记录了历届医院领导、医务工作者、科研工作者的实践经验，记载着医院管理、医疗、科研、教学及医院各个历史时期发生的重大事件等诸多方面的内容，更重要的是蕴涵着医院提倡的“保健为先、医疗为本、科学发展、改善个人、促进和谐、造福人民”的办院宗旨，延续着医院自然形成的文化精神，把医院名人档案运用到医院文化建设中，更能凸现它的时代精神、历史精神和人文精神。如，利用医院名人档案建设各具特色的医院人文景观，凝练医院院训，这些都是医院“立体档案”和“实物档案”重要的资源。

2.2开发医院档案信息的需要

“名人效应”决定了名人档案具有很高的开发利用价值，为医院名人建档，一方面是尊重知识、尊重人才的表现，另一方面医院名人档案能够比较系统地展示医院历届领导的管理思想、记录名医的成长过程、记述名护的感人事迹，医院名人档案的集中管理，能够为编史修志提供翔实的档案资料，有利于档案资源的充分开发与高效利用。

2.3完善医院知识管理的需要

医院知识管理是指医院整体上对知识的获取、存储、学习、共享、创新的管理过程，包括显性知识和隐性知识。显性知识是指记录在各种介质，如图书、档案、数据库中的知识；隐性知识是指存储在人脑中的未编码的经验性知识，如个人的技术诀窍、直觉、想象与创意等。医院以知识管理为契机，通过建立名人档案，收集显性知识，通过对名人档案进行整理和编研，将隐性知识显性化，从而整合医院的知识资源，将个人知识和信息提升为组织知识。以医院知识库为基础，方便医院的后继者轻松获取前人积累的知识。

3医院名人档案的收集与整理

3.1医院名人档案的建档对象

医院名人档案的建档对象主要包括三类人物，一是历届医院领导；二是名医；三是名护。其中，历届医院领导包括医院院长、副院长；名医包括获国家、省、市表彰嘉奖的医务人员、院学科带头人、具有正高职称的医务人员、具有社会名望的医务人员；名护包括获国家、省、市表彰嘉奖的护理人员、具有副高职称的护理人员、在患者中享有名望的护理人员。

3.2医院名人档案的收集范围

3.2.1综合类

能够比较全面地反映人物生平活动和精神面貌的材料，包括：（1）个人履历、自传和简介；（2）职务呈报材料、述职报告及考核材料；（3）各种媒体报告、评论、介绍等材料。

3.2.2成果类

在医院管理、医疗、科研、护理以及各种活动中所形成反映医院名人管理、医技、护理水平的材料。包括：（1）取得的科研成果材料；（2）发表、编写的专著、译著、论文及重要的医疗方案、临床记录等材料；（3）技术发明、专利材料和临床制剂研制开发材料；（4）主持或参加各种重要会议等社会活动中形成的材料。

3.2.3荣誉类

医院名人在从事医院管理、医疗、科研、教学或各种活动中所获得的奖励材料，包括申报材料和奖状、证书、奖章、聘书等其他实物材料。

3.2.4其它材料

其它有保存价值的材料，包括：行医日记、随笔、经验方、墨方、病人或社会馈赠的表扬信件、牌匾，以及有纪念价值的录音带、录像带、照片等材料。

3.3医院名人档案的收集

医院名人档案的建立由于涉及私人保管的物品较多，它载体的多样性、分布的广泛性决定了名人档案收集方式的灵活性。

3.3.1例行接收

医院综合档案室通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各科室、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到综合档案室[3]。

3.3.2亲自拜访

针对有些医院领导、名医已退休在家，可以采用到其家中拜访，到其同事、学生手中收集的方式[4]。

3.3.3以点带面

医院名人档案的建档工作首先从现任医院领导着手，建立医院领导档案，利用医院领导的权威性、发挥其带头作用，从而带动他人，邀请认定范围的“名人”观看医院领导档案和案卷目录，使“名人”们增强档案意识，增加其参与名人档案建档工作的主动性和积极性，从而达到事半功倍的效果。

3.4医院名人档案的整理

3.4.1医院名人档案材料的分类

医院名人档案材料的分类应从全宗内档案数量、实际状况和方便保管利用的基本要求出发，按载体形式和档案外形特征进行分类。因为医院名人档案除文书档案外，一般都有声像档案和实物档案，所以医院综合档案室将医院名人档案材料分为三大类：即文字类、声像类、实物类。另外分别将文字类分为书表、传记、论文、社会评介材料、通讯等种类；声像类分为照片、录音、录像、影片、光盘、软盘等种类。实物类分为证书、证章、聘书、著作等种类。整理时按项目排列，子项目内按时间顺序排列即可。

3.4.2医院名人档案材料的整理归档

医院名人档案主要参考人事档案的立卷方法，按人名实行集中管理，实行一人一号，依据人物档案的不同形式和载体结合档案材料的内容及其形成的时间顺序组成保管单位：（1）文字类参照文书档案立档要求组成保管单位；（2）声像类参照声像材料的要求及有关规定组成保管单位；（2）实物类应根据不同形式按时间顺序组成保管单位[5]。

4医院名人档案的开发与利用

4.1科学管理，有效提供档案利用率

为了提高医院名人档案的利用效率，对名人档案进行规范化、系统化管理是保障。首先，建章立制。要建立健全医院名人档案收集、管理、鉴定、保管、利用等各项管理制度，使医院名人档案管理工作有章可循、有理可依。其次，建立电子档案。医院综合档案室通过扫描和拍照等数字化技术，将医院名人档案的文字、照片、证书、聘书、奖章和实物等以图像的形式存入计算机系统，形成电子文件册，实现文字与电子材料并存的方式，从而提高名人档案存储的便利性和利用率。

4.2专人组织，积极开展档案编研工作

医院综合档案室组织开展名人档案编研工作是医院名人档案利用的一个重要方面。大力开展医院名人档案的编研工作，可以大大减少原始档案、文件的直接利用，缓解保存和利用之间的矛盾，从而保证了档案的高质、高效利用。另外，医院还根据本院的实际情况，邀请专人指导，组织各职能科室以及临床科室，对征集的名人档案进行全面、系统的研究，编辑医院名人系列丛书或名人档案汇编，编写出学术成果或行医日记或经验方，从而将“隐性知识”有效地转换成“显性知识”，为社会提供学术借鉴。

4.3定期办展，充分发挥档案宣教功能

医院名人档案纪实性强，内容丰富、形象生动，具有一定的参考功效、教育功效、媒介功效。医院综合档案室应将收集、整理、编研成册的名人档案，举办医院名人档案系列展览，用真实的历史记录向全院宣传名人取得的卓越成就和奋斗精神，给全院员工树立良好的典范，激发人们爱岗敬业的热情，最大限度地发挥医院名人档案宣传教育的功能。

参考文献

[1]梁兵，王子鹏.关于名人档案若干问题的认识[J].云南档案，2010，（1）：50-51.

[2]王立新.名人档案征集和利用工作刍议[J].黑龙江史志，2011，（7）：17-18.

[3]李培.医院综合档案开发及利用的思考[J].中国新技术新产品，2011，（9）：224.

[4]张可可.浅谈医院建立名医档案的体会[J].中国医药卫生，2004，5（5）：27-28.

[5]万露露.试论医院名医档案的建立[J].云南档案，2008，（1）33-34.